“复制+粘贴”式处理邮件

我在工作中用到的一个技巧：尽量把处理邮件变成“复制+粘贴”。当往来的邮件中类似内容重复了3次后，我就开始考虑采用该技巧，“复制+粘贴”式处理邮件。

这个技巧的发现还要追溯到我刚刚接手工资支付的时候。作为工资支付的发起人和审批人，每个月都在大致的时间段和外部的供应商，内部的财务等关联方有邮件沟通。三个月后，我发现往来邮件重复的内容很多，每封邮件的区别主要是当月月份和金额，于是我就做了一张表格。

表格包含的内容有：

日期：大概什么日期我会收到邮件，或者发出邮件

目的：邮件的目的是什么

发信人/收信人

邮件标题

邮件正文：比如：某某，您好。*月的工资额为***，请审核。

是否需有附件：是/否

建立这张表格后，当我接收到邮件后，只需把相关内容复制，需要调整的内容修改，就可以发送了，节省了大量的时间。

这张表格还起到了两个意想不到的作用

日期提醒：因为表格里包含了大概什么日期应该会收到哪封邮件，所以有一次我发现过了某日期却没有收到相应邮件，于是提醒了发送人。结果发送人确实是因为假期原因忘掉了该步骤。

工作交接：因为工作调整原因，我需要把这项工作交接给另外一位同事，有了这张表，工作交接非常顺利。被交接的同事也非常开心收到这样一份完备的工作流程和内容清单。

“复制+粘贴”式处理邮件的另外一个应用场景是，需要频繁回答类似的问题。

我的同事经常会收到一些问询的邮件，我会建议她们建立一个常见问答的案例库，把常见问题的回答汇总起来，集中在一个文档中。

当收到类似问询时，仅需要打开文档，搜索问题，复制粘贴答案，根据具体邮件修改，然后发送回复。整个过程，行云流水，一气呵成。