采购异常支出怎么造成的？如何控制？

采购管理中的"异常支出 "是指在企业预定的支出规则之外进行的交易。虽然大多数大型采购都是与知名供应商合作，并直接通过采购团队的合同进行，但并不是所有的采购都是这样正式进行的，这可能会导致支出不明的问题。

什么原因造成异常支出？

异常支出很少是恶意的；许多人只是为了完成工作而购买产品和服务，而没有过多考虑当时的采购政策。

非合同采购的发生往往有各种原因：

● 没有控制措施来执行采购政策。
● 企业的采购支出可见性差，没有人真正知道理想的支出是什么样子。
● 低效的审批程序会导致一些员工在他们方便的时候跳过正式采购。
● 发生了大量间接支出，这通常较难控制，因为它涵盖了与制造公司产品和服务没有直接关系的交易。
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如何控制异常支出？

虽然异常支出可能难以捉摸，但许多企业已经成功地实施了正确的工具和控制措施，以打击大多数异常支出。一些比较有影响的变化包括：

1、了解在哪里进行了违规采购

支出的可见性是打击异常支出的第一步。你需要知道你的企业在买什么、谁在买，以及每笔交易的目的是什么。

从收集所有的支出数据开始，这些数据可以来自企业的任何地方并采用多种形式：

● 信用卡账单
● 发票
● 财务文件
● 企业资源规划模块

收集所有这些信息；通过标准化和删除重复的数据对其进行清理；并按支出类别、部门或其他方面进行分类。获取正确的支出数据永远是第一步，因为你可以从那里开始分析结果，以识别异常支出。

2、严格控制获准的供应商

使用供应商管理软件，对你的首选供应商进行可靠记录，并确保企业中的任何人都可以随时访问它。记录越容易被查阅，就越有可能被用来分析开支和寻找节约成本的机会。

制定一份预先批准的供应商名单，这些首选的供应商将是工作人员进行即时采购的关键。

3、简化审批工作流程

你希望采购审批流程足够严格，以减少异常支出，但也需要足够精简以使员工和团队不会将其视为障碍。

一个常见的设置是让采购经理要求对超过一定价格的采购进行审批。这些经理需要与财务或采购部门直接沟通，以便快速响应。

4、界定角色和责任

当涉及到大规模交易和预算规划时，财务团队和预算负责人掌握主动权，但谁负责采购内部日常使用的货物和服务？谁有权批准小额采购？

为了控制异常支出，指定某些团队和个人为采购者，并在正式的批准矩阵中规定开支限额。明确表示交易必须通过适当的审批流程才能被签署。你应该特别要求每笔交易都要有采购订单。

5、正确地进行采购

支出分析是用来识别意外采购和未知供应商的过程，问自己几个问题：

● 你的采购流程是否完善？
● 它是否过于详细，以至于在工作中变得令人沮丧？
● 你是否真正得到了你能找到的较佳交易？
● 你是如何监控一次性的交易？
● 你的员工和团队对自己的支出负责吗？

努力消除异常支出，最终将从总体上提高你的采购效率。同样，你的企业在处理发票和减少延误方面做得越好，员工就越有可能遵循采购团队的建议。

6、采用电子采购系统

电子采购是解决当今许多企业中猖獗的异常支出问题的一个可行的解决方案。通过自动化和数字处理数据和分析，电子采购可以提高企业的支出分析管理能力，使其对预算有较强的控制。

备受认可的8Manage SRM电子采购系统支持管理整个企业的开支，通过提供透明度、控制和问责制来帮助减少异常支出，并确保所有开支严格合规。

● 开支数据自动分类：所有数据输入即自动按照分类记录，一步到位
● 实时自动地汇总开支数据：开支可视化管理较清晰较全面准确了解每笔支出的来龙去脉
● 采购流程内嵌开支智能分析：快速了解采购物品的价格波动和供应商报价的大概偏差
● 开支分析与报表：实时的开支报表帮助你清晰了解每一笔采购的供应商和具体价格

在整个采购过程中，8Manage SRM电子采购系统实时监控所有的采购活动，包括寻源、供应商管理、采购订单与合同，保持所有交易的详细审计跟踪，这有助于立即发现任何不寻常的支出，以便迅速采取行动。

最终解决采购异常支出

企业的异常支出总是对其支出控制计划构成威胁，因为它可能难以识别和控制。但是，那些能够有效管理支出的企业是通过实施正确的技术和流程变革来实现的。

合规监测和交易记录等功能有助于减少每季度从企业预算中流出的资金，但同样重要的是，选择一个易于使用的电子采购解决方案，以鼓励用户持续采用，并提供外部支持，以帮助你从中获得比较大价值。