PMP学习笔记 第9章 项目资源管理
第9章 项目资源管理
了解几个激励理论—马斯洛：需求层次理论
马斯洛的需求层次理论：人有五个层次的需求，从最低等级到最高等级依次是：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求、自我实现需求。通常，人们只有在较低层次的需求得到满足后，才会追求较高层次的需求。
了解几个激励理论—赫兹伯格：双因素理论
赫兹伯格的双因素理论：有两类因素（保健因素和激励因素）会决定人的行为。
保健因素：是导致不满足感的因素，这些因素做得好不会提高激励，做得不好就会损害激励。
比如：工作环境或条件、工资、同事或上下级之间关系、个人生活、安全、地位、职务等；相当于马斯洛需求层次理论的较低层次的需求（生理需求、安全需求、社交需求）
例如月底发工资，公司没钱不发工资，员工士气直线下降。不存在发工资就会感激公司，因为上班就是要领工资的。
激励因素：是导致满足感的因素，能够真正起激励作用的。
比如：成就感、责任感、得到任何和赞赏、挑战性和兴趣、发展前途、个人成长等；相当于马斯洛需求层次理论的较高层次的需求（尊重需求、自我实现需求）
了解几个激励理论—麦格雷戈：X理论和Y理论
麦格雷戈的X理论：认为人是消极懒惰的，缺乏进取心，总是逃避责任（传统管理偏向此“人性本惰”论）
麦格雷戈的Y理论：认为人是积极的，愿意进步，愿意承担责任（现代管理偏向此“人性本善”论）
X理论认为只能用低层次的需求进行激励；Y理论认为人更应该受到高层次需求的激励。
了解几个概念—边际福利、额外待遇、光环效应
边际福利
所有员工都可享受的福利，与员工的业绩好坏没有直接关系。用来保障员工的经济安全性，使他们无后顾之忧。属于保健因素。
如：五险一金、基础培训等
额外待遇
给某些员工的特殊奖励，主要用来奖励优秀员工。属于激励因素。
如：固定的停车位、靠窗的办公室、与总经理一起吃午饭等。
光环效应
因一个人在某个方面表现好，人们就理所当然地认为他在其他方面也会表现好。要防止光环效应。
如：指定一个优秀的技术专家当项目经理。
了解项目经理的管理风格（对事）
了解项目经理的几种权力（Power）
项目资源管理的核心概念----两大类资源（P309）
团队资源
既人力资源。项目团队成员可能具备不同的技能，可能是全职或兼职的，可能随项目进展而增加或减少。
实物资源
包括设备、材料、设施和基础设施。
项目资源管理的核心概念----项目经理的定位（P309）
项目资源管理的趋势和新兴实践----项目管理风格的变化（P310）
从X理论 向 Y 理论转变
项目资源管理的趋势和新兴实践----几种实践（P310）
项目资源管理过程之一“规划资源管理”（规划过程组）P312
规划资源管理：定义如何估算、获取、管理和利用团队以及实物资源的过程。
本过程的作用：根据项目类型和复杂程度确定适用于项目资源的管理方法和管理程度。
有效的资源规划需要考虑稀缺资源的可用性和竞争，并编制相应的计划。
资源可以从组织内部资产获得，或者通过采购过程从组织外部获取。
规划资源管理—输入：项目文件（P314）
项目进度计划：提供了所需资源的时间轴。
需求文件：指出了项目所需的资源的类型和数量，并可能影响管理资源的方式。
风险登记册：包含可能影响资源规划的各种威胁和机会的信息。
相关方登记册：有助于识别对项目所需资源有特别兴趣或影响的那些相关方，以及会影响资源使用偏好的相关方。
规划资源管理—工具与技术：数据表现（P316）
本过程的数据表现格式分为：层级型、矩阵型、文本型。
无论使用哪种格式，目的都是要确保每个工作包都有明确的责任人，确保全体团队成员都清楚地理解其角色和职责。
层级型可用于表示高层级角色，文本型更适合用于记录详细职责。
规划资源管理—工具与技术：数据表现—层级型（P316）
层级型：可以采用传统的组织结构图，自上而下地显示各种职位及其相互关系。
工作分解结构WBS 可交付成果为导向的工作层级分解，有助于明确高层级的职责。
资源分解结构RBS 资源的类别和类型为导向的层级分解，用于规划、管理和监控项目工作
组织分解结构OBS 组织的部门、单元或团队为导向的层级分解，有助于查看对应的全部项目职责
规划资源管理—工具与技术：数据表现—责任分配矩阵（P317）
责任分配矩阵：展示项目资源在各个工作包中的任务分配。一个例子是职责分配矩阵（RAM）。
在大型项目中，可以制定多个层次的RAM：高层次RAM 可定义项目团队、小组或部门负责WBS中的哪部分工作，低层次RAM 则可在各小组内为具体活动分配角色、职责和职权。
矩阵图能：
- 反应与每个人相关的所有活动；
- 反应与每项活动相关的所有人员；
- 确保任何一项任务都只有一个人负责，从而避免职责不清。
如果团队是由内部或外部人员组成，RACI矩阵对明确划分角色和职责特别有用（PMBOK317）
A负责的人只能有一个人，不能同时有两个，会导致职责不清。
规划资源管理—输出：资源管理计划（P318）
资源管理计划：提供了关于如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南。
可以根据项目的具体情况分为团队管理计划和实物资源管理计划。
资源管理计划的内容（P318）
识别资源：识别和量化项目所需的团队和实物资源的方法。
获取资源：如何获取项目所需的团队和实物资源的指南。
角色与职责
- 角色：在项目中，某人承担的职务或分配给某人的职务。
- 职权：使用项目资源、做出决策、签字批准、验收可交付成果并影响他人开展项目工作的权力。
- 职责：为完成项目活动，项目团队成员必须履行的职责和工作。
- 能力：为完成项目活动，项目团队成员需具备的技能和才干。
项目组织图：以图形方式展示项目团队成员及其报告关系。
项目团队资源管理：如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南。
培训：针对项目成员的培训策略。
团队建设：建设项目团队的方法。
资源控制：既确保资源充足可用，又确保库存合理的方法。
认可计划：何时给予团队成员哪些认可和奖励的说明。
规划资源管理—输出：团队章程（基本规则）（P319）
团队章程：为团队创造团队价值观、共识和工作指南的文件。
- 团队章程对项目团队成员的可接受行为确定了明确的期望。
- 尽早认可并遵守明确的规则，有助于减少误解，提高生产力。
- 讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域，团队成员可以了解彼此重要的价值观
- 团队制定或参与制定的团队章程可发挥最佳效果，并需要定期审查和更新。
项目资源管理过程之二“估算活动资源”（规划过程组） P320
估算活动资源：估算执行项目所需的团队资源，以及材料、设备和用品的类型和数量的过程。
本过程的作用：
- 明确完成项目所需的资源种类、数量和特性。
- 估算活动资源过程与估算成本过程紧密相关。
估算活动资源—输入：项目文件（P322）
活动属性：为每项活动所需的资源提供了主要的数据来源
活动清单：识别了需要资源的活动
假设日志：有关生产力因素、可用性、成本估算以及工作方法的信息。
成本估算：资源成本从数量和技能水平方面会影响资源选择。
资源日历：具体资源可用时的工作日、班次、正常营业的上下班时间、周末和公共假期。（哪些资源可用：人力、设备、材料等、何时可用、可用多久）。另外还需考虑更多的资源属性，例如，经验和 / 或技能水平、来源地和可用时间。
风险登记册：可能影响资源选择和可用性的各个风险
估算活动资源—输出：资源需求（P325）
资源需求：识别了各个工作包或工作包中每个活动所需的资源类型、可用性、所需数量。
估算活动资源—输出：估算依据（P326）
估算依据：支持性文件，清晰完整地说明资源估算是如何得出的。
估算活动资源—输出：资源分解结构（P326）
资源分解结构（RBS）：资源依类别和类型的层级展现
资源类别：人力、材料、设备和用品；
资源类型：技能水平、要求证书、等级水平等。RBS有助于对资源进行获取、管理和报告。
项目资源管理过程之三“获取资源”（执行过程组）P328
“获取资源” 就是组建团队
获取资源：获取项目所需的团队成员、设施、设备、材料、用品和其他资源的过程。
本过程的作用：概述和指导资源的选择，并将其分配给相应的活动。
本过程的注意事项：
- 内部资源：从职能经理或资源经理处获得；
- 外部资源：通过采购/租赁等途径获得。
- 项目经理对资源没有直接控制权的情况：1.集体劳资协议；2.分包商人员使用；3.矩阵型项目环境；4.内外部报告关系
- 项目经理应进行有效谈判，并影响那些能为项目提供所需资源的人员。
- 资源或人员能力不足会降低项目成功的概率，甚至可能导致项目取消
- 如因制约因素无法获得所需资源，项目经理可能不得不使用替代资源（也许能力较低）。
获取资源—工具与技术：决策—多标准决策分析（P332）
- 使用多标准决策分析工具制定出标准；
- 根据标准的相对重要性对标准进行加权；
- 对于各项标准基于权重进行评级或打分；
- 将各标准的打分进行汇总，得到最终的得分。
获取资源—工具与技术：人际关系与团队技能–谈判（协商）（P332）
和职能经理协商，能获得什么资源？牛人还是普通人？ 答案：普通人！因为在有限情况内获得资源。
获取资源—工具与技术：预分派（P333）
预分派：事先确定项目的实物或团队资源。
预分派的情况：
- 竞标过程中承诺分派；
- 项目取决于特定人员的专有技能；
- 项目章程中指定；
获取资源—工具与技术：虚拟团队（P333） 云队友
虚拟团队：具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。
现代沟通技术使虚拟团队成为可行。在虚拟团队的环境中，沟通规划变得日益重要；
获取资源—输出：实物资源分配单（P333）
实物资源分配单：记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和其他实物资源。
获取资源—输出：项目团队派工单（P334）花名册
项目团队派工单：记录了团队成员及其在项目中的角色和职责，可包括项目团队名录。
获取资源—输出：资源日历（P334）
资源日历：识别了每种具体资源可用时的工作日、班次、正常营业的上下班时间、周末和公共假期。规定了在项目期间确定的团队和实物资源何时可用、可用多久。
获取资源—输出：事业环境因素更新（P335）
需要更新的事业环境因素包括（但不限于）：组织内资源的可用性；组织已使用的消耗资源的数量。
项目资源管理过程之四“建设团队”（执行过程组）P336
建设项目团队：提高工作能力，促进团队成员互动，改善团队整体氛围，以提高项目绩效的过程。
本过程的作用：
改进团队协作，增强人际关系技能，激励员工，减少摩擦，提升整体项目绩效。（好->更好）
熟悉一种团队发展的模型----塔克曼阶梯理论（P338）
尽管这些阶段通常按顺序进行，然而，团队停滞在某个阶段或退回到较早阶段的情况也并非罕见。
如果团队成员曾经共事过，项目团队建设也可跳过某个阶段。（可进可退可停）
建设团队—工具与技术：集中办公（P340）
集中办公（紧密矩阵）：把许多或全部最活跃的项目团队成员安排在同一个物理地点工作，以增强团队工作能力，增进沟通、加强集体感，可以临时也可以贯穿整个项目。（比如“作战室”）
项目最后冲刺的时候，可以组织临时的集中办公，不是说一定要全程都要集中办公。
建设团队—工具与技术：沟通技术（P340）
对于集中办公：营造一个融洽的环境；
对于虚拟团队：促进更好地相互理解
可采用的沟通技术包括：共享门户；视频会议；音频会议；电子邮件/聊天软件。
建设团队—工具与技术：人际关系与团队技能（P341）
- 冲突管理：应及时地以建设性方式解决冲突。
- 影响力：收集相关的关键信息，在维护相互信任的关系时，来解决重要问题并达成一致意见。
- 激励：为某人采取系行动提供了理由。提高团队参与决策的能力并鼓励他们独立工作。
- 谈判：有助于达成共识，在彼此之间建立融洽的相互信任的关系。
- 团队建设（重要）：通过举办各种活动，强化团队的社交关系，打造积极合作的工作环境。可以是五分钟议程，也可以是专业提升活动。在项目前期必不可少，是个持续的过程。对于虚拟团队，更要加强团队建设活动。
建设项目团队—工具与技术：认可与奖励（P341）
当人们感受到自己在组织中的价值，并且可以通过获得奖励来体现这种价值，他们就会受到激励。
最初的奖励计划是在规划人力资源管理过程中编制的。
只有能满足被奖励者的某个重要需求的奖励，才是有效的奖励。决定认可与奖励时，应考虑文化差异。
可以正式或非正式的方式做出奖励决定。但不要授权别人颁发奖励，以免被人误认为不重视。
通常，金钱是奖励制度中的有形奖励，然而也存在各种同样有效、甚至更加有效的无形奖励。
应该在整个项目生命周期中尽可能地给予表彰，而不是等到项目完成时。
建设项目团队—工具与技术：培训（P342）
培训：包括旨在提高项目团队成员能力、减少成员之间的差异的全部活动。
如果项目团队成员缺乏必要的管理或技术技能，可以把对这种技能的培养作为项目工作的一部分。
培训成本通常应该包括在项目预算中（或由执行组织承担）。
培训可以由内部或外部培训师来执行。
建设团队—工具与技术：个人和团队评估（P342）
个人和团队评估工具：能让项目经理洞察团队成员的优势和劣势，评估他们的偏好和愿望。
有利于增进团队成员间的理解、信任、承诺和沟通，在整个项目期间不断提高团队成效。
360度反馈（360度绩效考核法、全方位考核法）：最早由英特尔首先提出并加以实施。指由员工自己、上司、直接部署、同仁同事甚至顾客等全方位的个人角度来了解个人的绩效：沟通技巧、人际关系、领导能力、行政能力等等。通过这种理想的绩效评估，被评估者可从多种角度、不同的反馈中清楚自己的不足长处与发展需求，使以后的职业发展更为顺畅
建设团队—输出：团队绩效评价（P343）
基于项目技术成功度、项目进度绩效和成本绩效来评价团队绩效。
评价团队有效性的指标可包括：
- 个人技能的改进；
- 团队能力的改进；
- 团队成员离职率的降低；
- 团队凝聚力的加强。
建设团队—输出：事业环境因素更新（P344）
可能需要更新的有：员工发展计划的记录、技能评估。
项目资源管理过程之五“管理团队”（执行过程组）P345
管理团队：是跟踪团队成员工作表现，提供反馈，解决问题并管理团队变更，以优化项目绩效的过程。
本过程的作用：影响团队行为，管理冲突，解决问题。（不好->好）
管理团队—输入：项目文件（P347）
团队章程：为团队应如何决策、举行会议和解决冲突提供指南。
管理团队—工具与技术：人际关系与团队技能—冲突管理（P348）
冲突不可避免。冲突的来源：1、资源稀缺； 2、进度优先级排序；3、个人工作风格差异； 4、性格差异
冲突管理的解决步骤：
- 首先由项目团队成员负责解决 （自行解决）
- 冲突升级，项目经理应提供协助（私下处理）
- 如果破坏性冲突继续存在，则可使用正式程序，包括采取惩戒措施
五种常用的冲突解决方法（P349） （必考的）
缓和/包容：缓和了关系，包容了问题
妥协/调解：解决部分的问题，折中解决方法。相互都退一步。
管理团队—工具与技术：人际关系与团队技能（P349）
决策：包括谈判能力以及影响组织与项目管理团队的能力，而不是决策工具。
决策方式：Command 命令； Consultation 咨询；Consensus 协商（全体表决、达成众议）； Coin flip 随机（抛硬币）
情商：识别、评估和管理个人情绪、他人情绪及团体情绪的能力。
通过情商来识别、评估及控制项目团队成员的情绪，预测他们的行动，理解他们的焦虑，帮着解决他们的问题，从而减缓紧张，增进合作。
影响力：1、说服他人； 2、清晰表达观点和立场； 3、积极且有效的倾听；4、了解并综合考虑各种观点； 5、解决问题并达成一致意见。
领导力：领导团队、激励团队做好本质工作的能力。
有多种领导力理论，定义了适用于不同情形或团队的领导风格。
项目资源管理过程之六“控制资源”（监控过程组）P352
控制资源：是确保按计划为项目分配实物资源，以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况，并采取必要纠正措施的过程。
本过程的作用：确保所分配的资源适时适地可用于项目，且在不再需要时被释放。
控制资源过程关注实物资源；管理团队过程关注团队成员。
控制资源—工具与技术：数据分析（P356）
- 备选方案分析：选择最佳解决方案以纠正资源使用偏差，可以将加班和增加团队资源等备选方案与延期交付或阶段性交付相比较，以权衡利弊。
- 成本效益分析：寻找既能解决问题而又节省成本的纠正措施。
- 绩效审查：测量、比较和分析计划的资源使用和实际资源使用的不同。分析成本和进度工作绩效信息有助于指出可能影响资源使用的问题。
- 趋势分析：基于当前绩效信息来确定未来项目阶段所需的资源。趋势分析检查项目绩效随时间的变化情况，可用于确定绩效是在改善还是在恶化。
控制资源—工具与技术：人际关系与团队技能（P357）
谈判：项目经理可能需要就增加实物资源、变更实物资源或资源相关成本进行谈判。
影响力：有助于项目经理及时解决问题并获得所需资源。
控制资源—工具与技术：项目管理信息系统PMIS（P357）
包括资源管理或进度计划软件，可用于监督资源的使用情况，帮助确保合适的资源适时适地用于合适的活动。
重点
- 几个激励理论
- 规划资源管理的工具RAM（RACI），输出
- 了解估算活动资源
- 获取资源的3个注意点，工具和输出
- 塔克曼模型
- 建设团队的工具和输出
- 管理团队的输入（团队章程），工具（冲突管理）