年终总结写得好,年终奖金跑不了

2018即将结束,又到了写年终总结的时候。你是否也在头疼,这个年终总结到底怎么写?

先讲一个小故事:

古时候,一位聪明的老国王召集大臣,要求他们把世界上最聪明的智慧记录下来。

大臣们通宵达旦地努力了很长时间,最后完成了12卷的《古今智慧录》。

然而国王看到之后说:我相信这是智慧的结晶,但是太厚了,把它浓缩一下吧。

大臣们继续通宵达旦地努力,把这12卷书压缩成了一卷书。

但是国王还是嫌太长太厚,要求大臣们继续精简。大臣们接下来把这本书精简成一章、一页、一段,但国王依然不满意。

最后,原本十二卷的书,被精简成一句话,国王才欣然接受。

这句话究竟是什么?着急知道答案的,可以直接滑到最后看。

这个故事要告诉我们的其实是另外一个更重要的事情,那就是:

领导不喜欢长篇大论。

书面总结,比如工作日志、年终总结、项目提案、策划方案,最好能让领导一目了然地明白想表达的究竟是什么,你才有机会把自己的思考变成领导眼中的能力;当面汇报、会议发言,也需要让听的人能够明白究竟表达的是什么,千万不要做那个滔滔不绝却无逻辑没重点的发言人,尴尬而不自知。

当然,你要是真的年终总结只写一句话,大概在领导眼里就是挑衅了。

究竟要如何做?

无非六个字:想清楚,说明白。

《精准表达:让你的方案在最短时间内打动人心》这本书里有一句哈让人印象很深:在商务场合,没有什么比沟通能力更重要。这本书的重点,也就是讲述“书面沟通的技术”。而这项技术的“核心能力”,是逻辑思考能力和制作商务文本的能力,这两项,可以说是职场人士行走江湖的必备技能,升职加薪必备,堪称年终总结的底层逻辑。

1.想清楚:逻辑思考能力

逻辑思考能力,就是把语言合理的组织起来的能力。

逻辑其实并不是一个很玄的词,落实下来也就两个方面:纵向逻辑和横向逻辑。

你向上司汇报工作时,上司却露出奇怪的神情;你在面试中介绍自己,考官却莫名其妙地看着你;你对顾客进行演示说明,顾客却感到枯燥乏味……是你没能口灿莲花吗?

归根结底,对方对你的话感到不理解时无非有两种反应:

“真是这样吗?”

“仅仅如此吗?”

前者就是纵向逻辑,也就是“因果关系”,因为A,所以B。“因为做了哪些事情,采取了哪些措施,所以取得了哪些工作成果”,就是年终总结的基本格式了。

“仅仅如此吗?”则是横向逻辑的问题,没能合理定义握整体思路和框架,出现了遗漏和重复。这一点其实有捷径,参考本行业的相关报告,根据自身实际情况进行调整,基本就能达到。

横向逻辑和纵向逻辑合理组合,就构成了一个能够全面思考的逻辑大脑,“想清楚”这一点,是一切表达的基础。

2.想清楚之后,还得“说明白”,这里就需要制作商务文本的能力

《精准表达》的作者高田贵久在书中告诉我们:

“即使做到了有逻辑性地思考问题并解决问题,如果无法顺利传达给对方,就没有任何意义。”

有效传达信息的原则,适用于文档、ppt、图表等绝大部分书面表达。

怎么样算“说明白”?“增一分则太长,减一分则太短”,也就是表达要精准。

一般来说,需要具备这些特点:

1. 在文档的开头,只说“最想传达给对方的内容”,落实到文档里,长度大约为3行。

2. 图表旁边应该体现的文字信息:“说明”、“事实”、“启发”。

3. 重点信息放在哪儿:开头句和总结句。

4. 有内容的文字信息应具备 4 个要素。

(1)目的性:是否符合目的及论点?

(2)崭新性:是否给对方带来新的发现?

(3)明确性:是否清楚说明了具体意思?

(4)方向性:是否告知了对方行动方向?

5. 书写文字信息时的三个注意事项。

(1)简洁表述 (2)统一词汇 (3)照顾对方的情绪

6. 简洁表述,即凝缩文字信息有 4 种手法

(1)把结论放到前面:先写结论,后写理由

(2)删除多余的语句:删除不影响沟通的语句

(3)避免词汇重复:同一词汇反复出现时,应进行概括总结

符合这些原则的年终总结、工作汇报,基本上就达到了“精准”。

逻辑思考能力是工作总结的底层逻辑,而制作商务文本的能力,无论是文档也好、图表也好,ppt也好,长度、字数不是重点,有效传达信息才是王道。

《精准表达;如何让你的方案在最短时间内打动人心》的作者高田贵久在国际知名的咨询公司任职多年,身为职业咨询顾问的他,在这本书里为我们详细解释了职场中“合理思考”“妥善表达”这两项能力如何修炼,以及它们所包含的四项能力,除了我们上面说到的逻辑思考能力和制作商务文本的能力,还有验证假说的能力,以及会议设计能力。掌握了这四种能力的人,无论是职场新人,还是管理层,升职加薪不在话下。

最后,开头的故事里,国王得到的凝聚世界上最聪明思想的一句话是:

“天下没有白吃的午餐。”

祝大家都能收获丰厚年终奖,来年收入涨涨涨。

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