看板可视化工作流的7个步骤

工作流是任务或产品从工作开始到完成所经历的一系列特征步骤。

人脑处理视觉图像的能力比文本快 60,000 倍，这意味着我们消费图像等视觉内容的速度比文本快得多。在看板中，工作流的可视化意味着将独特的工作步骤映射到看板的列中，并在工作项通过这些步骤时进行跟踪。

只需几个简单的步骤，你就可以将你的流程可视化。

第一步：识别价值流

价值流图是命名团队或个人为启动和完成一项工作而执行的增值步骤的过程。不管是什么流程，总会有一个活动清单，通过执行增加材料价值的行动，将一个项目、文件或一块原材料变成产品。

价值流提供了清晰度，并创建了高级操作方法，使你更容易知道应该关注哪些行动，哪些操作应该被最小化。

第二步：确定工作范围

了解你的价值流后，你需要决定可以控制、关注其中的哪一部分，并在看板上进行可视化。如果价值流是你的地图，你现在需要找到并在上面标记你走得最多的路径。一个不错的选择是价值流中高度重复的部分，它吸引特定的员工群体。参与考虑的工作范围的人群越窄，越统一，工作管理就越简单。

第三步：将工作流程阶段映射到看板上

一旦确定了价值流和它的范围，就可以将其可视化了。准备一块白板——它可以是标准的白板、电子风格的看板，然后把它分成几列，从左到右，工作流程的每个阶段都有一列。在列的顶部显示每个阶段的名称。如果你有独立的团队或项目，运行相同的流程，就把看板水平分割，引入泳道。

第四步：定义工作类型，以及 "完成 "的意义

准备好看板布局后，你需要定义将流经它的工作项目的类型或类别。

这些是实物产品、通用任务，还是两者的混合？每个类别的先决条件是什么？工作项目是否需要初步批准或遵循既定标准？另外，对于发生工作交接的过程阶段，特别是最后阶段，定义每类工作应满足哪些条件才能被认为完成。

确定这些后，给每种类型的工作分配一种颜色，以使它们的区别变得直观，并且一定要让团队知道每种颜色意味着什么，以及你对已完成工作的定义是什么。

第五步：为每种类型的工作确定卡片模板

接下来，对于每一种类型的工作，决定哪些信息是必要的，应该在卡片上体现出来。看板是高度可视化的，除了使用卡片颜色外，为各种工作制定不同的卡片模板也是很好的，这样可以突出和促进相关信息的共享和报告。

第六步：将工作项目放在看板卡上

现在开始把你的工作可视化。找来一堆彩色卡片，按照你喜欢的方式排版，然后把任务填在卡片上。每个任务都在一张单独的卡片上。

根据卡片当前所处的工作阶段，将卡片固定到面板的相关栏中。在各个栏内，根据优先级对卡片进行排序：最紧急的卡片应放在顶部，然后是第二个最紧急的一个，依此类推。

第七步：跟踪工作流程并定期审查流程

追踪工作项目在流程中的流动状态，可以让每个人看到瓶颈、阻塞，并发现团队过度投入的地方。这就是为什么把看板放在每个人都能看到的地方是至关重要的。对看板的公开访问将促进良好的团队沟通，使每个人都知道彼此的责任和可用性。

为了使看板持续成为有效的帮助工具，它必须是准确的。所以当流程被修改时，要在看板上显示。始终保持流程真实的可视化，为团队提供最好的可用帮助，并减轻他们的工作。

将你的工作流程可视化提升到一个新的水平

工作流可视化可以帮助团队满足其组织的大规模工作或实现小而集中的结果。它们可以提高员工敬业度、改善沟通并提高生产力。如果你还没有尝试过工作流可视化工具，8Manage 看板可以帮助你入门。

8Manage 看板是个有助于实现活动和责任可视化、促进日程安排和进展管理的管理系统。它使用简单，具有直观的用户界面，并支持拖放。你可以在单一界面上组织数据、构建工作流程并自动执行业务流程。

一个 8Manage 看板项目从定义其显示列开始，比如“已申请”、“进行中” 和 “已完成”。在添加看板卡片后，卡片会根据其状态插入到显示列中。在正确构建、管理和运行的基础上，看板充当实时的信息存储库，并在系统内重点突出瓶颈问题以及可能妨碍工作实践顺利开展的其他问题。因此，看板有助于你实现活动和责任可视化、促进日程安排和进展管理。

工作流可视化帮助员工在遵循公司标准的同时最大限度地减少资源使用，还可以提高员工敬业度、改善沟通并提高生产力。