任务线性工作流

        近期在反思自己的GTD方法还能怎么提高任务完成率，又再尝试了几个软件之后把一些软件的原理进行了结合，整理了一个系统的逻辑，也是对之前的文章的一个补充，GTD和滴答清单的个人使用方法。这个工作法还未实践，边使用边发现问题再改进。

        从我碰到的问题源头开始：当有太多任务的时候，这些任务都是零散的无分类的。即使在按照我另一篇文章里的方式进行分类整理到不同的项目之后，落实到执行上还不能成为顺水推舟的一系列的动作，所以针对分类之后到执行的这一步需要更加细化地整理。

工作线性流逻辑

        我们获得任务，最终目的就是为了完成它，而其本质就是把任务转换成时间的关系，因为我们得需要时间这个维度才能把任务安排好，而把时间看成线性的（平行宇宙什么的不考虑），我们要做的就是把任务放置在时间这条线性的轴上并按时地完成。

        然而任务列表如何线性转换呢？在拿到任务后，就要对任务进行处理，先对其进行性质的分类，分类的目的是要判断这个任务或者项目应该如何拆分成小目标或者步骤，这点需要借鉴omnifocus里面的项目分类法，以顺序、平行和独立三个项目分类来区分，（但在omnifocus里这样分类是为了任务的可见性，比如顺序项目你在完成第一项子目标之前，第二顺位的子项目是不会出现在待完成任务里的，得触发完成第一项的条件，是为了简化任务列表的作用），而在这里为的是后面的步骤能够更灵活地把这些小目标和步骤分配到定量大小的“盒子”中。

        顺序项目指的是其子目标是需要按照步骤一步步来的，比较典型的例子就是当你想计划看完一本书，每天要看的章节是可以根据顺序步骤来拆分来分配时间的；平行项目指的是其子目标相互独立也可以相互关联，我的理解就是相当于顺序与独立的结合，比如复习，你可以把每个科目当成两个平行的顺序项目，他们互不干扰但又在一个项目里进行管理；独立项目指的就是其子目标之间没有太大的关联，但是属于一个项目里，比如你要养成的习惯，他们不一定有关联，但是你想查看习惯列表及完成情况的时候，放在一个项目里是比较好管理的。还有其他的例子也可以选择不同的分类，根据自己的使用情况来判断，比如打扫房间（顺序，平行），购物清单（顺序，独立）。

        在进行分类并拆分后，就要对任务进行排序，根据项目本身以不同的关键词来进行排序。这里举几个比较典型的关键词，四象限分类法里面的重要程度代表这事情你完成与不完成对你的影响有多大，和时间程度代表着这事情离截止时间的紧迫程度。精力程度指的是这一个项目会花费你多少精力去完成它，在一天有限的精力里，高精力花费和低精力花费应该结合进行，所以这样的排序是有一定的必要的。这里的排序指的是项目内的子目标排序，平行的项目之间的优先度排序取决这个项目的属性是什么。

        前面提到的“盒子”指的就是时间块，把时间分成若干个等长的（这里我定义为30分钟为单位的）块状时间，并把项目放入这些时间块中。30分钟等长的时间块好处之一是有个对时间的尺度的把握，而不是这个时间块半小时下个时间块二十分钟，自己很容易对某个时间块的长度产生混淆。好处之二是30分钟是一个番茄时钟的长度，对工作和休息之间的协调也是有数据支持的。这些时间块我也根据他们占用时间的方式把他们分成了三类：主要，固定，和穿插。 因为在我对这个线性时间轴的理解就是，每天的时间轴是等长的都是24个小时，它应该由这主要，固定和穿插这三种时间块组成，而时间块的数量，处于时间轴的位置都以项目之间的优先度和今天的时间充裕程度来安排。

        主要，固定，穿插这三者以重要程度来排序：主要 ≥ 固定 ＞穿插；以时间自由度来排序：穿插＞主要 ≥ 固定

        主要性质的时间块指的是你每天必须要完成的项目，而这个项目在每天没有固定的时间段，它重要于其他的任务，有可能也等于一些时间固定的项目但必须也要完成的任务，比如“养成习惯” 这个是需要靠完成来达到目的的，它在一定程度上是等于主要但又因为其时间固定的关系划分为固定。 固定性质的时间块指的是每天时间已经确定或者需要固定在某个时刻去完成的项目。习惯和日程就是需要把时间先定下来，才能把其他时间块位置腾出来进行自由支配。穿插性质的时间块指的就是在时间上没有太强烈的要求，一般来说重要程度会比“主要”要低，不然就需要把它分类成“主要”来看待。比如某个需要网购的东西，某个需要充电的网课，某个需要沟通的信息，这些可以穿插在任何缝隙里的都可以进行很灵活的支配。

        在把之前分类和排序好的子项目分配到这些不同性质的时间块内之后，再放置在一天的时间轴内，优先“固定”，再“主要”，最后再“穿插”。根据自己专注度设定每天“主要”时间块的数量。这些分配好子项目的时间块我把它总结成在“主要”时间块里的项目称为“要事”，在“固定”时间块里的项目称为“习惯”，在“穿插”时间块里的项目称为“随时”。再给他们赋予标签（自己定义）“1st-things”, "habits", and "anytime"（但在实际中，固定时间块还需要加上“日程calendar”，因为日程更多的是和外界有关联的事项，跟习惯还是有些区别，但使用时间的本质是不变的）。于是在滴答清单中，加上这些标签后的“今日视图”就一目了然了。但这里有个缺点也可以是个优点，在滴答清单的日历视图里，项目的颜色是根据所处的父清单中的，是不会按照标签的颜色来显示的，优点就是它可以以结合父清单又进行另外一个视图的显示，实现多样视图显示。

加了标签后的今日视图

        看到这个视图我就会知道，第一，今天我必须要做的事情就是写这篇和做我的一个设计的排版。第二，我今天的日程需要在下午5点去健身房上私教课（地点变更，工作状态转换到放松状态，与人相处）。第三，得到课程我可以随时安排在我空闲的时间来完成，目前不重要，但如果我想把其中的某一个课程按时学完的话，我就要把它转换成“习惯 Habits”来强制自己每天都学一部分，因为习惯的养成不能同时进行太多，专注度和坚持度是有限的。最后，我在晚上十点，得把明天的日程再安排妥当，分出轻重缓急。

        如何执行这些时间块呢？根据上面今日视图的例子，我需要2个番茄时钟，来完成我的这篇，接下来我发现在写这篇的时候，我超过了一个小时，影响到了下一个“要事”的执行。这就涉及到一个人对项目预估番茄时钟的能力和经验了。在刚开始的阶段，对“要事”时间块的数量应该比较少，对其占用的时间块长度也尽量宽松，比如我现在写完这篇发现用了4个番茄时钟，还不包括我前期准备的思维导图和大纲的过程，那么下次我可能会给5~6个番茄时钟的长度，不一定是要连贯的，可以拆分来放置在各个时间段，因为这不是一个需要连续的项目。刚开始不要因为没做到计划而觉得沮丧，其实当你发现你的一个GTD系统没有改进的时候，那才是你迷茫的时候，这就是不断反省提升的过程。当对这个预估番茄有了一定经验后，时间块就可以更精准更紧凑，配合严格的番茄工作法后效率就会提升很多。

        这里讲解一下番茄工作法的流程，在你开始一个番茄时钟（25分钟+5分钟休息，4个番茄后休息20分钟）前，你需要对你这个番茄内要做的事情列一个清单，这个番茄或者几个番茄内就做这些事情。若中途有事情打断或者脑子里突然有什么想法，判断这件事的重要程度和紧急程度，重要不紧急，记录下来，待这个番茄结束后再去做。紧急又重要（紧急一般都重要），就先去做，但是你这个番茄等你回来的时候就得重新开始。如果严格按照这个工作法进行下去，就会有很多的想法和碎片事件被你记录下来，而这些又可以打包成一个番茄时钟，这也是属于“随时”属性的时间块。而这些在滴答清单中都可以实现，而手机版提供的功能更多，你可以针对某一个项目进行番茄时钟，预估番茄时钟的数量，并在时钟内打勾已完成的步骤。

滴答清单番茄时钟