盘点我用过的效率提升工具(下篇)

在上一篇,我介绍了个人使用的效率提升工具,这次我们说团队使用的效率工具。在上一篇说过的一些工具,比如:

Microsoft TODO

Trello

Asana

尽管也能在团队中使用,但是会有点力不从心。为什么呢?这就要从团队的工作开始说起。

假定你是创业公司的CEO,你的业务是寻找“二、三线”主播,在抖音、快手上安排直播,带货。

做一个比喻,你的业务是一条生产线,把网红和货从这头放进去,生产线上有一个工位,根据主播和货写文案,经过这层加工,另外一头就出直播内容,接上抖音和快手的管子。

与直接带货的主播不同,你的是有点儿“文化”的视频,在看视频的人眼中,你的主播不是纯粹的“带货主播”,而是“讲故事主播”,或者轰轰烈烈、或者幽默搞笑,买货纯粹捧场。

公司包括这几类人:

CEO:打一切杂

运营部门(2个小姑娘 + 5个兼职人员):选商品,选直播主题,安排网红直播

开发部门(1个产品经理 + 1个开发):主要做一些自动化的小工具,提升团队效率

市场部门(2个小伙子):一个和主流直播网站拉关系,搞排名;另一个寻找有潜力的主播拉进团队

财务部门(1个大姐):负责从货主爸爸结算,支付直播平台的各项开支、主播的提成和公司的成本

这时候你可能会问:人家网红为什么不自己搞非要跟你?

简单回答呢?就是丛林里的散兵一定会逐渐组织成为一个一个的游击队,散兵时期是短暂的,游击队时期倒是可能会持续比较长的时间才会进入正规军队时代。这事我们下次再详细说。

继续。

虽然只有7个人和5个兼职,但是大家都是居家工作,你希望有一个协作工具,可以:

模拟流水线,每一次直播是一个任务,任务在流水线中流动,从初始创建到最终结算周期仅3天,中间各个都要参与

任务下面可能有子任务,子任务可以分配到人;

可以对任务、子任务做跟踪

做报表,以便评估每个人的贡献;

有日历,所有人预先知道本周和下周即将发生的直播和任务

每个人可以随时收到提醒:当前紧要的任务是什么?今天必须完成什么?

文案由兼职完成写作,需要货方和主播认可;

针对这个要求,协作平台就应该有这几个功能:

可以建立卡片,卡片就是任务,里面要包含子任务,比如文档、附件等;

可以自由建立栏位,即:Trello中的List

有独立的知识库保存各种培训文档

有报表功能

有日历功能

有各种视图可以方便从多角度看整体业务

这下一来,单纯的TODO、看板工具都不行了吧?

这回我们说的这几个就是解决上面这些问题的工具。

一、Tower

基本功能

Tower长这个样。

上面是列表视图。按照流水线的定义,建立的看板视图是这样的:

完整的栏位包括:

未开始

选主播中

文案准备中

可以直播(直播安排中)

直播中

结算中

完成

下面是增加任务的视图:

“把主播和货“打包建一个卡。随着各个工序的进行,这个卡就在看板视图的各个栏位流动,最后到完成。

辅助功能

报表部分主要在“鹰眼”这里,预制的几个功能足够跟踪现在流水线中的任务,确保每一道工序不会延期,截图在下面:

鹰眼功能是收费功能

知识库里面可以放共享文档,这些文档既可以独立存在,也可以附属于一个任务。截图忽略

日历功能就是把当前所有任务按照截止日期摆放,每人每天按照日历干活

汇报这个功能是国内产品几乎都有的,这个功能实际上就是一个“加了提醒”的文档模版,比如每周一早上9点提醒我必须填写,填写的内容就是上周干了什么这周准备做什么等等。当然也可以详细的设定模版中的项目。对于上面的这个主播带货的业务,只要每个任务都顺利完成就表示大家都在努力工作了,只有市场部的两个小伙子需要每周汇报一下。

这就是Tower简单的介绍了,是不是感觉有点儿复杂?只有3,4个人的话,我真心觉得不用这么费劲用这个。相同功能的还有一个产品叫Teambition,同样是10人以内免费。

二、Basecamp

Basecamp 2

Basecamp是我在加拿大本地公司时候大家的协作工具,长这样:

相比较Tower,basecamp简单的可以,所有事情都在一个页面。

别看简单,项目管理中需要的大部分功能都有了,比如:

最新的项目进展 (Last Project Updates)

讨论区(Discussions)

任务清单(To-Do List)

不过没有看板的功能,相当于Microsoft TODO + Google Docs的合体。

Calendar的功能不错,也是按照截止时间把任务排在日历中。

我最喜欢的功能有两个:

所有功能集中在一页,最新进展在最上面的位置,这个非常实用,相比较Tower的“动态”需要点进去看,这个方便多了

看到Discussion下面,有一把小红锁跟着红色文字的,写的是:客户看不见这条。在这里插一句:Basecamp的初衷并不是只为了团队的协作,而是基于一个伟大的梦想:与客户的协作。

但是实在是有些内容客户不宜,所以才有的这个功能,算是个妥协。

上面说的是Basecamp 2,他们还有Basecamp 3。

注意,3并不是2的升级,而是另一种形态,应对不同的使用场景,这种设定版本号思路也是骨骼轻奇的思路。

Basecamp 3

长这样:

页面上6个功能组成部分:

Message Board:比较正式的信息板

Campfire:相比较Message Board,这部分就是闲聊区

TODO:任务清单

Schedule:日历

Docs & Files:文档

Automatic Check-ins:这部分有点儿意思,就是Tower里面的“汇报”,但是用一种温柔的方式。想象两个场景哈:

Tower场景:领导对你说:每周写一个周报,这是模版,别忘了按时提交;

Basecamp场景:领导对你说:我有一些问题可能每周都会问,是这个几个问题;

Basecamp 3值得一提的有两个地方:

1、还是没有看板的功能,看这个图:

象看板吧?可惜不是,这是任务的分组,任务不能在分组中拖来拖去

2、第二个,“此消息客户不能看”这个功能没有了!我做了一些调查,发现并不是去掉了一个功能那么简单。在“小组成员”的邀请中,根本就没有标记“这是客户“的选项了,也就是说,Basecamp 3不再象Basecamp 2一样秉承“与客户协作”的理念了,而是彻底的不打算邀请客户了。也有可能已经进化到“没啥事不能告诉客户”的阶段了(表示不信)。

三、Airtable

这个是我推荐目前最好用的,也是截止现在我还在使用的,长这样:

咋看一眼,这不就是Excel么?Excel把sheet放在下面,airtable把sheet放在上面了。

其实不那么简单,我列举几个特点:

定义列的格式

有点儿象“调查问卷中的表单”,你可以定义每一个列的格式。这样一来,增加数据就会很方便了。

同一个表格,有多种视图可以查看数据

解释一下Form和Gallery吧:

这个就是Form模式,用于收集数据的,这又神奇在哪儿?

注意到没有,上面的所有工具都没有提到“匿名收集数据”,也就是说,你一定把某人加入到你的团队中,他们才可以输入和贡献数据。但是Airtable,你完全可以把这个Form的链接共享出去,谁都可以给你贡献数据!

相比较Form,Gallery显得不是那么“划时代”,如下:

什么时候用Gallery呢?比如你是卖货的,你有大量图文信息需要和别人协作,或者你是一个Bloger,你有大量图片需要共同编辑。

Airtable的强大之处在于高度的可定制,当使用看板模式的时候,第一次回询问你“想用哪列当作分组“,会把所有设定成为单项选择的列出来,比如我的列表中有一列叫“Status”:

这种方法是不是比Trello傻大黑粗的让我挨个定义分组聪明了许多?我可以放很多“单选类型“在列表中,比如:

开发人员是谁:用它分组,卡片拖来拖去就能实现设定不同的开发人员

Backlog的优先级:用它分组,卡片拖来拖去就能实现给Backlog中的任务分优先级

提需求的客户:用它分组,卡片拖来拖去就能实现“一个需求本来是客户的业务爸爸提的,但是后来业务爸爸不逼命了,改成IT爸爸了,后来改成自己人的产品经理了”

是不是特别贴心?

四、Jira

这是最后一个我建议的工具,Jira是加强版的Trello,也是10用户以下免费,如果不用Scrum方式做开发,我觉得还是用Trello吧,简单易用,Jira太麻烦了。

如果你是开发团队,还用Scrum,那必须用Jira,看下图:

如果熟悉Scrum的话,就会发现很多东西都自动化了,而且模块化了,不用自己创建了。没用过Scrum的,可能会觉得限制太多。

几个工具我的推荐如下:

如果自己用,今天的工具都算了吧,相比较上回说的工具,今天介绍的没一个省心的。

如果你非常习惯Trello,可以尝试Airtable或者Jira,仅此。

Trello和Airtable怎么选择呢?

如果你的数据大部分是非结构化的,比如图片、文字为主,Trello是好的选择

如果你的数据大部分是结构化的,好像数据库中的表,Airtable是好的选择

如果你是用Scrum,不论是不是公司用,Jira都是最好的选择

如果只是一般的事情和工作流(类似上面的主播带货的例子),Tower和Teambition都行

对于Airtable和Tower之间的对比,我的看法是

Airtable更像是几个朋友平等做项目的感觉,松散组织

Tower更像“下命令”、“完成命令“的感觉,如果你公司是这种风格,用Tower对哪方都舒服

至于Basecamp么,我建议你把它当成一个加强版的TODO吧,它赢在了简单上。

写在最后

团队选择工具和个人选择工具出发点很不一样。个人的,只要自己用着舒服就行,团队的,就要考虑的很多了。

团队效率工具不在于选择好或者不好,而是团队的成员是否都认可和喜欢,相比较而言:一个团队选择了正确的工具但是团队每个人都不用(或者糊弄);另一个选择了“低效”的工具但是团队中每一个人都努力贡献;我更欣赏后者,并且深深相信他们会在某个时刻重新选择属于他们的“更高效”的工具。

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