《SPOT团队引导》读书笔记

一、什么是引导?

引导是艺术,也是科学,它能帮助群体更有效的研讨并作出决策。引导所使用的工具和流程鼓励大家用各自不同的背景、价值观、兴趣及能力,做出更高质量的决策,提升生产力,改善群体动力。总之,引导能提升人与人之间、群体与群体之间的互动品质,使之更加聚焦在成果上。(INFAC)

而引导者扮演的是指引者、领导者、赋能者,他们是过程专家,而不是内容专家。引导的过程,是相信的过程,相信参与者都是有潜能的;是转变的过程,是让员工从服从模式到承诺模式;是激发的过程,借助场域的力量,转变个体心智模式,鼓励参与者获得他们期望的成果,达成共识,创造群体智慧。


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引导技术可以运用到教学、培训、教练、辅导、会议主持等上面。可以根据教学内容与教学关注点选择不同的教学策略。从关注事/人及关注内容/形式,分为适应策略、关系策略、保持距离策略、澄清策略,策略最主要还是要和教学目标相匹配。

二、引导的理论模型

D1、明确需求。(多方法途径确定好3O)

*引导的需求起源于问题、挑战及机会。作为引导者一定需要厘清需求,挖掘出真正的问题,并在引导会之前统一引导会的性质。

*不同的利益相关方关注点不同,需要重点注意客户组织者与客户发起人的需求有可能存在不一致性,要和客户发起人意见能保持一致;还可以“通过对角线切片”方法访谈不通利益相关者,更清晰了解需求。可以设计访谈计划,问现状、动机、未来、过程等。同时,了解组织的环境、文化、产品、主题背景等,对引导的理解与融入会起到更佳的作用。

*关注后勤准备。需要重点关注空间大小、阳光、还有是否有可粘贴的空白墙面(至少一面)。

*关于参与者,需要关注人数(人数决定空间、决定流程,也就决定时间);同时还有年龄、层级、工作年限、对议题的熟悉程度、对会议形式的了解/接受程度、性别、教育水平、语言等。

D2、设计研讨会(提前捋清楚,注重细节)

*关于3O,与客户书面确认(需尽量和发起人确认),并根据意见修改和反馈。确认时问题需要精准点、颗粒度可以小一定。

*关于时间需要提前预估,时间是关键资源。

*关于人数需匹配合理的工具,以匹配时间,小组规模建议4-8人左右。

*关于议题,需要根据时间把握难易程度;变革型议题模型(D*V*F*CL>R)

*对于后勤,建议匹配清晰的物料清单,提前做好清点,如果能对场地做好实地考察是最好的,如果不行务必要求进行直播拍摄全部细节。

D3、实施并总结研讨会(高度警觉)

*提前到场,做好欢迎,通过问候尽量建立与每一位伙伴的链接,保持自己的状态。

*开始前就规则达成共识,清晰研讨会目标。

*规避群体思维(权威角色、框架内理解等),创造团体记忆(不仅仅包括知识、技能,还有情感、经历、体验等)。

*过程中需要将所有内容进行动宾结构、概括性的、清晰的呈现并编号;还需要实时确认大家的阐述,关于所有人(沉默与否、意见一致与否、相关与否-停车场);关注目标,绕开暗礁问题;同时,要做好事出有变的心理准备及相关备选方案。

*针对总结,每个关键性的节点都需要总结,总结时候可以通过走动的方式,总结可以参照流程进行反馈,但最后回归到3O看完成情况。可安排闭场问题。

*如果时间意愿允许,可进行研讨会反思。

D4、发现新的学习

*从经验中学习并转化学习。

*矫枉过正与钟摆效应。应该根据参与者进行自我的调整,选择合适场域的方式。


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三、引导师在构建什么?——SPOT

个人理解,4D是引导的理论模型,而SPOT则是引导者的呈现及引导的实体。

1、空间。空间包括两方面,一方面是物理空间,需要选择独立、封闭的空间,利于聚集能量,不被干扰,如果有充足的阳光则能提升参与者的状态,如果没有办法满足,则可通过多次休息进行缓解,同时,需要关注公共环境的位置,如洗手间、茶水间等。

另一方面则是情感/心理空间。即建立参与者的安全感与链接感,一般开始前的15分钟左右都是在构建场域,在过程中,引导师需要多听少说,激发每一位参与者进行发言,关注沉默者。

2、过程。即引导师通过对引导会做背景、规则、目标的导入,定下会议的基调,完成引导的过程,这里引导师需要觉察到自己与参会者的偏好,而这些偏好会影响到引导师的行为,引导师不能因为喜好而做引导,而应该根据会议做引导。

3、3O(目标、产出、成果)。目标≠成果,在会前就应该就会议的目标、产出、成果达成一致,而会议的过程就是检验达成的程度。需要注意的是目标和产出指的是会议上的,而不是业务/组织的目标或产出。

4、时间。时间是引导师最重要的资源之一。一方面可以借助工具方法建立时间管理共识,如计时器、手牌、口头提醒、时间约定、时间规则、休息时间等等;同时,引导师需充当时间的设计师,在一开始的时候需要管理好议题,确保其颗粒度与时间相符,针对指令要给清楚,一次最好一个就好了。过程中需要让参与者聚焦主题,让有限的时间充分围绕议题使用,比如可以提澄清性问题,如:这和研讨会的目标有什么关系?刚听到…,你们希望如何处理这个信息?等。

还可以利用“停车场”,将无关的问题留到会后再处理。

四、引导师的核心技能

1、保持中立。引导师是过程专家,而不是内容专家,需要对内容保持中立,不评论,而是通过提问澄清内容。

2、积极聆听—提问—复述。

*聆听不仅要听说出来的部分,更需要听没有说出来的部分,观察语音语调、肢体动作等;察觉态度、动机、需求、情感等,从下载式到专注式再到360度感知式。

*提问。需要保持好奇心,认知自己的知识缺陷,去做探询,确保内容得到有效澄清,同时,通过提问也可以让内容有更多的创造力。对照聆听,提问有发掘事实问题;发掘感受问题;“让我了解更多”问题;最好/最差问题(了解心理边界);第三方问题(表达敏感信息时);魔法棒问题(创造可能性)。同时还可以通过复述的方式进行再一次验证。

3、收集想法-综合想法-浮现假设

个人认为是发散与收敛的过程。需要避免群体思维,发散的过程中,可以通过激发相互之间的探询,收集更多的意见与想法。所有的内容应该有效呈现,这也考验引导师的总结概述能力。

在浮现假设的时候,可以通过FERNS模型(恐惧-期待-现实-需求-怀疑),提升沟通的质量。不过此方法需要慎用,这非常考验引导师的功力,引导出来的内容是否能够托得住。一般可以先解决事的层面,如果发现更深层的东西,可以先和领导确认是否需要解决。

4、保持聚焦主题-给予和接收反馈

*关于引导师本人的状态需要先稳定。情绪需要保持稳定、观点需要保持稳定、同时不要害怕冲突,可以给自己设定一个心理开关。

*识别冲突的类别。观点的冲突(信息不对等),可以通过浮现假设的方式,邀请大家进行分享;针对立场、价值观的冲突,可以看共同利益,思考基于会议现场什么是最重要的;针对人际关系的冲突,引导师解决不了的,可以放到会后。面对冲突的过程,首先要确保能维持面上的镇定,然后针对不同类型的冲突进行解决或搁置。

*针对反馈。反馈需要注意方法,不然容易引起反感。要关注过程性行为的有效性进行反馈,而不是就内容进行反馈;反馈的时机不要拖太久;可使用SIODA模型进行反馈;如果进入人际冲突,需要马上介入;如果发现违反参与原则,或参与讨论,也需要介入。如:事实-感受-影响-确认(发生了什么呢?)

5、总结和跟进。总结回顾流程及输出,针对停车场问题进行处理,澄清下一环节的步骤,进行闭环圈或离场调查,感谢每位参与者的贡献。

6、管理沉默。不是每一个沉默都需要介入,引导师需要放下对沉默的恐惧,运用沉默的威力。沉默的类别:初步接触阶段、沉思、对流程保持谨慎态度、正在思考、经历痛苦&不安的情绪、表达强烈情绪之后、需要获得保证、支持或确认的时候、想法或思路穷尽的时候。

小结

SPOT引导师过程引导而不是内容引导。引导如海上行船,最重要的是需要和客户确定清楚目的地,选择合适的工具方法、规划好航行路线、时间、重要通行地点,过程中需要及时察觉并绕开暗礁,同时也需要为可能遇到的狂风暴雨做好准备,船上不止引导师一人,还有很多乘客(他们各具特色、各具背景、各具层级),过程中需要保持高度的人际敏感度与政治敏感度,使众人行。

附:CMF核心能力参考

1、沟通。积极聆听、确保回放与确认要点、通过高超的分析技能帮助他们快速处理信息,区分不同的话题内容并将讨论中的关键要点分离出来。他们通过发问帮助群体有效参与。他们发出精确、清晰及简洁的指令。他们有效地辨别并口头总结所达成的一致意见。

2、评估。CMF知晓并提出可以精确评估客户需求的问题。基于他们过去的学习历练,他们制定可以满足客户具体要求的流程。他们仔细地计划与准备会议。他们觉察到什么时候计划中国的流程不奏效,并可以迅速找到替代流程以达到理想的成果。

3、一致。CMF理解并始终运用最佳实践的技术于各种活动。

4、把控。CMF创建和维护一个高效且安全的环境,使得不同风格和文化背景的参与者可以更专注的互动并达成目标。他们理解异议产生的原因,并能够有效地引领团队处理冲突。他们有意识地采取行动预防、觉察以及处理失调的行为。

5、参与。CMF了解并运用多种技术提高参与度、解决问题、做出决定、促进创新以及提升能量。

6、状态。CMF带着同理心与权威进入会场。他们通过语言和肢体的表达,散发出自信、活力和自我觉察,同时传递高度的热情与关切。他们调整自己的风格以更好地支持与会团队。

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