项目采购管理

第9 章项目采购管理
9.1 概述
1 什么是采购
采购是从项目团队外部获得产品、服务或成果的完整的购买过程。
IT 项目采购的对象一般分为工程、产品/货物和服务三大类，有时工程或服务会以项目的形式通过招投标程序实施采购。
2.对采购的基本要求
采购必须要满足技术与质量要求，同时应满足经济性或价格合理的要求。
9.2 战略合作管理
1.战略合作管理本质
随着经济全球化进程的加速和需求多样化趋势的加强，企业间的竞争日趋激烈，必须摈弃“以企业为中心”的传统管理模式，代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系，即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标，共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。
2.战略合作管理目的
为了降低供应链总成本、降低库存水平、增强信息并享、改善相互之间的交流、保持战略伙伴相互之间操作的一贯性、产生更大的竞争优势，以实现供应链节点企业的财务状况、质量、产量、交货期、用户满意度和业绩的改善和提高。
3.供应商战略伙伴关系
供应商战略伙伴关系是企业与供应商之间达成的最高层次的合作关系，它是指在相互信任的基础上，供需双方为了实现共同的目标而采取的共担风险、共享利益的长期合作关系。
9.3 采购管理过程
项目采购管理的主要过程包括编制采购计划、实施采购、控制采购、结束采购4 个过程。细化来讲包含如下步骤：
（1）需求确定与采购计划的制订；
（2）供应商的搜寻与分祈；
（3）定价,常见的有竞争性报价及谈判两种；
（4）拟定丼发出定単；
（5）定单的跟踪和跟催；
（6）验货和收货；
（7）开票和支付贷款；
（8）记录管理。
采购管理各过程、所属过程组及其输入、输出、工具和技术详见表。

9.3.1 规划采购
1.供应商的管理
(1)供应商调查
①供应商初步调查。所谓供应商初步调查，是对供应商的基本情况的调查。
②供应商深入调查。只有准备发展成紧密关系的供应商或寻找关键采购产品的供应商才需要。
（2）供应商选择指标
①供应商选择指标确定原则：在选择供应商时，企业考虑的主要因素有：价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。
②供应商选择指标体系设置三大主要因素：供应商的产品价格、质量、和服务。
(3)供应商评估方法；①供应商走访。②招标法。③协商法。
2. 采购计划管理
《项目采购计划（任务）单》填写应清楚地表明对所需采购产品的要求，其中包括: 所购产品/项目名称、产品型号规格、技术要求、数量、交货期、保修期等（当有特殊要求时应写明特殊要求，如赠送)。
9.3.2 实施采购
1.询价比价管理
（1）入列采购询价比价的条件：
•采用询价比价形式的采购产品主要包括：市场化程度高的产品、非专利专有技术的产品、充分竞争性产品、可替代性强的产品、供应商不唯一的产品等。
•单个供应商供货合同过一定金额以上的采购。
（2）不列入采购询价比价的采购
•指定采购。
•原厂、代理有相关协议的采购。
•单个供应商供货合同在一定金额以下的采购。
2.采购谈判
在谈判过程中，一般分为5 个阶段，分别介绍如下。
（1）双方互做介绍，商议谈判议程和程序规则。
（2）探讨谈判所涉及的范围，即双方希望在谈判中解决的事宜。
（3）要谈判成功，双方需要达成一致意见的共同目标。
（4）在可能的情况下，双方需要确定并解决阻碍谈判达成共同目标的分歧。
（5）达成协议，谈判结束。
在采购谈判中，谈判双方主要就以下几项交易条件进行磋商。
（1）商品的品质条件；（2）商品的价格条件；（3）商品的数量条件；（4）商品的包装条件；（5）交货条件；（6）贷款的支付条件；（7）货物保险条件；（8）商品检验与索赔条件；（9）不可抗力条件；（10）仲裁。
3.采购合同的签订
一个完整的采购合同通常是由开头、正文、结尾、附件四部分组成。采购合同必备条款包括以下各项内容：商品名称、质量条款、数量和计量单位、商品的价格、交货的期限、地点和方式、产品的包装标准和包装物的供应与回收、商品的验收方法、违约责任、结算方式。
9.3.3 控制采购

1. 采购不合格控制
   （1）不合格品识别
   采购设备不符合采购计划及采购合同所规定要求、规格、标准，均为不合格品。
   （1）经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理，如：（1）退货、（2）调换、（3）降级改作他用，但降级处理需主管领导批准，并在相关部门备案。
   （2）进货验证的不合格品，由验货人进行“不合格”标识。
   9.3.4 结束采购
   结束采购是完结本次项目采购的过程。
   完成每一次项目采购，都需要结束采购过程。它是项目收尾或者阶段收尾过程的一部分，它把合同和相关文件归档以备将来参考，因为项目收尾或者阶段收尾过程已核实本阶段或本项目所有工作和项目可交付物是否是可接受的。
   9.4 采购管理技术和工具
   1.“自制/外购”分析
   是指企业围绕既可自制又可外购的项目设备的取得方式而开展的分析和决策。一般可采用相关成本分析法和成本平衡点分析法。
   （1）有时项目的执行组织可能有能力自制，但是可能与其他项目有冲突或自制成本明显高于外购，在这些情况下项目需要从外部采购，以兑现进度承诺。
   （2）任何预算限制都可能是影响“自制/外购”决定的因素。如果决定购买，还要进一步决定是购买还是租借。“自制/外购”分析应该考虑所有相关的成本，无论是直接成本还是间接成本。
   （3）在进行“自制/外购”过程中也要确定合同的类型，以决定买卖双方间如何分担风险
   2.谈判
   谈判有广义与狭义之分。广义的谈判是指除正式场合下的谈判外，一切协商、交涉、商量、磋商等等，都可以看做谈判。狭义的谈判仅仅是指正式场合下的谈判。
   （1）选中卖方后，在双方签订合同前，通过采购谈判可以澄清双方对合同结构和要求的理解，使双方达成一致意见。
   （2）合同谈判的内容包括责任和权限、适用的条款和法律、技术和业务管理方法、所有权、合同融资、技术解决方案、总体进度计划、付款和价格
   （3）采购谈判过程以买卖双方签署文件（如合同、协议）为结束标志。最终合同一般是买方和卖方讨价还价的结果。
   （4）对于复杂的采购事项，合同谈判应是一个独立的过程，有自己的依据和成果。对于简单的采购事项合同，可以采用固定不变的、不可洽谈的条款和条件，只需要卖方的接受而不用漫长的谈判。
   3.审计
   是指为了查明有关经济活动和经济现象的认定与所制定标准之间的一致程度，而客观地收集和评估证据，并将结果传递给有利害关系的使用者的系统过程。
   对从采购规划至到合同管理的整个采购过程进行系统的审查。其目的是找出可供本项目其他采购合同或实施组织内其他项目借鉴的成功与失败的经验。
   9.4.2 采购管理信息系统
   采购管理信息系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
   9.4.3 招投标
   1.招标人及其权利和义务
   招标人是依照《中华人民共和国招标投标法》规定提出招标项目、进行招标的法人或者其他组织。
   （1）招标人的权利
   ·招标人有权自行选择招标代理机构，委托其办理招标事宜。招标人具有编制招标文件和组织评标能力的，可以自行办理招标事宜。
   ·自主选定招标代理机构并核验其资质条件。
   ·招标人可以根据招标项目本身的要求，在招标公告或者投标邀请书中，要求潜在投标人提供有关资质证明文件和业绩情况，并对潜在投标人进行资格预审；国家对投标人资格条件有规定的，按照其规定。
   ·在招标文件要求提交投标文件截止时间至少15 日前，招标人可以以书面形式对己发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。该澄清或者修改内容是招标文件的组成部分。
   ·招标人有权也应当对在招标文件要求提交的截止时间后送达的投标文件拒收。
   ·开标由招标人主持。
   ·招标人根据评标委员会提出的书面评估报告和推荐的中标候选人确定中标人。
   ·招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。
   （2）招标人的义务
   ·招标人委托招标代理机构时，应当向其提供招标所需要的有关资料并支付委托费。
   ·招标人不得以不合理条件限制或者排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视待遇。
   ·招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者，以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。
   ·招标人不得向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量，以及可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况。招标人设有标底的，标底必须保密。
   ·招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间。但是，依法必须进行招标的项目，自招标文件开始发出之日起至提交投标文件截止之日止，最短不得少于20 日。
   ·招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。
   ·招标人应当采取必要的措施，保证评标在严格保密的情况下进行。
   ·中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的中标人。
   ·招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30 日内，按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。
   2.招标代理机构
   招标代理机构是独立于政府和企业之外的，为市场主体提供招标服务的专业机构，属于中介服务组织。它的招标代理资格需经国家招标投标主管机关的严格认证。
   3.招标方式
   招标分为公开招标和邀请招标。
   ·公开招标：是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。
   ·邀请招标：是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。
   4.招投标程序
   （1）招标人采用公开招标方式的，应当发布招标公告；招标人采用邀请招标方式的, 应当向三个以上具备承担招标项目的能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。
   （2）招标人根据招标项目的具体情况.可以组织潜在投标人踏勘项目现场。
   （3）投标人投标。
   （4）开标。
   （5）评标。
   （6）确定中标人。
   （7）订立合同。
   5.投标
   （1）投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出实质性响应。
   （2）投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件送达投标地点。
   （3）投标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并书面通知招标人。
   （4）投标人根据招标文件载明的项目实际情况，拟在中标后将中标项目的部分非主体、非关键性工作进行分包的，应当在投标文件中载明。两个以上法人或者其他组织可以组成一个联合体，以一个投标人的身份共同投标。
   6.开标、评标和中标
   （1）开标
   开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行；开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时， 由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证。经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当众予以拆封、宣读。开标过程应当记录，并存档备查。
   （2）评标
   评标由招标人依法组建的评标委员会负责。依法必须进行招标的项目，其评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，评标委员会组成方式与专家资质将依据。
   （3）中标
   中标人确定后，招标人应当向中标人发出中标通知书，并词时将中标结果通知所有未中标的投标人。
   招标人和中标人应当自中标通知书发出之日起30 日内订立书面合同。招标人和中标人不得再行订立背离合同实质性内容的其他协议。