2022-06-02

如何完成一项复杂工作:我的10条总结


身在职场,不管是管理者,还是基层人员,经常面对复杂工作。所谓复杂,大致包含以下几个要素:环节多,部门多,人员多,而且一般周期较长。

如何推进、完成一项复杂工作?根据自己的职场经验,尤其是各种教训,总结为以下路径,共分10条。

1、统一愿景。一项复杂工作,其最终目的为何?超越经济效益、单位绩效目标等可见结果之上的,可以称其为愿景。提高单位品牌影响力,造福社会,为国争光,“改变世界”,“为天地立心,为生民立命,为万世开太平”……都是愿景,只是层次不同。明确并统一愿景,是为达成思想共识,凝心聚力,激发使命。这通常是领导者的职责。

2、确定目标。对目标的定义,建议参照SMART法则,即:具体(Specific)、可衡量(Measurable),可实现(Attainable)、相关(Relevant)和有截止期限(Time-bound)。对目标的设置合理与否,明确与否,直接关系后面的执行。这是领导和管理阶层在开启一项复杂工作之前,必须下大力气充分讨论、碰撞后所要完成的任务。

3、确定组织架构。任务和工作,总是需要具体的人来完成。组织架构是否合理,直接决定执行效率。完整的组织架构,是一个有机的网络系统。上至总负责人(领导者),下至最基层的人员,都要有明确的生态位,明确的任务职责,遇到任何情况,都有明确的沟通路径。其中最好有一条垂直管理的主干线:最上是总负责人,中间为具体负责人,第三级为总秘书(必要的话,可以在总秘书下再设一个具体联络员)。主干线上的每一个人都是管理者,每一个下级管理者,都直接对上一级管理者负责,并负责与其他部门人员直接或间接沟通,根据任务模块,形成相互独立又彼此联通的网络结构。

4、制定进度表。根据总目标,进行目标任务拆解,落实到时间进程中,就是进度表。建议用甘特图来视觉化呈现。

5、明确里程碑事件。进度表中一定有关键环节。关键节点问题,就是里程碑事件,是复杂任务推动中最大的挑战和障碍。解决了里程碑事件,可以通过表扬、庆祝等方式,鼓舞士气。

6、制定实施计划。可以用思维导图、鱼骨图等工具,按照时间、任务等,制定详细的实施方案。

7、进程控制和管理。各级管理者在执行阶段的主要职责是管计划和流程。通过各条任务线的反馈,管理者要及时掌握进展情况,对出现的变动情况,要及时向上一级汇报,做出应对方案。

8、强化几种思维方式。针对复杂工作,要具备系统性和全局性思维;与不同的人沟通,要懂得换位思考,理解对方的难处和需求。理解的基础上,才好相互支持,顺利合作,完成任务目标,实现多方共赢。

9、巩固一个目标管理工具:WOOP。上述过程,其实就是拆解的WOOP管理工具:W(愿望,Wish)→O(结果,Outcome)→O(障碍,Obstacle)→P(计划,Plan)。愿望是愿景、目的,结果是可视化目标,障碍是挑战、里程碑事件,计划是实施方案。

10、及时复盘,螺旋上升。管理是实践。复杂工作,对管理者,是最好的试验田。而每个人都是一定程度上的管理者,只是管理的任务不同。通过管理、实施复杂任务,可以提高统筹能力、沟通能力、学习能力、链接能力、资源整合能力等多项能力,接受更艰巨的任务挑战。

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