写在前面
尴尬极了！主厨邓恩·利普玛（Dwayne LiPuma）的厨房员工才刚全体离职，他就得面临今天40位客人预约的午餐。没有最难，只有更难，老板说隔天还有一场140人规模的宴会料理要准备。为了制作这些餐点，利普玛的餐厅老板给了他19个新聘的厨房员工，但其中有些人甚至没有在高级餐厅工作过。除了利普玛的助手和一位糕点师傅，其余的人完全不知道餐厅的菜单上有什么菜色，更不用说如何准备这些摆盘讲究的美味佳肴了。
他一定会搞砸的，对吧？我们就等着看他出洋相吧！但是，到这一天餐厅关门休息为止，来用餐的每位客人都将心满意足地离开，其中有些客人为了造访利普玛主厨的这间餐厅，甚至好几个月以前就已经预约好座位。
最神奇的还不是这些，而是这些客人压根不会发现桌上的美味餐点，竟然是由一群新进厨师准备的。这是奇迹吗？非也。其实这对利普玛主厨来说是例行公事，3个星期后他将训练出一批有自信又有实务能力的厨师，紧接着又会有另一批新人取代他们，这个循环每3个星期就会重复一次。
什么情况？这些新厨师其实是即将从美国厨艺学院（Culinary Institute of America）毕业的学生，这一场餐厅大作战其实他们在毕业前的倒数第二堂课。如此不可思议的训练节奏之所以可能成立，并不是什么奇迹，而全要归功于一套工作系统，那就是“各就各位”。
厨艺学生毕业后，开始到专业的厨房工作，在这个新的世界里，将菜肴计划融入自己身体是基本功。主厨维利·迪弗雷纳曾拿下詹姆斯比尔德奖 （James Beard Award），也是纽约创新餐厅“wd-50”以及“Alder”的老板。迪弗雷纳发展出一套独特的方法，能够和自己的清单“合而为一”。当年他还是厨艺学生的时候，就已经进到主厨阿尔弗雷德·柏特利 （Alfred Portale）的餐厅“Gotham Bar and Grill”工作。
从学生时期踏进厨房的那天起，一直到后来成为当时另一位传奇新秀让－乔治．冯格里奇顿的副主厨，迪弗雷纳不曾中断一个习惯：每天回家的路上，他会拿出一本小本子和一支笔，写下所有他第二天应该做的事，清单列完后，他会把它撕下来、揉成一团。然后他会再写一次清单，这次全凭记忆，然后再撕掉、再揉烂。第二天早上去上班的路上，他会重新写一次清单，好像在玩游戏一样不停的“耍”自己。
日复一日，迪弗雷纳将一个一个清单烙印在脑海，多年以后，他还保留着装满当初写清单用的记事本的鞋盒。有时候他也会拿出来随意翻阅，每一张清单都像一部微电影，播放着他的回忆，上演着多年以前某个夜晚发生的一幕。迪弗雷纳要求他的主厨们也写清单，写的不只有该做的事，还有任何他们可能应该做的事，他说宁愿将多余的项目划掉，也不要为时已晚、缺漏半项。
壹、主厨事先规划+倒着计划
今天，厨艺变成了一种现代产业，同时它也让料理专业变成一场人与食材、人与厨具、人与时间的综合博弈。一个成功的主厨不仅要懂得烹饪，她还必须预测顾客会想要点什么料理、什么时候想要。
一名现代化的主厨必须活在两种时间思维里：
一个是当下：计算从现在到未来某个时间点，所需要用到的资源；
另一个是未来：从未来某个时间点回溯至现在，以分钟、时数回推，计算料理需要的时间。
主厨利普玛教给学生的第一堂课就是“菜单组合”（menu mix）的理论概念：预测菜单上每个品项要准备的量。学生每天都必须备料，而每当有1百位客人预约，每个品项就要准备10份，例如说如果今天的预约人数是40人，那么菜单上的每个品项都要准备4份，所有品项需要的食材都必须按比例准备。
有经验的主厨都知道，菜单上受欢迎的品项常常会跟着时节变动。如果是外烩的餐饮活动，计划就必须从摆盘开始：
首先想像摆上桌的成品，接着主厨就会以回溯的方式计算时间：这些料理从摆盘到上菜需要花多久时间？
完成料理制作需要花多久的时间？
将料理从厨房运送到外烩场地需要花多久时间？
每道料理中所含的食物的各自需要的料理时间是多久？
需要花多少时间准备每道料理的食材？
我需要多少时间准备料理要用到的工具和设备？
如果想缩短准备时间的话，要追加多少人力？
主厨这种回溯式规划技巧令人羡慕，但这种技巧也可以应用在厨房以外的地方。在进入学术圈并成为烹饪史著名学者以前，艾米·德鲁贝克（Amy Trubek）最初曾是厨师和外烩从业者。她还记得父亲当上中西部一间知名大学院长的那天，拨了通电话给她。
“Amy！”他说，“我要把其他副院长全送到厨艺学校。”特鲁贝克满腹疑惑，问他为什么要这么做。她爸爸答道：“因为我发现自从你到厨房上班、到厨艺学校就学后，行事变得很有组织”，她爸爸接着又说，“你知道如何在期限内，有头有尾地完成项目。”德鲁贝克将自己的转变全归功于“各就各位”之道，特别是从出餐时间开始、回溯规划的这个方法。
贰、制作一份诚实的记录
对于在厨房工作的人而言，决定与安排任务比较容易，毕竟厨房内的工作都是实际的肢体行动。比起创建一份测算表、写一篇文章、成交一笔交易，我们会更清楚将一块牛排煎到7分熟要多久。
因此，要判断某件办公事项会花多少时间，对我们来说较难，而这种信息非常珍贵。制作一份诚实的记录可以帮助我们进一步了解，平常到底用多少时间完成了例行公事，以及出现频率高的任务。
那么，现在就来举个例子，看看从事创意咨询行业的人可以怎么练习，假设你是一位平面设计师，你通常会花多久时间发想一件LOGO设计案？有时候你给自己3个星期的期限，零零星星加起来一共30个小时；有时候你可以在4小时的头脑风暴中，激发出一堆好点子。因为你没有刻意做过纪录，也不知道自己到底需要多少时间。
我建议你准备1张纸、测算表，或是任何时间追踪软件都可以，挑选几种最重要的任务，记录1个月内处理这些任务所花的时间，然后检视这些累积起来的时间是否都经过有效利用。
再举几个例子，如果你是一名教师的话，备一堂课需要花多久的时间？如果你是学生的话，读完50页的教材，需要几个小时？如果你是主管的话，1个小时内通常可以完成多少小型任务：比如回复邮件这种事务？如果你是销售人员的话，制作1份新客户的档案，又需要多少时间？
或许有些任务对你来说，就是特别难完成，这项练习也可以套用在这类任务上。你要做的就是决定任务的“最小执行单位”，比如说你需要至少一个小时发散思维LOGO设计，那很好，发散思维设计的最小执行单位就是一小时。你估计商标设计从开始到完成， 大概需要30个小时，那你就必须考量、调整其他案子花费的时间，确保自己准时做出成品。
我从事策划咨询之余，还有写作的习惯。拿我自己举例，我知道某类型的文章，2个小时内我大约可以写500字，这对规划时程来说是很有用的信息。但是，假如我当初没有刻意去记录的话，那我就不会有这项重要的信息。
叁、找到你的“弥思值”
惯性的“泛计划者”也有个练习，我们要学着找到你的“弥思值”（Meeze Point）。也就是说，假设在不超出负荷的前提下，你一天能执行的“行动数量最大值”。这里所说的行动可以是一场会晤，也可以一项任务，这个数字是你每天工作量的临界值。
比如，你可以试着从“一星期选一天来练习”这一小步开始做起，找出你的“弥思值”，就能慢慢带领自己脱离过度规划的泥潭。星期五是最合适的练习日，因为这一天的我们最没有过度规划的压力，你可以练习以下8个步骤：
1. 列出至多3项今天必须完成的行动，其规模可以大到需耗时5小时，也可以小到只花5分钟就结束。各事项的大小尽量相互平衡，用平常心规划就好。
2. 将这些行动事项按照合适的时间点，标记在行程表上。
3. 接下来就不要再规划任何事情、也不要再安排新任务，当然你可以做一些不在计划内的事，但前提是计划好的三项要确实做到。
4. 坚决遵循行程表：准时赴约、准时开始任务，如果有紧急事情发生，导致你必须把行程表先摆一边，那建议你将这次练习改期。
5. 这天工作结束后，记录这3件行动事项的完成度。
6. 如果3项都确实完成了，下星期规划练习日时，列出4项行动；如果3项并未完成，下星期就维持3项。
7. 每个星期都练习一次，直到连续3周下来，你来到每周均无法完全执行所有列出项目的临界数值为止。例如有时候你可以完成9件行动事项，但从来都没办法突破10项，那你的“弥思值”就是9。
8. 等到你找到自己的“弥思值”，就可以开始把这个规则应用在其他日子里，将这个数字当做你一天之内可完成的最多行动事项量。
透过这个练习，我找出我的“弥思值”是10。
肆、不要从明天开始，而是从今天开始，就建立“今日弥思”
因为客观环境，导致自己必须成长进步才能跟上的现象，叫做“被动成长。”反之，则为“主动成长”。因为惰性是人的天性，能不努力就不努力，因此“被动成长”比较容易锻炼人，比如做厨师、参军。
而我们从事商业，在办公室工作的人则不同，没有那么多客观环境要求你不得不磨练自己的“刀法”。这就造成了，在职场要想进步，“主观能动性”至关重要。在没有客观压力来逼迫的情况，张三是“要我做”的心态，李四是“我要做”的心态，成长速度注定是不同的。
因为工作的关系，规划是主厨每天的例行事务。而我们则必须自动自发地养成规划的习惯。要想达到干净利落的工作状态，最重要的一点就是持续、系统性地规划好时间。“今日弥思”是什么？这是你个人工作天当中的“各就各位”习惯。这段时间的你，可以：
1、整理外在及虚拟空间的整洁。
2、理清你的思绪。
3、规划你的一天。
通常来说，花多久时间做这件事？30分钟而已，每天起早一点，到早一点，长期下来工作成效就能突飞猛进。
伍、将行动排进时程
“行动”就是你这一天计划要做的所有事情。任何一项任务（比如买奶油、打电话给某某人、准备新广告的设计稿等）都是一种行动；任何一场约会（比如员工会议、多方通话会议、约小丽吃午餐等）也都是一种行动。
对计划而言，任务和约会没什么差别，因为这两者都需要花时间，也都需要你置身其中。我们之所以认为这两者不同，是因为我们总是用不同的工具记录它们：待办事项清单和日程表。事实上，对主厨来说，两者之间不该有差别，对我们而言也一样。
没有一并写明约会安排的待办清单，会导致我们的任务不断拖延和增生，完全忘了考虑做这些事实际可用的时间；而一份只有记录约会安排的行程表，则让我们误以为自己手上的时间很有弹性，事实却不然。
当心灵上、精神上的目标（通常会出现在待办清单），和我们需要实际出现在某场合的时间（地点通常被行程表左右）撞在一起时，令人不知所措的压力就会出现。
我们之所以要将行动（任务与约会放在一起看）按照次序排进时程表，就是为了提高完成这些行动事项的概率。待办清单是很好的收集型工具，而行程表这个工具最适合用来引导我们完成每天的工作，因为行程表是有限制的，一个人一天可以利用的也不过就那几个小时。
将行动排进时程里，可以帮助我们做决定，同时我们也不得不遵守时程、按部就班。行程表迫使我们必须诚实地做出时间安排。这就是主厨看待时间的方式，非常值得我们学习和仿效。
陆、以终为始：先计划“料理成品的模样”
面临复杂、步骤繁琐的项目，主厨们会这样规划：想像料理成品的模样。很多明厨规划时做的第一件事，就是把料理成品画下来。面对手边的项目，我们也要先想像呈交出去的时刻，然后从那一刻开始进行回溯式规划，倒逼出每一个环节该是什么样：
你需要哪些资源才能让成品看、读、摸或听起来是完美的？
什么时候需要这个东西？
你有把可能的拖延、假期和突发状况统统考量进去吗？
你有给自己足够的时间再校正和检查吗？
为了完成这件事，需要在其他事情上妥协吗？
结语
不谋万世者不足谋一时，不谋全局者不足谋一域。顶尖主厨之所以能高效工作，关键在于他们把每天最早的30分钟发挥到极致，一开始就做出纵览全局的规划。造就主厨魔鬼效率的独门时间管理方法，你也可以轻松掌握！