今天牛哥来给大家分享一批可以快速提升Excel办公效率的小技巧,操作方法虽然都很简单,但是只要学会了,平时工作中再加以应用,便能够快速的提升工作效率。
一、快速选取小技巧
1、快速全选工作表
点击Excel工作表左上角的灰色三角形,即可选中整个工作表,或者也可以点击非数据区域的任一空白单元格,按下快捷键Ctrl+A,同样可以全选工作表。
2、快速全选数据区域
想要选中工作表中的全部数据区域,先将光标定位在数据区域内的任一单元格,按Ctrl+A键,即可选中全部数据。
3、快速选中行或列方向上的连续数据区域
如果想要快速选中工作表中行方向,或者列方向的连续数据区域,使用Ctrl+Shift+方向键即可完成,如:
将光标定位在要选择数据的起始位置,按住Ctrl+Shift+右方向键,则向右选中连续的数据区域;
按住Ctrl+Shift+下方向键,则向下选中连续区域;
同理,向上,向左选中,只要按下Ctrl+Shift+相应的方向键即可。
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这个方法不仅可以选择连续的数据区域,还可以选择连续的空单元格区域。
4、快速向左选中一行或多行
这个操作和上面的Ctrl+Shift+左方向键有点相似,只不过Ctrl+Shift+左方向键是向左选中连续的数据区域,如果中间有空单元格,则会被截断。
而使用Shift+Home键可以向左选中一行或多行至最左侧,即使中间有空的单元格区域也不会被截断。
5、快速选中空单元格
Excel工作中经常需要对空单元进行批量的编辑操作,尤其是不连续的空单元格。
想要快速选中这些不连续的空单元格,首选要选中包含空单元格的区域,按住Ctrl+G快捷键,打开定位功能,点击定位条件,空值,即可全部选中这些空单元格。
二、快速移动小技巧
1、快速移动光标到A1单元格
当Excel工作表数据被拉到最下方时,想要回到最方开始的位置,通常的做法是向上滑动鼠标的滚轮,但是当数据量特别大的时候,可能需要滑动很长时间,
这时候只要按下Ctrl+Home组合键,光标即可快速的跳到工作表的A1单元格。
2、快速移动光标到工作表的边缘
将光标定位在行或列方向上,连续为空的单元格,按住Ctrl+方向键,光标会快速移动到对应方向的最后一个单元格,比如:
按住Ctrl+下方向键,光标会快速移动到工作表的最下方;
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按住Ctrl+右方向键,光标会快速移动到工作表的最右方。
3、快速移动光标到数据区域的边缘
当工作表中有数据时,如何快速移动到数据区域的边界?方法和上面的案例一样:
只要按住Ctrl+方向键,光标会快速移动到对应方向上数据区域的最后一个单元格。
4、快速移动光标到下一个工作表
编辑Excel数据时,有时候需要来回切换工作表,进行数据查看或编辑数据,通常的做法是点击鼠标切换到对应的工作表,这里有一个快速的来回切换方法,
按住Ctrl+PageDown,快速切换到下一个工作表,按住Ctrl+PageUp快速切换到上一个工作表。
5、快速移动光标到右侧的单元格
在Excel中输入数据并按回车键默认是切换到下方的一个单元格,如果想要快速切换到右侧的单元格,
通常大家的做法是输入完数据以后按回车键,然后再点击鼠标将光标定位到右侧的单元格,这里只需要按下Tab键,即可快速切换切至右侧的单元格。
三、快速填充小技巧
1、快速填充连续的序列号
编辑表格时经常需要设置连续的序列号,用于统计行数,这里整理了四种快速填充序列号的方法:
方法1:在初始单元格中输入1,按住Ctrl键,将鼠标指针移动到单元格的右下角,当鼠标变成两个黑色十字箭头时(1大1小),向下或向右拖动到指定位置,即可填充连续的序列号。
方法2:同样是在初始单元格中输入1,鼠标指针移动到单元格的右下角,这时鼠标会变成1个黑色十字箭头,向下或向右拖动到指定位置,同时点击右下角的自动填充选项,选择填充序列,同样可以填充连续的序列号。
方法3:先在前两个单元格中输入1、2,然后分别向下,向右拖动鼠标即可填充连续的序列号。
也可以使用双击向下快速填充,使用双击的前提是填充区域的左侧或右侧要有数据,否则无法使用该功能。
方法4:初始单元格中输入1,并选中,点击开始选项卡中的填充,序列,序列产生在,勾选列,类型选择等差序列,步长值默认为1,终止值填写序列号最后一个数字(比如比如20),点击确定。
2、快速填充不连续的序列号
这种方法主要用来填充不连续的,但有一定规律的序列号,比如1、3、5、7、9这样有两个数字间隔的序列号,这里整理了两种方法:
方法1:先在前两个单元格中输入1、3,然后向下拖动鼠标到指定的位置,这样就可以填充不连续的序列号,同样使用双击也可以快速填充,前提是:要填充区域的左侧或右侧要有数据,才能填充。
方法2:在初始单元格中输入1,并选中,点击开始选项卡中的填充,序列,序列产生在,这里我们勾选行,类型选择等差序列,步长值默认为2,终止值填写序列号最后一个数字(比如:25),点击确定。就可以填充成:1、3、5......这样的序列号。
3、快速填充文本+序列号
遇到文本+序列号的情况下,只需要拖动鼠标,或者双击即可填充文本+序列号。
4、快速填充日期
关于日期填充,和序列号的填充方法虽然大同小异,但是还是有所区别的,
当需要重复填充同一天日期时,按住Ctrl键,向下/向右拖动,则是复制日期;
当需要填充连续的日期时,直接向下/向右拖动,或者双击,即可填充连续的日期;
另外日期还可以以月份进行填充(只填充每月的同一天)、以年进行填充(只填充每年的同一天)、以工作日进行填充(只填充工作日)。
5、快速批量填充相同内容
我们前面讲过,使用定位条件批量选中空单元格,当需要对这些空单元格进行批量填充相同的内容时,使用定位功能选中这些空单元格,在编辑栏中输入内容,按下Ctrl+Enter键,即可批量填充相同内容。
四、快速插入行列小技巧
1、快速插入多行
Excel中有两种方法可以快速插入多行或列
方法1:选中多行单元格,单击右键插入,即可插入所选中的行数。
方法2:选中一行,同时按住Shift键,将鼠标指针移动到行的左下方,当指针出现双向空心箭头时,向下拖动,拖动几行就插入几行。
2、快速插入多列
方法1:选中多列单元格,单击右键插入,即可插入所选中的列数。
方法2:选中一列,按住Shift键,将鼠标指针移动到列的右上方,当指针出现双向空心箭头时,向右拖动,拖动几列就插入几列。
五、快速拖动数据小技巧
1、快速拖动数据复制到其他区域
选中要拖动的数据区域,按住Ctrl键,将鼠标放在选中区域的边框线上,当鼠标箭头变成+号时,拖动鼠标将数据放置到需要的区域,相当于复制粘贴功能。
2、快速拖动数据剪切到其他区域
选中要拖动的数据区域,将鼠标放在选中区域的边框线上,当鼠标箭头变成黑色实心状态时,拖动鼠标将数据放置到需要的区域,相当于剪切粘贴功能。
3、快速拖动数据到相邻区域调换位置
选中数据,按住Shift键,鼠标放在选中区域的边框线上,当鼠标箭头变成黑色实心状态,拖动鼠标将数据放置到需要的区域,将两列位置进行了互换。
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