如何准备一场设计审查会？

最近我们公司承接了一个工程项目的管理工作，代表业主对项目进行管理。由于参建单位比较多，包括建设单位、总承包单位、勘察单位、施工单位、造价咨询公司等，需要参加或组织的会议就比较多，有各种沟通协调会、审查会、周/月/季例会等。

我作为项目的具体执行人，承担着组织会议或向领导、各专业人员传达信息的任务，但是在实际操作时，因为经验不足，往往出现各种遗漏或差错，被领导批过好多次。这次把组织会议的过程总结一下，也给作为执行层的员工一个参考。

如何组织会议

一个会议的完整流程，可以分为准备阶段、召开阶段、总结阶段。

1、准备阶段

好的开始是成功的一半，我认为，准备阶段是最重要的。我们可以用4W1H分析法，来分析准备阶段的内容。

1）What——会议主题

首先要确定的就是会议主题，主题确定了，才好确定会议的人员、时间等。

以我们项目的设计审查会为例，首先要确定是什么专业的审查会，工艺、建筑还是电气？是什么阶段的审查会，初步设计还是详细设计，初版还是终版？需要达到什么目的，是单纯的技术审查，还是必须形成正式资料？

2）When——会议日期、日程

确定了会议主题，接下来就可以确定会议时间。

再以设计审查会为例，如果是初步设计审查，那么日期就必须定在初步设计的计划完成时间之前，再预留1-2周的设计单位修改时间，那么日期就可以初定在初步设计完成节点前2周。

日期确定之后，还需要确定日程，即需要几天，每天分别讨论哪些内容，每部分内容分别需要多长时间。

3）Where——会议地点

会议地点首先需要确定在哪个单位召开，因为不同的单位可能会来自不同的城市。其次要确定需要多大的会议室，会议室的多媒体设备能不能满足要求，自己公司有没有符合要求的会议室？

4）Who——参会人

确定了会议主题，初定了时间、地点之后，接下来要确定并联系参会人。

首先要确定需要哪些单位的人来参会。再以设计审查会为例，设计审查会的主题是我们对设计单位进行审查，那么参会单位首先可以确定有我们单位和设计单位。接下来要考虑，是否要请建设单位参加？是否要请外部专家？每家单位要来哪些专业人员？领导层是否要参加？

5）How——如何组织

会议的组织工作，难度不大，但是细节特别多，一点考虑不周，可能就会使会议效果大打折扣。

根据我个人的一些经验，会议的组织主要包括以下主要内容：

①会议通知

会议通知应该包括了会议主题、时间、日程、地点、参会人各项信息。更具体一些的话，还要列出天气信息、交通信息、会议期间的就餐安排、住宿信息。

②会议接待

接待无小事。提前跟各参会单位询问好航班或火车信息，安排车辆接送，预定宾馆住宿等各项信息。涉及到吃饭的，还要提前预定酒店、包间。

③会场组织

会场组织主要包括会议手册、席卡、条幅、易拉宝、投影、视频、音响、麦克风、纸笔、茶水、小食等。

当然，以上各项内容不是执行层能完全决定的，需要及时向领导层汇报，由领导来安排。但是向领导汇报之前，自己一定要做好以上各项准备，至少是有个初步的考虑，以免一问三不知。

2、召开阶段

召开阶段主要有两项工作，一是保证会议各项准备顺利运转，二是把控会议事项的讨论进程。

1）保证会议各项准备顺利运转

①及时通知参会人员按时到达；

②提前调试投影、音响；

③分配座次、放置席卡

④及时添加茶水

……

2）把控会议事项的进程

为了保证会议的顺利进行，要确保讨论内容不偏离主题。

再以设计审查为例，项目推进到了设计阶段，就不宜再对方案的合理性进行质疑，因为那是方案阶段的事情。有次设计审查会，有个专家就对项目是否应该设置两座储罐提出了质疑，认为从市场角度分析，两座可能不够用，还举了他们企业的例子，说他们有项目刚建成，就发现不够用，又马上启动项目扩建工作……这个意见当然很有道理，但已经明显不是本次会议的内容了，这就需要及时提醒专家，把讨论内容转移到本次会议的主题上来。

另外，有时会议会争论的很激烈，可以适当休会，让大家休息一下，吃点小食，缓解一下紧张的气氛。如果实在难以讨论出结果的，可以果断将争议搁置，进行下一项议题的讨论。

3、总结阶段

总结阶段的主要工作——宣读会议纪要。

会议召开完毕，最好能够立即整理会议纪要，当场宣读，让参会人会签。以免过后，参会人又对会议的结果产生质疑。

会议组织流程.png