那些具备出众写作技巧的学生和青年作家，大多是掌握了一些最为重要的写作原则，并反复不断地使用。那么，这些反复使用的原则是什么呢？答案就在本书中，即20条放之四海而皆准的写作原则。
写作包含四大支柱：结构、风格、可读性和语法，它们如同保持椅子稳固的四条腿。结构关乎文章组织以及表述观点的顺序；风格是写作的方式，包括如何使用恰当的例证支撑所写内容；可读性与表达方式、写作材料的视觉愉悦感和易读性等有关；语法包括措词等，与语言表达形式的正确性和可接受性有关。
原则1 运用“自上而下”的写作法
先写总结，开门见山。
日常生活中常见的写作类别多为说明文，包括报纸文章、大学论文、商业备忘和书信。说明文通常解释且总结一个主题或事件。从策略上来讲，写一篇说明文，总结或结语一般放在开头而非结尾。首先告知读者文章大意，再提供支撑观点的事例或细节，这样，读者就不必猜测作者的中心思想。
说明文的主要目的是解释、告知或说服，而小说或其他创造性写作的主要目的是启发或娱乐。就小说和其他创造性写作而言，延迟给出总结无伤大雅（甚至是更好的选择），比如意外的结尾。但是，说明文在写作时不宜向读者隐瞒结论，应开门见山地给出，不要玩“我有个秘密”的把戏。
在最后进行总结是人处理事务的本性，也合乎逻辑。但是，说明文的写作重点应该自上而下，采用倒三角结构，倒三角形上端的宽基座就相当于文章开端给出的总结论。
多运用“自上而下”的方法写作：
最重要
次重要
次重要
最不重要
避免使用“自下而上”的方法写作：
最不重要
次重要
次重要
最重要
原则2 分解事物
把主题分解成二到四个主要部分，然后运用引导句。
假设你清楚自己想写的内容，就必须决定你的作品由哪些基础要件组成。你可以把主题分解成二到四个主要部分。通常我们推荐分为三个部分，但为简洁起见，一般不超过四个部分。经典的“五段”写作法可以用一段话概述任意文章，比如第11页的例子，划线部分由你来补充。
引导句与主题句
把主题分成二到四个主要类别后，接下来你就要详细阐述这些观点了。在这里不妨考虑使用引导句，它类似主题句，不同的是主题句归纳的是文章或报告中一个单独段落的内容，而引导句总结的是一整篇文章或报告的内容。将引导句放在文章开头以提示接下来的内容，突出将要讨论的事项以及这些事项的讨论顺序。引导句中的每一事项，在文章或报告的正文中应延展为至少一个独立自然段。例如，在一篇个人随笔中，这句话可以作为引言或导语：
我将通过详述个人和职业生涯的三个特殊的转折点，来呈现我是个什么样的人：凭借曲棍球奖学金上大学时期、与维和部队共同度过的一年、入职伦敦一家商贸企业期间。
在商务报告中，以下句子可以作为引导句，放在报告的最开头：
基于最近调查所得信息，本报告概述了我们公司面临的三大问题：员工流失、店铺盗窃和低水平客户服务。
在写作中，“三”是个神奇的数字。思考围绕三个关键观点或概念构建你的文章。
想出二到四个主要观点
商业报告写作概要
下面的内容包含四类经典商业报告的样本大纲。一般的说明文写作都包含引言、正文和结语，但是在商业报告中，“正文”一词往往被“调查结果”替代。不过要注意，即使在“调查结果”部分，如下文的例子，也应被分解为三到四个类别。商业报告包括执行摘要（通常占一页）和建议（通常占两页）。执行摘要是作者的调查结果、结论和建议的总结，它成于报告前，但写在最后；建议是作者根据自己的结论，陈述认为应该采取的措施。
原则3 使用转折词
使用转折词提示写作的方向。
但是、然而之类的“转折”词被称作语言的交通灯，它们有四大作用：对比、举例、接续和总结。下面，你会看到两篇范文中标注出的转折词。表示说明的词语包括首先、其次、比如和譬如；因此提示总结；然而提示比对；而且提示递进。
转折词的四种类型
最简单的写作方法
以下是一个可以帮你写出任何东西的万全方法。它列出的可能不是最令人兴奋的写作结构，但却清晰而且实用：
1.选择立场。
2.写下结论。
3.陈述“有如下几个原因”。
4.使用转折词。
原则4 回顾六大基本写作结构
使用六大基本写作结构，使观点的顺序安排得当。
写作很大程度上是排列观点陈述的顺序并对其进行强调。在顺序方面，我们希望观点能逻辑性地展开，这通常指最重要的观点要最先被人看到。在强调方面，我们希望最重要的观点得到最详尽的阐述。写作中最常用的六种结构包括：1.范畴结构。2.评价结构。3.时间结构。4.比较结构。5.线性结构。6.因果结构。
所有结构对观点的强调或侧重都很重要，某个观点或主题你写得越多，就会被认为越重要。顺序也很重要，但是在不同情况下重要程度不同。顺序重要的几种结构包括：时间结构、比较结构、线性结构和因果结构。在时间结构中，先讨论最早发生的事件，然后按照时间推进；在比较结构中，先谈最重要的观点；在线性结构中，按照顺序从第一项开始，以最后一项结束；在因果结构中，通常先确定并讨论原因，然后才是结果。
在其他结构中顺序就不这么重要了，如范畴结构和评价结构。如果我们选择使用范畴来建构作品，先说美国，然后中国，最后英国，还是先说英国，然后中国，最后美国就无关紧要了。以评价为基础的结构也是如此，无论是先说正面再说反面，还是先说反面再说正面，并没有多大区别。另外，如果作者想要强调正反的其中一面（或者某个观点），还应当确保结论与此一致。尽管这两种结构不被认为是经典的写作结构，但也是常见的写作模式，比如“问答”和“问题与对策”。这两种结构通常不那么正式，常用于备忘录、宣传册、传单等。
注意☞写作结构只涉及文章正文，与引言或结语无关。
在动物学中，你可以从动物的骨架判断出它为何种动物。结构预示内容，文章的重要观点要给予最多关注，且应最先讨论。
以下是突出六种写作结构的样例大纲。
下面是“问答”和“问题与对策”格式的两个代表样例。其中一个是旅游手册的部分内容，另外一个是商业备忘录的部分内容。
问答范例
问：到另一个国家旅游的最佳方式是什么？
答：只拍下照片，只留下脚印。
问：我们如何保护濒危动物？
答：抗议动物栖息地的减少、检举偷猎者、禁止买卖濒危动物及其副产品。
问题与对策范例
年度会议上提出了许多公司的问题，下面是问题清单以及建议的解决方案。
问题：如何应对员工流失率过高？
对策：加大招聘力度；建立内部培训项目；由公司出资，每周五发起快乐周末活动。
问题：如何提升市场竞争力？
对策：重新定位公司重心；中止不能满足“80-20准则”的产品和生产线；举行员工头脑风暴训练，以期发现新的理念和创造性解决方案。
原则5 整合相似事物
先结束一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
想象一下你去动物园观光，结果发现所有的动物全关在一个笼子里。这对动物而言不仅甚为危险，观光者也几乎不可能将所有动物看得真切。不幸的是，有时候一篇文章就可能像个动物园，各种不同的动物（观点）全在一个大笼子里，混乱不堪。当我们写作（及说话）时，我们描述的观点应该组合起来，最好是先完成一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
1981年，罗杰·斯佩里凭借他对左右脑分工理论的证明获得了诺贝尔奖。根据斯佩里先生的理论，大脑有两个不同的半球，但是功能部分交叠。大脑的左右半球各自擅长截然不同的思维处理方式。基本说来，左脑善于分析，而右脑造善于创造。
大脑左侧负责分析、时间、语言和理性思维。左脑思维被称为“聚光”思维。平衡收支、记忆日期或者设定目标任务时，人们依赖的是左脑。由于大部分西方思维概念来自希腊逻辑学，它是一种线性逻辑系统，因此在西方教育体系中，左脑训练最受鼓励。
右脑是整体的、想象的、非语言的和艺术的。右脑思维被称为“泛光”思维。每当人们回忆一个人的长相、专注于交响乐或者单纯地白日做梦时，使用的是右脑功能。右脑的训练在学校中不常被鼓励，这一点令许多人深感失望。
上面的三段结构十分经典：引言后面紧接着两个自然段，每一段分别详述左脑思维和右脑思维。在第二段中，前两句描述左脑思维，紧接着用第三句支撑，包括这种思维的例证，最后是总结句，突出左脑思维的发展结果。在第三段中，前两句描述右脑思维，紧接着第三句支撑句，包括这种思维的例证，最后是总结句，突出右脑思维的发展结果。
原则6 支撑所说内容
使用准确、具体的词汇支撑所说内容。
好作品和普通作品最大的区别，在于你是否使用了准确、具体的例证。比如说，你要写一篇关于苹果的文章。不是所有苹果都一样，你要写哪类苹果？金冠苹果、富士苹果、麦金托什红苹果还是史密斯奶奶绿苹果？苹果什么颜色？什么形状？味道如何？口感怎样？产地是哪？我们再来看看商业语境下的例子。假设你听说公司利润下降了，那么详细情况是什么？是销量下降了，售价降低了，还是成本增加了？如果是上述情况之一，程度如何？
注意☞下列句子的区别：
一般
公司利润下降了。
较好但仍不准确
公司利润下降了，因为成本增加了。
准确
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。
更优
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的，因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。
当人们读完一篇文章后，能长时间记住的往往是其中的事例和细节。比较下面两篇关于科学主流态度的文章。
引用精准事例
大部分写作存在内容过于浅薄的问题——太泛。在学术和专业领域中，这种例子不胜枚举。例如，写求职信或大学申请书时，申请者常常会写这种句子：“我具有良好的人际交往能力”“我具有较强的沟通技巧”或者是“我具有良好的分析能力”。
辩论人士有句格言：“没有论证的陈述应当受到无理由的反驳。”如果一个人说“紫色波点比基尼真是难看极了”，但不给出任何证据来支撑这一陈述，另一个人完全可以说“你错了”，而且也不需给出理由。在打草稿时有一项十分有价值的技巧，就是在写完之后立刻加上“例如”来强调你想表达的观点，以支撑自己的陈述。
注意☞在实践中，作者要决定文章中“例如”二字的去留，尤其是当你想让观点和分论点顺畅连接时。
下面的例句直接节选于大学或研究院申请人的文章。
例1
申请人陈述：
“我是一名积极、忠诚、有创造力、勤奋、诚实、严格、幽默、有责任心、灵活并有抱负的人。”
评审的评价可能是：
“你是否愿意展开论述，用一些具体的例子说明其中的部分品质呢？”
在描述自我（如写一篇个人随笔）或他人的写作（如写学术、专业推荐信或工作推荐信）中，业余人士确实会犯这种“品质购物清单”的错误。十多项品质要给予充分的说明在实践中也不太可能，较好的方法是选择两到三个品质逐一进行较为详细的阐述。
例2
申请人陈述：
“因为同时在东方和西方成长，我对东方和西方的观念都有所体悟。”
评审可能的评价是：
“这些东方和西方的观念指的是什么？”
例3
申请人陈述：
“尽管ABC公司没有发展壮大，但是我仍然认为我的努力是一种成功，因为我能够辨别我总体业务能力的优势和不足。”
评审可能的评价是：
“你发现了什么优势和不足？”
例4
申请人陈述：
“我不仅发展了开展业务工作的重要操作技能，还经历和见证了企业日常面临的挑战”
评审可能的评价是：
“这些挑战是什么？”
下面的例子展示了增加具体细节如何完善未经支持的陈述。
原文
我成长在缺乏文化背景的环境里，是一个生活在英国殖民地的英格兰小女孩。我上了13年的国际学校，而我所在的小学里有28个民族的学生。
较好
我成长在缺乏文化背景的环境里，是一个生活在英国殖民地的英格兰小女孩。我上了13年的国际学校，而我所在的小学里有28个民族的学生。我记得四年级时，老师决定举办一次国际纪念日活动，要求每个人穿着传统民族服装，带来一份传统菜肴。但是英格兰没有真正意义的民族服装，所以我打扮成了英伦玫瑰，并带了一份约克郡布丁（一种甜姜味蛋糕）作为菜肴。
原则7 让你的例证个性化
增加个性化的例子，使文章更难忘。
原则6——使用准确、具体的词汇支撑所说内容——可以说是所有写作技巧中最为重要的。原则6和原则7相辅相成，都是写作和演讲中十分重要的工具。个性化的例子通常与代词“我”的使用紧密相连。不要害怕使用这个代词，它会迫使作者以个性化和准确化的方式与所述话题相关联。读者乐意通过个人经历来了解某一情境如何，并与作者（或演讲者）发生联系。
例如，“奈杰尔很忙，没有时间玩”是一种宽泛的陈述，但“尽管晚上在公司工作，奈杰尔回家以后还会努力做家庭作业和预习第二天的课程”就是一种表达了相同观点的个性化陈述。
个性化事例使文章更令人难忘。下面的例子将向你展示如何使用一般和详细的支撑论点。详细的支撑论点会给读者一种感受，即作者本人在这样或那样的情境下会如何处理。
注意☞在正式写作中，如学术论文或商业报告，标准做法是避免使用人称代词“我”。这个原因可能由于正式写作的关注点在工作（文件）本身，而不是作者的个人观点。
陈述
我具有分析能力。
一般支撑论点
分析能力帮助我在阅读和理解财务报告时更好地处理数字。分析能力是良好决断力的客观标准和基础。
详细支撑论点
在AC的工作帮助我形成了良好的分析习惯。我学会了协调口头描述和财务实际。当客户说他们的问题在于高成本时，我会将总成本系统性地分解成独立组成部分。一旦我知道数字所指内容，就会寻找这些数字背后的详细情况。其实有时候问题不在于客户以为的高成本，而在于总体系统中的另一个因素。
陈述
人们正在挨饿。
一般支撑论点
人们正在挨饿——你可以从他们的眼睛里、皮包骨头的样中看出来。
详细支撑论点
但是，你忘不掉的是他们的脸，像重复出现的梦魇画面。他们总是回来，挥之不去的脸庞从摇摇欲坠的茅屋窗户后面向外望，眼神空洞。他们深陷的眼睛毫无生气，皮肤紧紧贴着背部，双手向外伸，眼神呆滞萎靡地乞求着。我走过这饥荒的痛苦，犹如在梦中一般。
以上内容节选自电影《危险年代》（The Year of Living Dangerously），描述了20世纪60年代中期驻印度尼西亚年轻记者的经历。这一详细支撑论点还彰显了历史悠久的作家格言：“呈现，而不述说。”同样，从情绪层面来说，写作有助于保证读者获得第一手叙述。
学生在申请大学或研究院表明课外活动参与情况时，常出现另一种潜在论证技巧的不足。由于高等学校入学竞争极大，申请人需要为他们参加的课外活动情况做充分有力的论证，很多人常常因为只提及参与的课外活动名称和时长而落败。请注意，如果申请人的报告不仅能支撑所说内容，还能提供详细的支撑论点使文章更加个性化，报告将丰富得多。
文学技巧也可用于强化个人甚至商业写作能力。除了事例和数据以外，不妨考虑将以下写作技巧作为备选工具，支撑所说内容。
轶事
轶事是修饰观点的小故事。例如，假设你正在写“为何我们要走自己的道路，而不应过多被他人的建议左右”。你写道：
这种情况令我想起了一位年轻小提琴家的故事。这位小提琴家对自己能否继续演奏小提琴的才能心存疑虑，不知道自己有朝一日能否实现成为艺术大师的宏伟目标，为此她心事重重。一次她有幸与一位大师级的小提琴家相遇，年轻的小姑娘问：“您是否愿意听我演奏一曲，然后告诉我我有没有成为艺术大师的才能？”大师回应道：“如果我听了你的演奏，然后告诉你你不具备这项才能，你会怎么做？”姑娘回答：“我非常看重您的评价，因此我不会再表演。”大师说：“如果你会因为我所说的而放弃，那么你显然不具备成为艺术大师所需的条件。”
引用
引用能够成为十分有说服力的工具，尤其是引用伟人或名人所说的话。引语如果选择得当，会使你看起来非常有智慧，还能为你的文章增色不少。不幸的是，要从记忆中回想起适合的引用语并不总是那么容易，你可能还需要稍微搜索一下。除了作为引语选集的书籍以外，还有许多在线引语档案可以查询。
类比
类比是寻找两种完全不相同事物的相似性，从而帮助读者更清楚地理解给定关系。例如，假设你正在写一篇强调销售重要性的文章，尤其是生产部门与销售、营销部门之间的关系。你可以使用“枪和子弹”的类比：“生产部门生产子弹，营销部门瞄枪，销售部门扣动扳机。”这样观点更清楚，即生产部门负责生产产品，而营销部门负责确定销售方向，销售部门负责实际的外出销售行为。
比方说，你想运用类比来描述一个人的能力和他或她情绪波动之间的差异，这个气候与天气的类比可能适合，如：“气候就像我们的基本性格特征，而天气就像我们的情绪和心情。”
明喻和暗喻
明喻是比喻两种不相似的事物，且常常用“像”、“如”等引入。明喻的例子如：“敏锐的头脑就像一把刀，把问题解剖。”明喻的运用相对简单，而且能够成为表述观点的强有力工具。
暗喻直接指示某物是另一物（而不说某物像另一物），“如”或“像”之类的词常常不用。暗喻的例子如：“他有钢铁般的勇气。”
明喻和暗喻是修辞性比较，不是真正的比较。真正的比较是“辛迪比苏珊个儿高”。虽然本书的重点是说明文写作，类比、明喻、暗喻更多是与创造性写作相关的技巧，但日常写作中也会用到这些文学技巧。推销信就提供了一个使用创意抓住读者注意力的日常商业范例。
思考这些开场白：
一家人力资源公司用明喻作为推销信的开场白：
没有目标的人就像没有桨的船。
一家红酒经销商打广告（用类比）：
好酒和好医生有一个共同点：他们都能延续你的生命！
一家蹦极运营商运用暗喻：
你拥有狮子的心脏吗？
原则8 保持简洁
用简单的词语表达你的观点。
简化写作最基础的方式是使用较简单的词汇。英文中较简单的词汇——动词、名词和形容词——含义更宽泛，而较复杂的词汇则含义更准确。因此，使用相对简单的词“安全系数”更高。
部分作家坚信“大词”（较难、不常使用的单词）不好，他们认为任何使用“大词”的人只不过是想给读者留下深刻印象。本原则表达的观点是，在日常写作中，作者应该使用较简单的词语。这并不是指在写作中完全不存在使用“大”或更精准词汇的情况，而是指作者在任何时候都要思考，针对特定读者什么样的词汇才恰当。
使用较简单的词汇
下面的列表展示了我们可以用较熟悉的词替换较陌生的词，从而使读者更容易理解。
“注意☞原则6提出要使用意思准确、具体的词，而不是意思宽泛、模糊的词，原则8的重点则是使用简单词。写作艺术要求作者协调这两个概念，从而保持一致。“小词”（较简单、常使用的单词）不一定是精确词，例如在“这个房子不错”和“加班时间多”中，作者应该考虑用更准确的词替换“不错”和“多”，也可以选择增加补充句，毕竟读者很可能会疑惑：“不错”和“多”究竟是什么意思？
原则9 砍断长句
通过拆分长句，使文章更清晰。
保持文章内容清晰的方法之一，就是限制长句的使用，最简单的方法是把长句拆分成两到三个短句。提醒一下：使用短句的关键并不是所有的句子都要短，长短句相结合从而创造起伏变化的风格，也是写作艺术需要发挥作用的地方。作者在写作中必须判断如何交叉使用长短句，同时还要判断如何变换句型（参见原则14）。
下面是一个需要修正的超长例句。
原版
领导力——不论是在战场还是其他领域，如政治或商业——能够通过榜样或指挥产生。亚力山大大帝不论在历史还是传说中都赫赫有名，他就是通过指挥和个人榜样进行领导的军事领袖的极佳典范。而甘地和特蕾莎修女二人都因为献身伟大事业而闻名，是主要通过个人榜样的激励力量进行领导的范例。
将这个大长句砍成至少两个或三个较短句，结果如下：
较好
领导力能够通过榜样或指挥产生。亚力山大大帝就是一个在这两方面都做到的军事领袖典范。相反，甘地和特蕾莎修女则主要通过个人榜样的激励力量进行领导。
下面是另一个“一句式”段落例子：
原文
我走进医院神经科，忍受了长达三个月的各种诊断测试，包括EEG监测，即用带黏性的胶水把电极固定在头皮上监测大脑的电节律，记录其一段时间的活动，还要通过血常规检测、血球计数以及我的大脑所需的所有进行进一步的诊断，从CAT扫描（计算机化断层显象）到MRI（核磁共振成像），再到昂贵的PET扫描（正电子发射层析扫描），甚至还有剧痛的脊髓液检测。
较好
我走进医院神经科，忍受了长达三个月的各种诊断测试，包括EEG监测、血常规检测、血球计数。我的头皮连上电极后，通过EEG监测观察我的大脑电节律。对我的大脑进行进一步检查的其他诊断性检测包括：CAT扫描（计算机化断层显象）、MRI（核磁共振成像）、昂贵的PET扫描（正电子发射层析扫描），甚至还有剧痛的脊髓液检测。
短句蕴藏着强大的力量，千万别低估它的作用。好的短句（三到五个词）能迅速抓住读者的眼球，偶尔使用短句还能给你的文章增添一份灵动，例如：
我喜欢啤酒。啤酒比世上任何东西都更能够诠释我。我是谁？我是啤酒男——至少我的众多好友是这么称呼我的。
“主题句一行原则”在写作中十分有价值。在理想情况下，主题句的长度不应超过一行，以确保读者能迅速理解你的观点。
关于啤酒和短句，看看下面这条大型黑啤品牌的广告语：
黑与众不同。黑精致高雅。黑精明敏锐。黑坚定果敢。黑神秘莫测。黑性感魅惑。黑光滑细腻。黑是欲望的另一面。
原则10 删除不必要的词
砍掉冗余语句、过多的限定和不必要的自指。
也许没人能比威廉·斯特朗克（William Strunk Jr.）更能抓住文章简洁的精髓：“文章有力贵在简洁。句子不应包含不必要的词语，段落不应包含不必要的句子，同理，一篇文章不应有不必要的段落，机器不应有不必要的零件。这不仅要求作者应保持所有句子简短，避免细枝末节，仅扼要阐明主题，更要斟酌所说的每一个词。”
冗余
当作者在不必要的情况下重复一个词语或一个观点时，就会产生冗余。例如，“没有经验的新手”这句话中就存在冗余，因为“新手”这个词本身就暗示了没有经验。冗余的词语可以去掉但不会改变句子含义。
过多限定
偶尔使用限定词会使读者觉得你理性，但过于频繁地使用限定词会弱化文章含义，显得你在写作时很犹豫，徒增加文章篇幅却没有增加内容。
原文 这次相当严重的泄密或许可能动摇情报界的根本基础。
较好 这次严重泄密可能动摇情报界基础。
另外，已经表示绝对的词没有必要再加限定词。
原文 较好
相当优秀 优秀
真正的独特 独特
极其最差 最差
尤其最喜欢 最喜欢
十分出众 出众
另外，还有些限定词也要找机会清理，如一些、一点儿、高度地、恰好、有点儿、大部分、大多数、非常、相当、真的、稍微、所以、仍然、多少、稍稍等词语。像非常、真正的和相当的都是弱化词，大多数情况下都是不必要的。
不必要的自指
避免这些不必要的短语，如“我相信”“我感觉”和“在我看来”。说明文写作通常没有必要提醒读者你所写的内容是你的观点。
原则11 使用主动语态
多用主动句，少用被动句。
在一般情况下，写作应该多用主动语态，少用被动语态，因为主动语态更以行为为导向，更直接、简练，减少了必需词汇量。例如，句子“哈利爱莎莉”用了主动语态，只包含了五个字。句子“莎莉被哈利爱着”用了被动语态，则包含了七个字。
在正常的“主—谓—宾”句子中，施动者出现在句子前端，受动者出现在句子末端。被动句之所以不如主动句直接，因为它颠倒了正常的“主—谓—宾”句子顺序，将施动者放在句子末端，受动者放在句子前端。
被动 公司派对由秘书组织。
主动 秘书组织了公司派对。
被动句也可能未提及施动者。
被动 报告的撰写很容易。
主动 她轻易地撰写了报告。
写作课的学生一般都要求避免使用被动语态，这也就不难理解为什么一提到被动语态，就会引起一些狂热分子高呼“被动糟，主动好”。然而，时刻避免使用被动语态的说法并不完全正确，有时被动语态很好用甚至是必要的，比如在作者必须决定暴露或隐藏施动者身份的情况下。
例1
被动 今天，电脑文件被清除了。
（作者的意图是隐藏罪犯）
主动 今天，克莱米蒂·简把电脑文件清除了。
（作者的意图是暴露罪犯）
使用被动语态的另一个原因是创作的多样性。
例2
我们从头到尾听完了客座教授趣味盎然的讲座，讲座讨论的中心，是为什么高智商低情商的人往往会为低智商高情商的人打工。后来学生们的提问也十分有趣。
当行为人不明或不重要时，适合用被动语态。在例3中，油的提取重要但采油人不重要；在例4中，珍珠的发现重要，但发现人要么不明要么不重要。
例3
百万桶油从沙漠地底抽上来。
例4
世界最大的珍珠（6.4 kg）是1934年在菲律宾发现的。
最后，当受动者比施动者重要时，也很有可能使用被动语态。
例5
乔伊斯·贝肯汉姆被组委会授予奖章。
原则12 多用动词，少用名词
不要把动词和形容词名词化。
词语名词化在写作中是一个十分重要的概念，它描述的是动词和形容词转化成名词的过程。名词化在写作中会弱化文章内容的原因有很多，其中主要是因为它会使句子更长，使读者提取句子含义时更费力。
避免动词转化为名词。因此，“成本的减少（reduction of costs）”最好写作“减少成本（reduce costs）”，“5年计划的制定（development of a 5-year plan）”最好写作“制定5年计划（develop a 5-year plan）”，“数据的可靠性（reliability of the data）”最好写作“依靠数据（rely on the data）”。
避免形容词转化为名词。因此，“测量的精确性（precision of measurements）”最好写作“精确的测量（precise measurements）”，“个体的创造性（creativity of individuals）”最好写作“创新的个体（creative individuals）”，“工作时间的合理性（reasonableness of working hours）”最好写作“合理的工作时间（reasonable working hours）”。
原则13 使用平行句式
用一致、平行的形式表达连串事物。
写作中的平行，是指一句话中相似的部分应当使用相同的方式表达，从而使句子表达更加清晰有力。注意下列句子的平行形式：“高校企业创造、资助、推广了这个神奇的新工具。（The high school entrepreneur created, financed, and marketed the new miracle tool.）”非平行形式：“高校企业参与了这个神奇的新工具的创造，确保了它的融资，并花费时间使产品投放市场。（The high school entrepreneur was involved in the creation of a new miracle tool, secured financing for it, and spent time getting the product to market.）”
试着领会前美国总统约翰·F.肯尼迪名言中的平行结构：
让每个国家都知道——不论它希望我们繁荣还是希望我们衰落——为确保自由的存在和自由的胜利，我们将付出任何代价、承受任何负担、应付任何艰难、支持任何朋友、反抗任何敌人。
（Let every nation know, whether it wishes us well or ill, that we shall pay any price, bear any burden, meet any hardship, support any friend, oppose any foe to assure the survival and success of liberty.）
注意☞观察所有的动词如何保持平行。另外，再思考《圣经》著名章节中的排比：
虚心的人有福了，因为天国是他们的。哀恸的人有福了，因为他们必得安慰。温柔的人有福了，因为他们必承受地土。饥渴慕义的人有福了，因为他们必得饱足。
（Blessed are the poor in spirit：for theirs is the kingdom of heaven.Blessed are they that mourn：for they shall be comforted.Blessed are the meek：for they shall inherit the earth.Blessed are they which do hunger and thirst after righteousness：for they shall be filled.）
任何性质的词都可以使用平行结构，最常见的是动词、介词和连词。平行也可能出现在a, an, the等冠词上。
在罗列一连串事物时，使用平行结构要严格遵照原则，即要么每项前面的词都重复，要么只重复第一项前面的词。因此，对第二项串联事物的处理，决定了其后所有串联项的形式。
例1
原句 米格尔去了智利、秘鲁，去了厄瓜多尔。
（Miguel went to Chile, Peru, and to Ecuador.）
正确 米格尔去了智利、去了秘鲁、去了厄瓜多尔。
（Miguel went to Chile, to Peru, and to Ecuador.）
正确 米格尔去了智利、秘鲁、厄瓜多尔。
（Miguel went to Chile, Peru, and Ecuador.）
例2
原句 她喜欢太阳、沙滩和去海边。
（She likes sun, sand, and going to the sea.）
正确 她喜欢太阳、沙滩和海边。
（She likes the sun, the sand, and the sea.）
正确 她喜欢太阳、沙滩和海边。
（She likes the sun, sand and sea.）
例3
原句 决定采取军事行动前，首相会见过军方人员、咨询最亲信的顾问，还研究过最近的民意调查结果。
（The prime minister had met with military personnel, listened to his closest advisors, and had studied a recent poll result before deciding on military action.）
正确 决定采取军事行动前，首相会见过军方人员、咨询过最亲信的顾问，还研究过最近的民意调查结果。
（The prime minister had met with military personnel, had listened to his closest advisors, and had studied a recent poll result before deciding on military action.）
正确 决定采取军事行动前，首相会见过军方人员、咨询过最亲信的顾问，还研究过最近的民意调查结果。
（The prime minister had met with military personnel, listened to his closest advisors, and studied a recent poll result before deciding on military action.）
省略表达
当句子去掉某些词仍然能保证语意清楚时，也会涉及表达的平行形式。在平行句式中使用动词、介词和连词时，可能会出现三种棘手的情况。就动词（或动词形式）和介词而言，第二个动词或介词如果与第一个相同，可以省略。检查平行结构是否有误，只需完成句子的每个含义成分，确保句子的每个部分都能够独立。例如，句子“The speech was informative and funny.（演讲内容丰富有趣）”不必写作“The speech was informative and was funny.”因为第二个动词“was”与第一个动词相同，不需写出。
动词
原句 在我最喜欢的日本料理店，刺身很棒，饮料很贵。
（In my favorite Japanese restaurant, the sushi is excellent and the drinks expensive.）
改正 在我最喜欢的日本料理店，刺身很棒，饮料很贵。
（In my favorite Japanese restaurant, the sushi is excellent and the drinks are expensive.）
解说☞句子第二部分的动词与句子第一部分用的动词不一样，因此必须写出来。
介词
原句 约翰对高尔夫很感兴趣但不太擅长。
（John is interested but not very good at golf.）
改正 约翰对高尔夫很感兴趣但不太擅长。
（John is interested in but not very good at golf.）7
解说☞句子第二部分的介词与句子第一部分用的介词不一样，因此必须写出来。
关联词
关联词包括“或者……或者……”“既不……也不……”“不仅……而且……”“既……又……”。如果动词放在关联词前半部分的前面，则动词不需重复；如果动词放在关联词前半部分的后面，那么它也要放在关联词后半部分的后面。
原句 她不仅喜欢沙滩排球还喜欢滑雪。
（She not only likes beach volleyball but also snow skiing.）
改正 她不仅喜欢沙滩排球还喜欢滑雪。
（She likes not only beach volleyball but also snow skiing.）
改正 她不仅喜欢沙滩排球还喜欢滑雪。
（She not only likes beach volleyball but also likes snow skiing.）
注意☞上面第一种改正用法更为普遍。
原则14 利用句式变化
变换句子长度和开头。
英文的普通句型是“主—谓—宾”，如例“我打网球。”在写作时，大部分句子都应遵循“主—谓—宾”的句序，因为它产生的力量最强。然而，如果所有的句子都按照这种形式，文章就会变得枯燥无趣，特别是一连串的句子全部用相同的形式开头，如“我”或“我们”。下面是十种变换句子开头的方法。
用主题开头
顾客能告诉我们商品为什么畅销，如果我们花时间去倾听他们。
（Customers can tell us why products sell if we take the time to listen to them.）
释义☞主题是句子相关的事物或人。
用短语开头
因此，直到我们知道市场存在前，商品是并不存在的。
（For this reason, no product is to be built until we know a market exists for it.）
释义☞短语是一组不包含动词的词语。
用从句开头
因为人类很复杂，销售过程不可能减化为一种简单的模式。
（Because human beings are complex, the sales process cannot be reduced to a simple formula.）
释义☞从句是一组不包含动词的词语。
用冠词开头
一个良好的平均击球率在棒球比赛中，无疑是比全垒打次数更重要的数据。
（A good batting average is an arguably more important statistic in baseball than is the number of home runs achieved.）
释义☞英文中有三个冠词——a, an和the。
用动词开头
演讲时尽量脱稿。
（Try not to text during the speech.）
释义☞动词是表达行为或存在状态的词。
用副词开头
可以理解，学生们喜欢听企业家讲逆袭的故事。
（Understandably, students like to hear entrepreneurs speak of rags-to-riches stories.）
释义☞副词是修饰动词、形容词或其他副词的词。当副词作为句子开头时（一般后面紧跟逗号），也被称为“开句副词”。
用形容词开头
聪明且富有同情心，多瑞丝具备成为领导者的品质。
（Intelligent and compassionate, Dorothy has the ingredients to be a leader.）
释义☞形容词用来修饰、描述名词和代词。
用动名词开头
旅行前花时间了解这个国家的地理和历史，会让此次旅行更有意义。
（Traveling to a country is more meaningful when you first invest time
reading about its geography and history.）
释义☞动名词是动词加“ing”的形式。在日常情况下动名词被称为“看起来像动词的名词”。
用不定式开头
要成为僧人，人们必须能够摒弃自我，从而专注于更高的目标。
（To be a monk, a person must be able to relinquish selfishness in order to concentrate on a higher goal.）
释义☞不定式是在动词前加“to”形成的名词。
用关联词开头
不仅贫穷，还有污染也威胁着第三世界的发展。
（Not only poverty but also pollution threatens the development of the third world.）
释义☞连词是联结单词、短语、从句或句子的词，用于连接句子中成分相同的部分。四个常见的关联词有“或……或……”“既不……也不……”“不仅……而且（还）……”“既……又……”。
原则15 选择恰当的语气
用积极、个人化的语气写作。
语气是件难以描述的事情，有些人将它定义为作者的态度。语气体现在两个方面：积极的或消极的，正式的或非正式的。在大多数写作中运用积极和个人化的语气比较适合。控制写作语气的一个方法是选择积极词语，避开消极词语。尽可能在任何情况下使用积极词语，因为读者本能性地更愿意接受，而且消极形式也能转化为积极表达。
积极语气与消极语气
消极 商店晚上7点关门。
（The store will close at 7 p. m.）
注意☞这里用了消极动词“关门”。
积极 商店一直到晚上7点都开着。
（The store will remain open until 7 p. m.）
注意☞这里用了积极形容词“开着”。
消极 这个计划不完善。
（The plan is not sound.）
注意☞这里用了消极词语——它告诉了我们“XX不是XX”，而不是“XX是XX”。
积极 这个计划有缺陷。
（The plan has drawbacks.）
注意☞这里用积极的方式陈述了不足。
正式语气与非正式语气
写作中有正式语气和非正式语气之分，影响文章正式性的两个方面是缩略形式和人称代词的使用。
添加人称代词使文章更加非正式化和个人化。
无代词 任何后续问题请发送到客户服务部。
（Please send any follow-up questions to the customer service department.）
有代词 如果你有任何后续问题，请联系我们的客户服务部。
（If you have any follow-up questions, please contact our customer service department.）
无代词 首席执行官意识到提高产品质量是改善公司业绩的关键。
（The Chief Executive Officer is aware that strengthening product quality is the key to turning around the company.）
有代词 我们的首席执行官认为，我们需要提高产品质量以便改善公司业绩。
（Our Chief Executive Officer believes that we need to strengthen product quality in order to turn the company around.）
人称代词的完整列表（包括英文人称代词的主格和宾格）：
第一人称 我（I, me），我的（my, mine），我们（we, us），我们的（our, ours）
第二人称 你/你们（you），你的/你们的（your, yours）
第三人称 他（he, him），她（she, her），它（it），他/她/它们（they, them），他的（his），她的（hers），它的（its），他/她/
它们的（their, theirs）
以及 谁（who, whom），谁的（whose）
如果你想让文章给人非正式的印象，可添加缩略形式（例如，can’t, isn’t, shouldn’t, won’t）。
无缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
（The stockholders have not voted on a new Chief Executive Officer.）
缩略形式 股东还没有对新的首席执行官进行投票。
（The stockholders haven’t voted on a new Chief Executive Officer.）11
其他因素也会影响文件的正式性（见下文）。个人信件或电子邮件通常是非正式的，而商业报告则是正式的。商务函件是半正式文档的范例：它常包含非正式文件的特点（例如使用缩略形式、第一人称、口语表达、简单或非专业词汇），也包含正式写作的特点（例如正式的致意和签名）。
正式和非正式语调图表
下面的两个“金字塔”突出了正式和非正式语气的特点。
注意☞虽然现在缩略形式的使用十分普遍，但是关于它的使用效果有两种理论。一种理论或多数派观点是可以在任何情况下使用缩略形式，因为它强化了个人化语气。另一种理论或少数派观点认为，尽管在电子邮件或个人信件中使用缩略形式没有关系，但在论文或报告等正式文件中最好避免使用。
原则16 保持文章性别中立
避免使用阳性泛指指示两种性别。
阳性泛指是指在涉及两种性别的情形时，仅使用代词“他”。当涉及“他”或“她”时，应避免只使用“他”。向两种性别致意时要敏感，因为任何一般读者群都可能有50%的女性。避免使用阳性泛指不仅可避免性别敏感问题，也是公平公正的。
从女性的角度思考下面的句子。
原句
现在的首席执行官必须八面玲珑。他必须既要有事业心和公德心，还要有环保意识和进取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.He must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
针对这句话主要有两种修改方式：用“他或她”替换“他”，或改用复数形式“他们”重组句子。
较好
现在的首席执行官必须八面玲珑。他或她必须既要有事业心和公德心，还要有环保意识和进取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.He or she must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
较好
现在的首席执行官们必须八面玲珑。他们必须既要有事业心和公德心，还要有环保意识和进取精神。
（Today's chief executive must be extremely well rounded.They must be not only corporate and civic minded but also environmentally focused and entrepreneurially spirited.）
我们还必须注意和替换表示阳性泛指的词语。以下列出部分这类词语：
阳性泛指 较好
ad man（广告人） advertising executive（广告人）
anchorman（主持人） anchor（主持人）
chairman（主席） chair/chairperson（主席）
Englishman（英格兰人） the English（英格兰人）
fireman（消防员） firefighter（消防员）
man-hours（小工时） work-hours/person-hours（小工时）
mankind（人类） humans/humankind/humanity（人类）
policeman（警察） police officer（警察）
原则17 利用排版和设计
在文字周围增加更多空间，以增强可读性。
提高文章可读性的最简单方法，就是增加文档的页边空白。同样，用空白行把段落隔开，避免一大块文字紧贴页面边缘可以使文章读起来更轻松。
原则18 运用可读性工具突出关键词和短语。
画家、雕塑家、音乐家、专业摄影师和诗人非常擅长判断风格对作品整体产生的影响，但只有少数普通人能做到这一点。写作也是一门平衡艺术。作者力图保留最能定义文章的较大因素，同时寻找小装饰来增强其外观和可读性。在写作的舞台上，这种装饰可能包括粗体、斜体、破折号、项目编号、列举和阴影。
粗体
粗体（加黑字体）可用于强调关键词，从而使关键点在读者面前“跳出来”。对宣传单、简历及其他读者可能只会花少量时间来浏览的材料而言，粗体尤其有用。斜体或下划线也具备与粗体相同的作用，但注意不要过度使用。例如，我们通常不太愿意看到一个段落里同时使用粗体和斜体。在写作和编辑中有一条不成文规矩，就是绝不同时使用粗体、斜体和下划线。注意，如果过于随意地使用粗体反而会减弱效果，可能使读者眼睛疲劳，而且会让文章页面显得拥挤。
破折号
破折号可以用于改变句子节奏，以更灵动的方式对词语和短语进行强调。
世界上记载日期最古老的书籍——《金刚经》——是一部封面绚丽、装饰精美的书。此书著于公元868年，1907年在中国敦煌附近的一个洞穴中被发现。
注意☞上述例文中的破折号的使用，为何比下面例子中逗号的使用使书名更引人注目。
世界上记载日期最古老的书籍，《金刚经》，是一部封面绚丽、装饰精美的书。此书著于公元868年，1907年在中国敦煌附近的一个洞穴中被发现。
项目编号
项目编号（·）是转述信息的有效工具，尤其适用于不需要正式句子、以简洁的短语表述信息的情况。在准备简历、幻灯片或传单时，项目编号最常用，但是在论文或报告正文中不建议使用，除非包含在表格中。
列举
列举涉及对要点的编号。在整理观点或数据时，用数字列出项目更正式，而且清楚明了。
例1
我觉得我在这个领域最重大、最长期的贡献可以通过以下两个方面来衡量：（1）找到用货币来定义和量化企业公民利益方法的能力。（2）在预见公司项目的推广、产品和员工的基础上出售公司的能力。
阴影
阴影在页面上制造对比，可以成为设计商业报告版式的重要工具。例如，你可以通过给小节标题加阴影来强调报告每个部分的开头。在一份报告的页面中，阴影常用于为表格顶行（标题行）着色。传单也经常使用阴影突出信息。
简历范例
下面是一份简历的节选。简历提供了使用可读性工具的经典范例，尤其运用了项目编号、粗体和斜体。
工作经历
2010至今康涅狄格州哈特福特市美国银行财务分析师
·分析支行表现，构想提高地区市场份额的新策略。为两家支行构思一份两年营销计划。
·制定新的佣金制度并施行。
·为主要客户提供节税策略和有关投资证券组合的建议。
原则19 使用标题或提要
用标题或提要拆分或归纳文章。
结构通常对于篇幅较长的学术性写作十分重要，时间和金钱对于商业写作而言至关重要，标题和提要都有助于高效地传递这些信息。提要与标题相似，两者的区别在于长度和作用。标题的长度通常只有几个词语，提要则有一或两行。标题的作用是区分章节内容，提要的主要作用则是概述或转述下文。
有效运用标题
下文中的标题可以引导读者的注意力。如果没有标题，读者将无法高效地获取信息。
钻石的4C
Color色度
最值钱的钻石是无色的。钻石的色度从D至Z递减，尽管最佳颜色是D（无色），但它们依然具有大量天然色调，如蓝色、粉色、绿色和红色，这些华丽的钻石相当稀少，它们与无色钻石一样也能卖出高价。
Clarity净度
宝石学家将钻石净度方面的不完美称作“杂质”，杂质越少，钻石越值钱。
Cut切工
是什么使钻石凌驾于其他珍贵宝石？当然是它闪闪发光的样子。自然决定了钻石的色度和净度，而钻石的外形则完全依赖于切割工的技术。
Carat Weight重量
克拉（Carat）这个单词源于角豆树种子，它们在古时候被用于称重，因此克拉指的是重量。克拉值越高并不一定意味着钻石越值钱，因为钻石的价值取决于4C的综合：色度、净度、切工和重量。”
摘录来自: (加) 布兰登•罗伊尔著. “一本小小的红色写作书。” iBooks. “色），但它们依然具有大量天然色调，如蓝色、粉色、绿色和红色，这些华丽的钻石相当稀少，它们与无色钻石一样也能卖出高价。
Clarity净度
宝石学家将钻石净度方面的不完美称作“杂质”，杂质越少，钻石越值钱。
Cut切工
是什么使钻石凌驾于其他珍贵宝石？当然是它闪闪发光的样子。自然决定了钻石的色度和净度，而钻石的外形则完全依赖于切割工的技术。
Carat Weight重量
克拉（Carat）这个单词源于角豆树种子，它们在古时候被用于称重，因此克拉指的是重量。克拉值越高并不一定意味着钻石越值钱，因为钻石的价值取决于4C的综合：色度、净度、切工和重量。
有效运用提要
提要是概述商务报告或个人论文整个章节的有效工具。下文斜体部分为提要。
大地、海洋和天空在指引我
大地、海洋和天空：这三种环境影响并帮助我成为了今天的自己。
当我回到丹麦北部陆地时，我穿过田野，聆听鸟鸣。
大地教会我感激温柔的故乡。________
颜色鲜艳的小珊瑚可能有毒，而鲨鱼可能很温和。
带水肺潜水时，我学会了应对意外之物。________
天空提醒我事事皆有可能，哪怕看起来遥不可及。
跳伞鼓励我攀升到新的高度。________
让个人生活和职业生涯全都取得成功是我人生最大的挑战，当我面对它时，大地、海洋和天空在指引着我。
原则20 回顾和修改文章
直到你的文章改到无可修改，否则不能说已经完成了。
很少有作家能够一气呵成地完成一篇完美的文章，大多数写作高手需要至少三遍稿才能完成一篇短小写作。以一篇求职信为例。首先，把想法写下来；其次，编写内容、增加细节、串连整篇文章并修正；最后，重读全文，再稍加改动。作品越长，这个过程所需的次数就越多。
一部完整作品修改的次数取决于作品的长度和难度。一篇两行字的办公备忘录可能只需一遍稿就完成了，因为它很简短。而一篇一页纸的诗可能需要改十几稿，因为它更长而且更难。
什么时候才算真正完成？
修改文章是件折磨人的事情，但经过修改之后，你最终可能会满意自己所写的内容，不愿意再增添或删减任何东西，此时就是你文章的完成之时——你的文章已经“无可修改”了。未经润色的文章就像沙尘暴中移动的沙子，当风暴最终停止，沙子也就静止了。说到写作，“完成”这个词真的应该加引号，因为这个过程永远不会真正完成。完成日常写作只是工作本身，但对于像小说之类更长久的写作作品而言，写作过程可能会无限期延续，因为它可以不断完善。即使已出版的书也可以修订和再编。一本书出版数周、数月甚至数年以后，作者也一定会思考修改之事。
感激这个过程
写作是一个创造的过程，在这个过程中最让人满意的，就是把“垃圾”变成某种有价值的东西。当你强迫自己拼凑出一篇长文，如个人论文或商务报告，你会自然而然地先写擅长的部分，随后再写你不擅长的部分，而这些部分必须修改。
让我们姑且将你喜欢的部分称为“花儿”，不喜欢的部分称为“灰尘”。
当你集中精力专注于“灰尘”时，你试图完善它，然后某一时刻，你出乎意料地发现，这些部分也变得像某些“花儿”一样，甚至更好了。这是个让人极其开心的时刻，你能因此受到鼓舞，获得能量。
你尝试完善其他的“灰尘”，直到一处不留。然后，你回到最初“花儿”部分做进一步的改进，从而将作品再提升一个等级。写作就是一个不断创造“花儿”和塑造“灰尘”的过程。
很多人讨厌修改自己的文章，这是人类的本性。酒精之所以被幽默地称为“专职作家的职业危害”，原因之一就在于写作的压力。其实让人想喝酒的不是写作本身，而是改写和完善的过程，因为你在动笔之前就知道，不论你写得多好，你的文章都需要修改。幸运的是，对大部分学生和商务从业人员而言，日常写作不像谋生写作需要那么多的情绪起伏。
回看很久以前写的东西是一件很棒的事情，不论是以前的大学论文、商务报告、个人信件还是诗歌，你都会感叹：“哇，真有趣。有些东西还真是让人眼前一亮！我是怎么写出来的？”这个问题没有绝对的答案。技巧、运气、胆量和天赋都是写作过程的关键要素。