善用工具 : 如何在会议中使用「双屏演示」,不让其他人看到PPT的文稿备注?

文 / 优杜时间

本文分享如何实现幻灯片的「双屏演示」,让你秒杀80%的人。统计表明,80%的人只使用了 Office 或 iWork 20%的功能,经常把Powerpoint当Word用,把Word当记事本用;把Keynote当Pages用,是常态。

在销售会议上,下一个就是你汇报工作,你熟练地把投影仪接入电脑,然而,投影仪并没有投出你预期的画面!出现在眼前的桌面,没有图标、没有任何窗口,你找不到光标,也不知如何投出你精心准备的演示文稿。

你故作淡定,内心却有些慌了,毕竟大家都瞅着你呢,你一定碰到这样的情况,不是吗?

图1: 双屏的「扩展」显示模式

其实,你只需了解两个概念,就可以轻松驾驭这种情况。这类技能只有知道和不知道,知道了就一点难度都没有,不知道就懵圈,知识的诅咒无处不在。

第一,任何一个外接的显示设备,无论是显示器还是投影仪,都相当于为你的电脑外接一个显示屏。外接的模式有两种(见图):

  • 一种是「镜像显示器」,如果选择这个模式,你将看到投影画面与你的电脑屏幕一模一样;
  • 另一种是「扩展屏幕」,如果选择这个模式,那么你将看到上述的一个空白桌面,没有图标、没有任何窗口,它是你电脑屏幕的向右延伸。
图2: Mac OS Touchbar扩展模式选项

在Windows 10操作系统中,系统提供了4个选项,多出的两个是「仅电脑屏幕」和「仅第二屏幕」,其作用是只在其中一个上显示内容。

第二,任何外接的第二个屏幕,即「扩展屏幕」,系统默认设置是在你电脑屏幕的右边扩展出来。 如果光标在外接屏幕,比如投影仪,那么你想把光标移回电脑屏幕则须向左侧移动光标。如同在同一个屏幕内移动一样,你可以拖动窗口在两个屏幕之间移动,想象成两个屏幕是无缝连接的整体。

接下来到了重点,分享如何在幻灯片演示中「使用演示者视图」演示,学会这招,你可以让观众看到的投影画面与你电脑的画面不一样。无论是汇报工作、销售演示、经验分享还是主题演讲,你都可以轻松驾驭,从而无压力地专注内容进行演示。

演示者视图让你在一台计算机上查看演示文稿和演讲者备注,同时让受众在另一台监视器(投影仪)上查看不带备注的演示文稿。

演示者视图的投影效果如下:

图3: 演示者视图播放幻灯片效果图

在演示者视图中有很多实用的工具(见图4),可以让你更加方便地呈现信息和掌控流程。

  1. 缩略图和编号。直观的缩略图,可以预览下一张幻灯片或者动画的效果。显示幻灯片编号,你可以不按顺序选择幻灯片,跳过幻灯片。
  2. 查看备注。以清晰的大字体显示演讲者备注,因此可以将它们用作演示文稿的脚本,提示讲述的逻辑或案例。
  3. 息屏功能。息屏功能。在演示过程中,当你不希望显示幻灯片内容时,可以进行黑屏(按B键)或白屏(按W键)操作。
  4. 计时功能。演示文稿的已运行时间,以小时和分钟表示,让你合理规划演示节奏。。
图4: 演示者视图播放幻灯片效果图(电脑屏)
Windows 10 操作系统

实现「双屏演示」的三个步骤如下:

  1. 按快捷键Windows + P 调出选项,分别为「仅电脑屏幕」、「复制」、「扩展」、「仅第二屏幕」,选择「扩展模式」,这样方便你在操作自己电脑时不让受众看到你的屏幕。
  2. 在PPT中的“幻灯片放映”菜单中勾选「使用演示者视图」,“监视器”选择「监视器2」。
  3. 点击工具栏「从头播放」或者「从当前幻灯片播放」即可。在演示时需要注意的是,以对象插入Powerpoint演示文稿中的文件,只能在退出放映状态,双击打开。
图5: Powerpoint演示者视图设置
MacOS Mojave操作系统
  1. 在Keynote偏好设置中的「幻灯片放映」标签中勾选「启用演讲者显示」,完成设置。
  2. 在菜单栏点击「播放」即可。

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图6: Keynote演示者(演讲者)视图设置

写作这篇说明文的缘起,是一次会议上看到很多人不知道如何使用「演示者视图」,因为不知道这个功能的存在。事实上,只要「演示者视图」功能进入你的意识,你就可以搜索得到具体如何设置,本身并不难。

这篇文章更大的意义在于告知。

< 全文完 >

Reference:

  • 在 Windows 10 上设置双显示器: https://support.microsoft.com/zh-cn/help/4340331/windows-10-set-up-dual-monitors

  • 在Windows 10操作系统上使用方便的"多显示器"功能: https://www.eizo.com.cn/global/library/basics/windows-10-multi-display-function/index.html


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