分分钟让您了解什么是EDI？浅显易懂
EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换)技术使得企业与企业（B2B）实现通信自动化，帮助交易伙伴和组织更快更好地完成更多工作，并消除了人工操作带来的错误。从零售商到制造商、物流公司、航空公司、医疗保健提供商、保险公司等，许多生产、运输、购买且销售商品以及提供护理的组织都得益于EDI技术的应用。
尽管EDI自20世纪60年代以来就被广泛使用，但如今它正在被应用于更多新的用途，使供应链自动化、数字转换成为可能，甚至成为工作流和业务流程自动化的一个关键部分。本文将让EDI进行全面的解读，帮您短时间内快速掌握EDI基础知识。
EDI是什么？
EDI（Electronic Data Interchange)是交易伙伴之间为了能自动地进行业务单据传输，在计算机与计算机之间建立的一个安全、标准的连接。接下来，对EDI各方面逐一分析，让您对于EDI有个全面的了解。
计算机到计算机
EDI替代人工B2B通信方式，如邮递、传真和邮件。
文件直接从发送方计算机应用程序传输至接收方应用程序。
传统手工流程
自动化EDI流程
业务单据
- EDI能自动地传输大批量的业务单据（标准EDI报文或非标准EDI报文）。
- 常见的业务单据包含：订单、发票、发货信息、物流状态、航运信息、海关信息、库存信息及付款确认。
标准EDI格式
- 计算机基于国际EDI标准处理计算机可识别的EDI业务报文。
- EDI标准定义了EDI报文中每个数据片段以及相应的格式，如文件的类型、数据字段、字段格式。
- EDI标准消除了企业间差异，使得所有业务合作伙伴的计算机使用统一的“通信语言”。
- 不同的行业、地区和用例存在不同的EDI标准，每个标准有不同的版本，因此EDI通信双方必须使用相同的EDI标准和版本。
- 常见的EDI标准包含：ANSI X12、UN/EDIFACT、ODETTE、VDA、HIPAA、RosettaNet、IATA Cargo、TRADACOMS等。
交易伙伴
EDI报文通常在两个不同的组织之间进行传输，称作商业伙伴或是交易伙伴。 例如：A公司购买B公司货物，业务合作期间，A公司向B公司发送采购订单，反之，B公司向A公司发送装运通知、发票。
安全、标准化的连接
- EDI技术采用一系列的安全协议来保障EDI报文传输过程的安全性。
- 交易伙伴之间必须使用相同的、且双方协商确认的协议来进行EDI传输。
- 建立EDI连接需要基于EDI软件，如RSSBus Connect，低成本快速对接您的交易伙伴。
- 协议的范围从长期建立的技术，如文件传输协议，到通过AS2的基于网络的电子数据交换，基于应用编程接口的系统，如AS4，以及其他选择，如移动电子数据交换
- 支持多种协议，从由来已久的协议，如FTP，到基于网络的协议，如AS2，到基于API（应用编程接口）的系统，如AS4。
自动化
- EDI系统中预先配置好的工作流（workflow）能自动地发送EDI报文。
- EDI系统的翻译功将EDI报文转换为企业内部应用程序能识别的格式，从而实现自动化处理。
- 自动化处理流程可以扩展到组织内部的数据集成和其他工作流（workflow）。 例如：企业收到EDI订单报文，物流系统随即生成一个发货任务到仓库的业务人员。
EDI VS 传统的纸质/电子邮件
为了更有效地阐述清楚EDI及其含义，让我们来对比一下使用传统的纸质/电子邮件和使用EDI与交易伙伴进行业务往来的实例。
传统的纸质/电子邮件处理流程：
- 采购商收到系统通知，需要下订单给供应商，或是在查询完库存后，发现库存不足，需要下订单给供应商。
- 采购商在采购系统界面输入数据生成订单，随后，打印并纸质订单邮寄给供应商或是发电子邮件给供应商。
- 供应商收到纸质邮寄的订单，或是电子订单，之后手工录入订单信息到销售订单系统。
- 供应商打印发票和货物一起打包运送给采购商，或是邮寄，或是电子邮件单独发送给采购商，随后确认关闭订单。
- 采购商手工录入发票信息到应付账款系统。
以上实例中，邮寄纸质单据会增加大约一周的运输往返时间，同时，使用电子邮件或是纸质单据都无法避免手工操作错误，并且延长了订单处理周期。
EDI处理流程：
- 库存达到预定的库存预警线，采购商的采购系统自动生成订单，经由EDI系统处理生成EDI格式的订单报文，随后发送到供应商EDI系统。
- 供应商EDI系统收到订单，并转发至供应商销售订单系统。
- 供应商系统自动通知运输部门发货。
- 货物打包完毕准备运输，运输系统生成发货通知给采购商收货部门。
- 供应商ERP系统生成发票，经由EDI系统处理生成EDI格式的发票报文，随后发送到供应商EDI系统。
EDI优势
EDI可帮助企业优化供应链的速度、准确性、效率和成本，并在战略业务层面最大化EDI优势。 在这里，我们将介绍EDI对在业务应用中的实际意义。
加快处理速度
- EDI将商业周期加快了61％
- EDI能在几分钟内完成交易，而不是花费数天或数周的邮件或来回电子邮件通信
- 自动化将员工从重复性低附加值的工作上解放出来，促使他们获得更高价值的任务，提升个人收益及价值
- 快速且准确地处理业务单据，减少重复下单，缺货和订单取消的情况发生
- 跨供应链自动化应用程序，可确保数据交换定时发送并实时跟踪 * 缩短订单处理和交付周期，有效地减少库存积压
降低成本
- EDI降低了纸张，打印，复制，存储，归档，邮资和文档检索成本，帮助企业节省了超过35％的交易成本
- 对于处理大量交易信息的买家而言，使用EDI让他们获得了付款折扣，每年节省数百万美元
- 在某些情况下，每订单EDI处理成本仅为手动处理的1/20
- EDI消除了由于传真难以辨认，订单丢失或电话接听错误而导致的错误
更准确
- EDI可减少30-40％错误交易
- EDI消除了难以辨认的手写，丢失邮件和键入错误导致的人为错误
改善业务合作关系
- 缩短了订单到现金的周期，卖家现金流得到明显改善
- 实际上，EDI缩短了订单到现金的周期时间约20％以上，从而改善了业务流程以及与合作伙伴的关系
- 减少错误处理带来的争议，节省业务人员宝贵的时间
战略利益
- EDI提供对交易状态的实时可视性，实现更快的决策制定，更好地响应客户和市场需求，帮助企业及时采取应对措施
- 产品功能增强，缩短交货时间 * EDI提供了一种通用的全球商业语言，简化了进入新领域的过程
环境效益
- EDI替代纸质单据，减少二氧化碳排放，促进资源可持续性
- EDI提高了运营效率，减少了错误和资源浪费
EDI工作原理
发送EDI文档的过程分为三个步骤：准备要发出的数据文档，将其翻译成EDI格式，之后将其发送给交易伙伴。 为了给出一个EDI如何工作的例子，以交换采购订单（PO）和发票为例，说明EDI处理订单（PO）和发票的过程。
1.文件准备
以PO和发票为例，买方在采购系统中准备订单。
- 买方收集并整理数据，以便EDI发送
- 例如，EDI系统不是打印PO，而是创建EDI文档所需信息 那你怎么准备文件呢？有以下几种方法：
- 从电子表格或数据库导出数据
- 将电子报告重新格式化为数据文件
- 增强应用程序，创建用于EDI转换的文件
- 购买能将业务系统数据转换为EDI文件的EDI软件/系统
- 手工输入数据 理想情况下，尽可能多地消除手工输入数据，以节省时间并提高准确性。
2：EDI文档翻译
下一步，通过EDI软件翻译功能将内部数据格式转换为EDI标准格式。或者，您可以将数据发送给EDI服务提供商，帮您完成内部数据到EDI格式的翻译工作。 在示例中，PO被转换为EDI 850采购订单文档。
3：建立连接 & 传输EDI文档
将得到的EDI 850采购订单发送给供应商，最常见的几种EDI连接方式包括：
- 通过安全的Internet协议（如AS2）实现直接的点对点的直连EDI连接
- 连接到EDI网络提供商，也称为增值网络（VAN）提供商
- 点对点的直连EDI连接和VAN的组合，具体取决于所涉及的合作伙伴和交易量
对于EDI网络提供商或增值网络（VAN），买方使用其首选通信协议，进行安全可靠的EDI传输。然后，网络提供商使用供应商的首选通信协议连接到供应商，确保供应商收到订单。 在某些情况下，VAN可以减少设置和维护，但对于许多用例来说往往比直连EDI集成更昂贵，因为它们对每笔交易或甚至是订单项收取费用。
使用密码、用户标识、加密算法在整个传输过程中保障数据安全。买方和供应商的EDI应用程序都会准确地自动编辑和检查文档。 在我们的EDI协议类型的完整指南中，列举了各种EDI文件传输选项，帮助您为选择更适用于企业现状的协议。
EDI报文结构
为了让您更好地了解EDI是什么，让我们来看看EDI内容的关键部分。 EDI报文由三个核心部分组成：信封（envelope），段（segment）和数据元素（element），格式符合特定的EDI标准。 EDI报文，如EDI 850采购订单报文遵守严格的格式规则，这些规则准确定义文档中每个数据的位置和业务含义，以便数据传输双方EDI系统可以立即找到所有关键业务数据。例如，买方公司名称、采购订单编号、购买的商品及价格。然后，数据将以预先约定好的内部格式进入供应商的订单系统中，无需手动操作。
信封（envelope）
EDI文档传输使用三个信封系统容纳交易集：
- 消息信封
- 组信封
- 交换信封
段（segment）
EDI事务集中的段（segment）由一组相似的数据元素（element）组成。
数据元素（element）
数据元素（element）是EDI事务集中的数据，例如，购买的商品、数量等。
EDI常见问题解答
1.什么是EDI？
EDI是Electronic Data Interchange的缩写，中文译为电子数据交换。EDI系统就是指能够将如订单、发货单、发票等商业文档在企业间通过通信网络自动的传输和处理的系统。
2.常用EDI传输协议有哪些？
Internet普及之后，企业倾向于在Internet上进行传输，因为费用低廉，需要相应的新传输协议保证报文传输的安全性，于是就出现了AS2，OFTP2，SFTP等传输协议。
3.什么是EDI报文标准？
EDI是结构化的数据通过一定标准的报文格式从一个应用程序到另一个应用程序的电子化交换，商业伙伴实施EDI，必须遵循一定的EDI报文标准。通过以下链接可详知常用EDI报文标准。
4.EDI是如何工作的？
发送EDI文件需要三步 – 准备文件，翻译生成EDI标准格式文件，传输EDI文件至交易伙伴。
5.EDI的优势是什么？
通过降低成本、提高速度、精度和企业效益，EDI继续证明其重大的商业价值。EDI最大的优势来自战略业务层面。
6.EDI都应用在哪些行业？
EDI的迅猛发展，其影响已波及全球。小至个体零售商，大至汽车主机厂、国际物流枢纽等，凡是需要传输数据，就可以用到EDI。目前，EDI已经广泛应用与汽车、物流、电子、医药、零售、化工、能源、纺织、金融等行业。多数国内客户初次接触或是实施EDI，是为了响应国外交易伙伴要求。 随着国内外贸易合作的深入以及大家对EDI技术的了解，已经逐渐由之前的被动实施变为主动推进，国内越来越多的企业主动搭建EDI系统，对接上下游交易伙伴，提升企业数据传输自动化水平，提高企业市场竞争力。