写作的步骤：写作前——写作中——写作后
一、写作前的万能思路：
1、明确写作目的——为什么而写？
在写作之前，一定要先确定好写作目的。
研究表明：如果我们写作时确定一个单一明确的目标，会比兼顾多个目标更有效率。所以除去一些不得不实现两个甚至两个以上目标的特殊情况外，我们还是应该在每一篇文书中确定一个单一目标，特别是在信件、备忘录、电子邮件等类似的文书写作中目标单一化，可以取得更好的效果。
2、深入了解读者——为谁而写？
写作的本质，其实就是沟通，就是好好说话。除了日记以外，东西写出来都是要给人看的，既然是沟通和交流，你就必须了解读者、尊重读者，在写作时你就要多从读者的角度进行思考，多问问自己，如果你是读者会有什么反应，这样才能更好地完成写作目标。
3、展开头脑风暴——写些什么？
写作容易出现两个极端——要么是干干巴巴像挤牙膏，要么是洋洋洒洒刹不住闸。要想做到瘦而不枯肥而不腻，你需要用头脑风暴来锁定自己想表达的内容。如果你手头的信息太多，可以通过头脑风暴来进行筛选整合；如果你的信息太少，不知道怎么下笔，进行头脑风暴会帮你打开思路。
二、写作中的过程——怎么写？
1、制定写作提纲
既然已经在写作之前明确了一个目标，为了进一步理清文书书写的脉络，最好首先列出一个提纲。当然，提纲并非是需要严格遵守的东西，因为在写作过程中您可能还要根据实际情况，做适当的调整、变动。
但究竟选择哪一种方式，还要取决于文章本身的类型。如果你写的是说明书或者使用指南，那么循序渐进式的提纲就很好用；如果你要描述某件事，那么就可以按照时间顺序来组织；如果你想说服某个人，那么你可以将理由按照重要程度排列出来，把最重要的因素放在开头，把最让人无法拒绝的原因放在结尾，前后呼应。
关于语言，有以下几个建议：
（1）尽量使用简单的语言；
（2）避免使用可能引起误解的模糊词句；
（3）句子要简短。
2、文章的结构：金字塔结构、MECE架构、高杉法、SCQOR故事法
1、金字塔结构
要想写出一篇精彩的商务文章，就要从最基础的结构入手。这就好比，盖房子之前，工匠们要先从设计师手中拿到图纸，按照设计方案去寻找合适的材料，再按部就班地打地基、搭架子、添砖加瓦。
在《麦肯锡教我的写作武器》中，金字塔结构就是最基础的一种结构：
金字塔结构，就是依照层级来配置主题或信息的图表。
在形式上，有并列型金字塔和直列型金字塔两种。在内容上，金字塔结构分为信息金字塔和主题金字塔。例如，在信息金字塔中，最上层的信息是主要信息，中间一层是关键信息，最下层则是次要信息。
无论是哪一种金字塔结构，都分为三层。但是，金字塔结构不是简单地把信息或者主题分为三层，而是要让写作者在头脑中保持一种意识：“一件事情要想到三层”。
金字塔结构最大的好处，就是让我们能一眼看出写作内容的逻辑是否合理，条理是否清晰。如果结构有问题，整篇文章就会给人一种乱糟糟的感觉，甚至扰乱我们自己的思路。
法宝二：MECE架构
文章的结构找好了，就要确定素材。写作时，我们往往有一大堆素材，但是在思考和整理的过程中容易漏掉一些东西，或者重复某些信息。那么问题来了，怎样才能面面俱到呢？
在这里，高杉尚孝提到了MECE架构。它是英文“Mutually Exclusive Collectively Exhaustive”的缩写，也被称为MECE分析法。这个方法是麦肯锡的咨询师芭芭拉·名托提出的，就是“不重复、不遗漏”。
例如，我们确定主要主题是电影，用MECE分析的话，就可以分为国产电影、日韩电影和欧美电影三大关键主题，也可以划分为喜剧片、剧情片、爱情片和纪录片。
在用MECE架构分析的时候，要有一个确定的标准。比如，我们可以按照国家来划分电影，也可以按照类型来划分电影，但是不能二者混合，这样就会遗漏某些电影了。
如果你发现，有一些信息没办法按照这个标准来划分，可以把它们放到“其他”这个主题下面，这样也不会遗漏信息了。
法宝三：高杉法
听了这个名字，你肯定能猜到，高杉法是高杉尚孝自创的写作技巧。
高杉法的主要目的是确定问题类型，提出对应的解决办法。高杉尚孝认为，尽管商务写作的格式千变万化，但都是为了解决问题。所以，我们在写作前，要先确定好问题是什么，再去找方法。
高杉尚孝把问题定义为“现状与期待之间的落差”，主要分为三类：
1. 恢复原状型问题：分析原因，提出修复措施。
2. 预防隐患型问题：分析诱因，提出预防策略。
3. 追求理想型问题：确定现状和理想状态，提出实施方案。
这三种方案涵盖了大部分的问题类型和解决方法。但是，分类和方法不是一成不变的。面对不同的人，就要提出不同的解决方法。有时候，如果我们和对方思考的不是同一类型的问题，就难以说服对方。
作为一名资深咨询顾问，高杉尚孝建议我们在写商务文章时，要站在对方的角度去思考问题。
如果客户认为，他的主要问题是获取更多的收益，而你为他分析如何防止竞争对手占领市场份额，这时候，客户就会感觉你没有分析到关键之处，从而放弃你的提案。
法宝四：SCQOR故事法
了解上面三种法宝后，我们就要把所有内容串起来，写一篇完整的商务文章。SCQOR故事法就是“串”故事的好方法。
SCQOR故事法，并不是让我们写故事，而是运用写故事的技巧，让整篇文章逻辑合理，条理清晰，内容合适。
简单讲，SCQOR故事法一共有五个步骤，即设定状况、发现问题、设定课题、克服障碍和解决、收尾。
S：设定状况（Situation）
这一步要介绍主角，或者介绍文章的主体，交代清楚最初的背景和稳定状态。这个状况要符合读者的认知水平，引起对方的认同感，以便让他期待接下来的情节发展。
C：发现问题（Complication）
发现问题的阶段，要说明问题是如何破坏了之前的稳定状态，确定问题类型。
Q：设定课题（Question）
课题要根据问题类型来设定。例如，你遇到的是预防隐患型问题，就要假设不良状态，分析诱因以及提出预防策略。
O：克服障碍（Obstacle）
这一步是整篇文章的核心。我们在设定课题后，需要付诸行动去解决问题。有时候，解决问题不是一蹴而就，而是不断试错的过程。所以，文章中有时需要提出多个解决方案。
R：解决、收尾（Resolution）
在结尾部分，问题和冲突都得以解决，失去的平衡状态也恢复如常，甚至更好。
按照SCQOR的顺序，像讲故事一样去写商务文章，同时加入金字塔结构、MECE架构以及高杉法的写作技巧，不仅能让文章条理清晰，逻辑合理，还能让它更有说服力，引起读者的共鸣。
四大法宝不是万能的，但是万变不离其宗。正如高杉尚孝在《麦肯锡教我的写作武器》中所言，我们要时刻有意识地进行逻辑思考，不断练习写作技巧，日积月累，我们便能在商务写作中游刃有余，开辟出一条属于自己的道路！
三、检查修改
任何人写出来的初稿都不会是完美的，都需要经过一次甚至多次的修改才能拿给别人看。关于检查哪些内容，作者为我们列出了清单，那就是精简、齐全、礼貌以及错别字。经常性的检查和修改能帮你养成良好的写作习惯，成为一名更专业的写作者。
了解文章修改的方法
从读者的角度来阅读文章，必要时可以读一下。对自己严格一些，手要狠一些，不要吝惜整段的删改。如果修改的地方过多，您就要注意了，这说明您的计划可能做得不是很好，下次要多加小心了。
了解编辑的注意事项
通篇检查文章用词的准确性、逻辑合理性和标点正确性。
现在很多文书写作者都是直接用电脑书写文书，由于大多数办公文字软件都有相当不错的“纠错”功能，如果不符合语法，或者词语搭配错误，它们会用一些标记显示出来。可是，毕竟电脑软件是由程序编成的，它和实际的语言应用规范还是有区别的。
1. 选择信息的黄金法则是：要有足量的有效信息，让你的读者行动起来。
2. 了解读者的潜在态度是写作成功的关键。
3. 如果你是一个懒散的、抓不住重点的写手，那么你留给别人的第一印象可能就是一个懒散的、抓不住重点的人。
4. 写作的本质，其实就是沟通，就是好好说话。