读 《净化你的时间》——每天多出2小时

今天跟大家分享一本很有意思的书,书名叫《净化你的时间》,它有一个副标题,叫作“每天多出2小时”。

作者的权威性和时间投入是一本书核心价值前提,这本书的作者,叫作史蒂文·格里菲斯。他是时间生产力和绩效关系研究领域的一个领军人物,他的“时间净化”的方法,已经被公认是在生活和工作上,能够给生命增加时间、为时间赋予生命的首选方法。

我相信很多人会跟我一样,老感觉时间不够用,没有足够的时间去看书学习,没有足够的时间去休息,没有足够的时间去陪伴家人,甚至没有足够的时间去完成工作。大家都不想这样,可是如果说这个世界上有一样东西,确实是用钱买不来的,那就是时间。

这本书不同于其他的在市场上常见的时间管理的书,它的理论是认为我们要关注的不是时间管理,而是时间绩效,就是在有限的时间里面,怎么能够去获得最大的价值和收获。

一、理解你和时间的关系

作者的一个概念,要管理的根本不是时间,所谓的时间管理这个概念是错误的,我们能够管理和影响的是我们自己。所以我们要管理的是自己的行为、自己的动作,跟时间相关的方面我们要管理的是我们自己把时间花在什么事上面、我们用这个时间去做什么,而不是我们怎么去管理这个我们压根就管理不了的时间。

01 人与时间的关系:敌对消极VS协调共存

生命的质量是由什么决定的?既然时间就是生命,生命就是时间,那么生命的质量不就是我们怎么去用这些时间吗,不就是我们用这些时间做了什么事吗,不就是我们用这些时间获得了多少我们认为有价值的回报吗?

所以,我们把时间用在让自己开心的事身上,我们就会开心;用在让我们成长的事上,我们就会成长;而用在浪费生命的事上,我们的生命就会被浪费掉。

而这个东西其实跟具体的事无关,比如说睡觉,必要的休息那是必要的,我们每个人每天都需要有一定时间的睡眠,可是如果明明醒了,就是不想起床,就是在赖床,什么也没干也并没有休息好,这个时间就白白地花掉了。那么,这一段实际上就变成了你的无效睡眠,就变成了无效的时间花费,就变成了生命质量的下降。所以并不是因为睡觉这件事好或者不好,而是你怎么去用时间来完成睡觉这件事。

而另外一个角度,也是要跟做这件事的状态有关,我们经常听到一个词叫作“正念”,也听到一个词叫作“临在”。那什么意思呢?其实就是有觉察力地专注于当下,活在当下,活在每一刻。

比如说我现在正在写着一篇那么我的全心全神,就应该专注在怎么样能够把这篇更好地分享给大家,而不是去想外面的大雪纷飞,如果脑子里l面充满了这些念头的话,是做不好这件事的,也是没有意识去做这件事的。那么同样地,这个时间花费在这里,实际上获得的这个绩效或者达到的这个效果就会差,就会影响到我们的生命质量。

作者也提出来了一个比“正念”和“临在”更进一步的概念,叫作“全然临在”,就是要全神贯注地去做一件事。全神贯注其实是一件很难的事,因为我们习惯了做一件事的同时脑子里想另外一件事——我们在工作的时候,可能突然会想起来我出门的时候门有没有锁好,车有没有停好,手机来消息了我要不要看一下。就是说,我们很容易被打断,很容易脱离开我们现在所处的状态。

“全然临在”分为三个步骤:

第一个步骤就是临在。

临在就是你全神贯注地、认真地在做某一件事。

第二个步骤叫作暂停。

就是你发现自己好像心神不一了,好像脑子里面在想别的事了,好像思绪被分了一部分到你现在应该全神贯注所做的这件事之外了,那么这个时候你要做的是暂停。你要识别各种情绪和想法,到底和你现在做的这些事有没有关系,如果没有关系,那么你要做的一件事就是把它去除、清洗掉,告诉自己走神了,赶紧拉回来,回归到你所专注的这件事上。

最后一步叫作前行。

所谓的前行,就是当你回来之后,继续专注和保持在你现在要做的这件事上。

我们知道了这样的一个概念之后,其实作者是在告诉我们,如果我们能始终保持“全然临在”,始终保持全神贯注地去做一件事,这个时候我们在这件事上所花费的时间,它的效率是最高的,因为没有别的东西干扰。

02 时间绩效:注重时间利用率

我提到过很多次时间效率,也就是时间绩效,指的是什么呢?它说的实际上就是如何利用时间,尽可能地获得工作和生活中你真正想要的东西。因为时间是做所有的事都需要用到的,你用这个时间做这事,你基本上就没有办法用这时间再去做另外一件事。但是不同的事给你带来的价值或者效果,可能是不一样的。

那么好了,你用同样的时间做哪些事能够给你带来最大的效果,就变成了时间绩效怎么去变得最大的一个核心的问题。

那有没有一个放诸四海而皆准的绩效标准?统一的标准是不存在的,因为我们每一个人的价值观不同,我们每一个人想要的东西不同。比如说都是看一本书,有的人看书的目的可能是学习,他获得的也是学习到的知识;而有的人抱的目的就是娱乐放松,那他看完了可能哈哈一过就结束了,他也没有抱着学习的目的,但是他依然达到了他所想要达到的放松状态,所以也是绩效比较高的。所以,时间绩效并不因为你跟别人做同一件事,它的绩效就一样,也不因为你做不同的事它的绩效就会有不同。

03 确定你的价值观

所以作者问了大家一个问题,这是一个挺重要的问题,也是一个有点悬的问题,就是什么是你努力想要拥有的?你现在想一想,什么是你梦寐以求的,一份好的工作,一个能够跟你走完下半生的伴侣,还是一个健康的身体?

识别你的“为什么”

但不要停止在这儿,你还要再进一步问为什么。为什么它对你重要,为什么你觉得它是你努力想要去拥有的,为什么这件事是你可以去放弃其他的很多东西,去花时间也希望能够做到的?

为什么指的是原因或者是意图,它是行动的特定驱动力,就是你想成为一个什么样的人,它为你的一切赋予一个意义,为你指引方向,给你产生激励,然后它让时间变得有意义。

什么意思呢?就比如说,我想要变得健康,想要变得健康的原因是:可能健康的身体能让我有更长的时间可以去做我认为更有意义的事。好像有点绕,但是大家想一想这个逻辑,这个逻辑就是你现在认为最重要的这件事,它的原因未必是这件事本身,而是只有这件事实现了,你才可以去做那个根、那个为什么。你知道了为什么,你所做的一切才有意义,你手里面才有一把尺子,可以去衡量这件事的绩效到底是高还是低,到底这个时间花得值不值,到底我做这件事是做对了还是做错了。

2. 寻找“为什么”的方法和工具

那怎么样找到自己的“为什么”呢?就是刚才我们提到的几个问题,

第一步先问自己什么是你极力想拥有的;

第二个问题问自己为什么这个是重要的。

你可能想拥有很多东西,比如有钱、事业变得好、想有时间、想健康、想有特别开心的事,都可以,但是你在这些东西中间要排一个序,在排序的时候你就会问到自己,为什么这对你来说是重要的。

在你解决了第一个问题什么是你想极力拥有的,和第二个问题为什么对你来说这是重要的之后,连问三次为什么,基本上可以让你找到根。就是为什么这个东西是重要的,它真的那么重要吗,以及如果它实现了,你希望它给你带来什么样的回报,或者达到什么样的结果?

我们来看一看咱们的价值到底是怎么排序的。作者在书里面给了大家一个价值观清单,这个价值观清单的意义就是让你首先明白都有哪些价值观,你的可选项一共是有多少。然后怎么做呢?从这里面挑出来十个你认为最重要的价值观,再进一步,你从这十个里面再经过仔细的比较挑出来前五个,然后进行排序。

价值观清单

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排序的依据是什么呢?就是比如说你的家庭和事业,你要给这两个东西进行排序,来决定哪一个排在前头。那你要问自己的问题就是:“如果我只有家庭没有事业,是不是可以的?”或者说:“如果我只有事业没有家庭,是不是可以的?”你一定要在这两个当中去寻找到一个你认为更重要的。

当然在做决定的时候大家千万不要自己骗自己,就是如果你认为事业比家庭更重要,那么事业就是排在前面的,你一定有一个原因在后面,只要这个原因你认为是合理的,或者是符合逻辑的,或者确实是你心中所想,它就没有问题。你并不一定需要像大多数人认为的那样,你应该或者我们每一个人应该把家庭放在事业前面,其实并不是的。

排出了这前五个价值观之后,我们就可以来检视我们的价值观,和我们刚才脑子里面想出来的“为什么”是不是相契合。就是这五个价值观是不是按照它既定的顺序代表了我的“为什么”,代表了我的根,代表了我的核心诉求,和我的最底层的想成为什么样的人的愿望。

在这个过程当中,你可以加入价值观,你也可以删除一些价值观。它的依据是这些价值观的存在,到底是能够让你更好地去成为你想成为的那个人,还是会阻碍你成为你想成为的那个人。所以换句话说,你的价值观实际上应该为你的“为什么”而服务,当它发生不一致的时候,而你的“为什么”又很坚定,这个时候你应该调整你的价值观。

我们来举一个具体的例子,作者有一个朋友叫马克,马克有一个妻子,有一份事业,他小心地呵护自己的事业和家庭,他希望能够在事业和家庭当中获得一个平衡。他每天努力工作,每天尽可能地花时间来陪伴家人,但他依然觉得很累、很辛苦,就是因为时间不够用、不够分,他不知道怎么去平衡。当作者跟马克在聊的时候,作者让马克把他自己的前五个价值观列出来,马克就在白板上写下来了妻子、公司业务、健康、正直、旅行这五个东西。

然后作者就问他说:“马克,所以你的妻子排在第一位是吗?”

马克说:“是,妻子是我最重要的。”

“所以你可以放弃你的事业保有你的家庭,你愿意吗,马克?”

马克当时就跳起来,说:“这不行,我如果失去了稳定的经济来源,就没有办法维持我家庭的稳定,也没有办法给我的妻子去维持一个经济上的承诺。”

“那你为了事业,可以放弃你的健康吗?”

“好像也不行,我必须要有一个健康的身体,我必须要有一个健康的心态,这样我才能把我的事业做好,这样我才能以一个正确、健康的心态去面对我的家庭,所以健康应该排在更前面。”

“那么为了健康,你愿意去做伤害别人的事吗,你愿意去舍弃你的正直吗?”

“也不行,因为有些事咱们不能做啊,所以这正直得排在最前面。”

经过这样的一轮对话之后,马克最终确定了他的价值观的顺序,他的新的顺序变成了正直、健康、公司业务、妻子和旅行。

作者让马克看着白板上的这个顺序,让他再三确认这是不是他心目当中的,依据他的想要成为的人,依据他的为什么而定出来的一个价值观的顺序。马克笑着点点头,突然他的笑容凝固了,很紧张地对作者说:“你千万不要让我的妻子知道她是排在第四位的,她会弄‘死’我的。”

这当然是一个玩笑,但这也是为什么刚才我跟大家讲,当我们的价值观排序和我们所想所以为的,或者是与外界的普遍观念相违背的时候,它其实是有一个内在逻辑的。就像马克跟作者说:“你千万不要告诉我的妻子她是排在第四位,她会弄‘死’我的。”作者就告诉马克:“你不但要告诉你的妻子,你还要向她解释,为什么她排在了第四位,为什么这三项是排在她前面的,其实她是这个白板的全部,因为你做的所有的事情,都是希望能够完成一个丈夫对妻子的承诺、一个家里的主心骨对于家庭的承诺。能够让这个家庭更开心、更健康地持久地维系下去是你的目的,所以才有这样的排序。”

马克回家之后跟他的妻子讲了这样的一个排序,以及这样的原因,他的妻子也表示非常理解。

所以这个可能也是给大家的一个启示,就是当我们花时间去做那些我们认为有意义的事,而那些有意义的事又跟其他的关联方有关系的时候,我们是需要去同步、去一致这样的意义,就是到底这个对于我们这个家庭来讲是不是更有意义的。

那也有人最后发现,对于一个家庭而言,或者对于自己的家庭而言,更有意义的事是大家要相互陪伴,大家一定要有足够的时间待在一起,那在这种情况下你可能需要舍弃的就是事业。

那在你的价值观里头,如果这个是你的为什么,那么在你的价值观里头妻子就应该排在事业的前面。而如果你因为要做到这一点而不得不去换一份工作,或者是减少收入,那么也是基于大家共同的这个“为什么”所做出的决定,那么也是一个大家可以去平静接受的结果。

假设我们现在已经有了为什么,我们已经清晰地知道自己的为什么,已经检视了自己的价值观,挑选出来了这些与为什么相匹配的价值观,并且做好了排序,那接下来要做的一件事就是根据为什么和价值观来规划目标,这个目标包括行为、时间、地点。换句话说,就是为了实现我的为什么,在符合价值观的情况下,我要做的事是什么,我要把时间花在哪儿。

二、时间“毒素”:你的时间窃取者

生命当中还有很多事,实际上是会阻碍或者是影响我们去实现我们想要成为的那个人、我们的“为什么”。这些需要花时间去处理的事,被作者称为时间“毒素”。

01 识别常见的时间“毒素”

时间毒素就是那些消耗、窃取、劫持和扰乱你的事情,让你在做重要事情的时候卡在那儿了、拖延了,甚至停下来的因素。时间毒素有很多种形式,它可以是一些行为,可以是一些活动,可以是一些习惯,可以是一些人,可以是一些地方,可以是一些物品……

我们来看一看一些典型的时间毒素是什么样子的。

比如说社交媒体。我们花了太多的时间在社交媒体上面,占据了我们原本可能是需要做更重要的事的时间。

第二个闲聊。闲聊不是有目的地去聊,不是解决问题的聊,就是闲聊。

第三是娱乐节目。像我们刚刚开始的时候说,如果我们抱着娱乐或者就是放松的心态,或者是跟家人一起去欣赏一些娱乐节目的一种陪伴的状态,那是有意义的。但是我们自己想一想,是不是花了太多的时间在娱乐节目或者是娱乐活动上面?

第四种叫作消极的人。我们在跟消极的人沟通的时候,他们会给我们带来很多负面的信息。一个经常抱怨的人,听他抱怨的这个过程就是一种时间的浪费,同时也会影响我们做事的效率。

接下来的一个作者提到的时间毒素,也给我自己一个警醒,叫新闻。为什么叫新闻呢?就是大家实际上有一个本能,这个本能就是自己不想错过什么信息,想知道这个世界上发生了什么,想知道大家都在看什么。大家在谈论同一件事的时候,如果只有自己不知道,就好像感觉自己不合群,这就会给自己带来一种压力。为了避免这种压力的产生,像我就会花大量的时间去刷新闻,就是看看发生什么事了,有什么新闻,什么新闻都看,所以这个也是占据了大量的时间。

像短信、手机操作,其实也都是时间毒素。

然后还有一个购物。为什么购物在作者看来它是一个典型的时间毒素呢?就是因为购物本身的价值在于买卖的达成,就是我需要买一个东西,我找到这个东西,我买了,我回来了。但是“买”这个动作其实只占据整个活动很小的一个时间段,我们可能有大量的时间段是花在路上的,花在闲逛,花在讨价还价,最后达成了这个交易。

最后一个时间毒素就是多重任务。其实我们的脑子做不到同时处理多重任务的,不能同时做到一个脑袋看这个,一个脑袋看那个,我们能够做到的是快速切换,只要足够快,我们就可以从结果上看到是多重任务同时开展。但其实我们的脑子还是在一个时间,只能做一件事。

02 对潜在“毒素”的判断依据

我们罗列了这么多典型的毒素,可能有的这个书友会觉得,你说的这些事我天天都在做,而且我觉得很多事是必要的,凭什么你说它是毒素?如果这些东西我都不做了,那我还做什么呢,难道我要天天就是固定地去做那些工作,我才叫高效,我才叫没有时间毒素吗?

其实不是的,这里面有一个判断依据,我们在一开始的时候就说,事情的本身并不决定它是好还是不好,而是当你把时间花在这些事上,有没有达到你想达到的目的,决定了它是不是时间毒素。所以这个判断的依据,就是对你想成为一个什么样的人、你的那个“为什么”,对于你去追求你的幸福和成功,它是有益的还是有害的。它既可以是一个定性的判断,就是做这件事它就是有益的,或者做这件事它就是有害的;它也可以是一个定量的判断,就是当我做的不超过这个量的时候,它是有益的,比如说睡觉,而超过了这个量,它就变成有害的了。

所以,大家可以在刚才所说到的这些典型的时间毒素里面给自己一个审视,依据你的“为什么”和价值观,来审视这些事到底是有益的还是有害的,是时间毒素还是不是时间毒素。

有益指的是什么呢?就是它可以给你带来激励或者鼓舞,带来欢乐,激发热情,能够让你更加接近目标。而有害呢,就是让你精疲力竭,让你沮丧或者分心,或者激怒你让你愤怒,或者你内心会抗拒做这件事,或者在做这件事的时候你会感觉到被羞辱了、被贬低了,这些事都是有害的,不要去做,不要花时间。

03 拖延时间的四大陷阱

那在这个过程当中会有四个典型的陷阱,让我们很难去判断一件事到底是有益的还是有害的,到底是不是时间毒素。

第一个陷阱就是解释原因。什么叫解释原因呢?就是我可能觉得没办法,我只能这么干,这就是要求,我没有别的选择。用这种方式去解释自己为什么利用时间做这件事,就叫作解释原因。这个陷阱会让我们认为没办法处理一个时间毒素,所以它不是毒素。这个里面是有一个很小的区别的,我们应该认知到它是时间毒素,接下来可能会认知到我没有办法改变它,或者我暂时没有办法改变它,或者我在这个环境没有办法改变它,但是这些并不影响它是时间毒素的这个判断。

第二个陷阱就是假装不知道。什么叫假装不知道呢?就是我相信一个人,或者是我习惯了一个行为,或者就是我养成了固定的要做的这个事,我并不觉得这是一个毒素。比如说我频繁地玩手机,或者只要有信息进来我就一定要去看,我觉得这是很正常的事,我不觉得这是毒素,这个叫假装不知道。其实我们理智地去判断,它就是一种毒素,因为它打断了你在做你全神贯注在做的事,它打断了你全然临在的这种状态,它让你对时间的使用效率在降低,这就是一种毒素。

第三个陷阱就是总有一天。什么叫“总有一天”呢?就是如果有一天这个发生了,那我就可以做这个事了。最典型的就是我要是休一个大假,就算不是大假,假如我有五天的休息时间,我就能把这事干了,这就是典型的“总有一天”。就是我还没准备好我能不能做这件事,它是依赖一个外部因素的达成,只要这个外部因素有了,我就可以去做这件事。但实际上这是在做自我欺骗,假使你有五天的时间,你能把这件事干了,那你能不能先用一天的时间把五分之一干了,有第二天的时候再把五分之一干了?最后哪怕你效率低一点,你零零散散的有个六七天、七八天,你也能把这事干了呀。很少有事是必须要连续不断地做一定的时间才能做成的,我们又不是在做实验,实验不能中断,我们做的绝大部分的事情其实都是可以分阶段、分批去做的。

最后一个陷阱就是我一直以来都是这么做的。我一直以来就是这么做的,所以我一定要花时间这么做,比如说有一些学霸从小考试就是第一名,所以他现在花再多的时间也一定要考第一名。这里面会有一个什么误区呢,就是考第一名不是你的目的,你的目的是学到知识,所以你应该始终地去看什么是能够让你学到东西的最有效的的做法。你把时间花在要考第一名身上而耽误了学更多知识,那你就算考了第一名也没有达到你原本的那个目的。

所以我们要注意,在判断时间毒素的时候要避开这四大陷阱——解释原因、假装不知道、总有一天和我一直就是这么做的。

三、如何净化时间,每天多出2小时

接下来我们来看一看《净化你的时间》的净化是怎么做的,为什么叫净化?其实很容易理解,因为我们刚才讲了一个叫作毒素的概念,那么把时间毒素去除掉的这个动作,本身就是一个净化的动作。所以净化时间就是找到时间毒素,并且把它去掉的过程。

01 小工具:时间净化工作表

在做这件事之前,作者有一个强烈的建议,就是你要写下你的承诺声明。什么叫承诺声明呢?就是我承诺我要在某某时间之前改掉什么什么的习惯,或者我承诺我在接下来的一周要花五个小时把这件事做了。因为这件事最重要,要写下来承诺事项,而且要写下来为什么要做这样的承诺。

为什么作者会建议或者强调,我们在做时间净化之前一定要有一个承诺声明呢?其实就是再一次从心理上给我们一个“明示”:我们能改变的是自己的行为,我们所谓的时间管理并不是真的去管理时间,而是改变自己的行为。所以给自己一个承诺,承诺自己做的事情是改变自己的行为。

接下来怎么办呢?就是用一个叫作时间净化工作表的东西,来记录和识别时间毒素。就是你每天把时间都花哪儿了,你花时间做的这些事对于你来讲到底是有效的、能够让你变得更好的,还是一个时间毒素,你要把它识别出来。

那么时间净化要列出来的八大类别,在作者的这个工具里面他是这么说的:

第一个叫科技。科技是一个潜在的时间毒素的大类,所以你要记录下来,投入在跟科技有关的活动的时间和类别。比如说我今天刷视频两小时,听书一个小时,看新闻一小时,玩游戏一个小时。然后一天基本上就发生这么多次,每一次持续多久把它记下来,记下来之后再去判断到底哪一些是时间毒素。又回到刚才的那个话题,有一些是定性的,就做这事本身就是时间毒素;有一些是定量的,做得太多了它才会变成一个时间毒素。

第二个是人。你最好要记录下来你跟什么样的人,花了多少时间,做了什么事。比如说你跟朋友这一周花了四个小时,你跟家人这周花了多长时间,你跟同事这周花了多长时间。

第三个叫作地方。就这些时间是在哪儿花掉的,有在家里花掉的,有在办公室花掉的,有在交通工具上花掉的,可能还有在健身房、咖啡馆这些地方花掉的,那你在那儿做什么,花掉了多少时间,把它记录下来。

第四个是财物。比如说你的衣服、鞋、车,这个既包括了你去购物,或者是维护、保养的过程,也包括了你为了做这些事所花掉的准备时间,比如说为了买一件衣服你试了八件衣服,那么你去试这八件衣服的时间也要算在内。

第五项叫作活动。就是你投入时间的这些活动,比如说娱乐、锻炼、做饭、参加饭局等,你每周会投入多长时间。大家可能会觉得刚才记过了,比如在做地点的时候,我已经进了健身房了,那我活动的时候锻炼不就是在健身房里锻炼吗?或者说我80%的锻炼时间是在健身房。那怎么办,我要再记一遍吗?不用,作者说重叠的东西,在第一次记录的地方出现就可以了。那比如说锻炼,锻炼可能有在健身房锻炼的,也有可能在家里锻炼的,那你既可以把它分别在两个地方记录,也可以在一个地方记录,记录全部的时间就可以了。所以需要做到的是,如果你是花了十个小时在锻炼这件事上,那么在地点上面如果记录了家和健身房这两个锻炼的地点,它加起来也应该是十个小时。

第六项是工作事务与活动。就是工作日我们在工作的过程当中,我们做了哪些事,比如说开会研讨、管理员工、培训出差、跑腿,这些东西全部都记下来,每一周做这些事花了多少时间。

第七类挺有意思的,它叫思想与情感。什么意思呢?就是对于老在脑子里面出现的一些想法,和相关的这些感觉,我花时间了。比如我念念不忘要升官,我可能每一周花两三个小时去盘算,我怎么样能够年底升职,我怎么跟老板去谈我要加薪的事。

最后就是有一些特殊事项。因为我们刚才提到的这些可能都是经常会发生的,那有一些特殊事项可能是一次性的或者偶然发生的,比如说搬家,比如说看病,比如说换个工作……这些是在一段时间之内花掉我们的时间精力要去做的事。

那我们怎么记呢?就是这样的一个表,叫时间净化工作表,包含了我们刚才讲到的这些内容。首先会有一个承诺,你要写下来你的承诺声明、承诺事项,以及为什么。接下来就是一项一项地去罗列,在每一个类别当中你做了哪些事,花了多少时间。那接下来在这张表上你需要做的一件事,就是去判断如果这是一个时间毒素的话,你要把它去除掉或者控制它,让它从负面变成一个正面的,我不做了或者我少做,那么我可以回收多少时间。

时间净化工作表

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这是一个很重要的一个步骤,就是先罗列,然后识别,然后去回收时间。比如我每天刷短视频刷两个小时,我以后就刷一个小时,我是不是就可以回收一个小时?所以这个是很重要的一点,就是我要回收。在这个表格里面,大家可以看到在这个地方,叫作每周我可以回收多少小时,这个地方写多少小时,最后一个总计,就是你每周一共可以回收的时间。

02 净化时间“毒素”,回收时间的三种方式

当你识别出来一个项目,或者是一个活动,或者是一个人,或者一个地方是时间毒素的话,那么你有三种选择。

第一种选择叫作接受,就是我知道有害,但是我现在暂时保留。比如说,我虽然每天需要在办公室里花时间跑腿,做一些没有意义的事,但是在我这个级别或者是在我刚开始一份新工作的时候,当我在融入这个团队的时候,这是我需要去做的,那么我暂时保留。但你知道这件事所耗费的时间实际上是一个时间毒素,那么在你保留的同时,要每三十天做一次评估,你是不是可以用后面讲到的移除或拒绝去处理掉它。

第二个选项叫作拒绝。所谓的拒绝就是你要控制时间和程度,要变害为益。就像我们刚才讲的,如果刷短视频对于你来讲是一个放松,那你可以去做这件事,但是一定要给自己限定一个时间,不能超过这个时间。

最后一种选项就是移除,就这事不做了,彻底不做了,100%不花时间了。

这些听起来好像挺简单,但其实是一个挺难做的事,因为判断一件事有害或有益的过程,是一个挺痛苦的过程。有一些东西大家一听就知道是时间毒素,或者一看就知道是不应该去做的;但有一些很难判断,就比如说你发现你花了不少的时间跟朋友一起聚会,那你怎么判断它是有益还是无益的呢?或者你怎么判断应该花四个小时,还是应该花两个小时?你怎么判断是应该跟张三多待几天,还是跟李四多待一段时间?这是个两者相互平衡的过程,这个不一定在一开始就能够做到完美,甚至可能很长时间都难以找到一个平衡。但是你一定要有一个意识,这个意识就是我在这件事上花费的时间可能有点太多了,所以我要控制。

那接下来就是要去寻找一个控制的平衡,你只能花这么多的时间做这件事的时候,要怎么去处理,怎么去做,怎么去平衡?这其实就是一个时间精益的过程,更精益地去花费你的时间。

03 时间再投资,提升你的时间绩效

我们讲到用这张表,我们可以识别出来我们的时间毒素,这个时间毒素对每个人都是不一样的,然后去识别我每周可以回收多长时间。那么回收的时间干什么呢?作者提到我们要做时间再投资。

什么叫时间再投资?就是要根据自己的价值观,判断你的时间应该投到什么上面,什么事可以最大化你的幸福感。我们已经罗列了我们的“为什么”以及我们的价值观,那你就应该把回收的时间放在那些事上面,放在那些你老觉得应该去做、需要去做,但是没有时间去做的事上面。那些事应该预先被识别出来,当你回收了时间就放在那儿,那么你就能够不断地提升时间效率。

作者提到了常见的十二个可以做时间再投资的类别,我跟大家念一下:

第一就是职业,就是你可以让自己的职业变得更好的这些事,你可以拿回收的时间再投入;

第二是家庭,这就不用说了;

第三是关系,就是你要花时间去建立你的人脉,或者去维护你跟老朋友、老部下、老领导等的关系;

第四是健康,你可以用这个时间去做一些锻炼;

第五是娱乐,你也可以去放松自己的心情;

第六是旅行;

第七是个人发展;

第八是心灵发展;

第九是业余爱好或者是新技能;

第十是慈善或者是回馈社会;

第十一就是睡眠、恢复、放松;

第十二叫作其他。

那么什么意思呢?就是选择对自己更有帮助的事,选择自己更愿意、更应该把时间投入的那些事,把回收过来的时间做再投资。

04 职场人如何净化事业中的时间“毒素”

在讲完了整个时间净化的流程和工具之后,作者也针对职场人士给出了一个定制版的事业绩效篇,就是净化时间这件事,应用在事业发展的维度,我们应该怎么去做。

同样地,就像我们在最开始个人的净化时间,要先了解我们的为什么和我们的价值观,做一样的动作。那么在事业上面,我们要了解几个关键问题,包括我在自己的事业或者职业中具体做的是什么,为什么?我做得怎么样,为什么?我和谁一块儿做,为什么?是谁或者什么让我分心或者阻碍我前进,这是不是事业上的时间毒素?什么样的活动是我在我的事业或者职业当中绝对不想去做的,就是更进一步的时间毒素了。什么样的活动给我带来最高的时间回报和业绩增长,这些实际上就是当你回收过来时间,你应该投入的那些事。

接下来作者建议我们要做一个业务满意度评估。什么叫作业务满意度评估?就是现在跟你的事业、业务相关的这些重点事项,你做得怎么样,用这个来识别你更应该把时间花费在什么样的东西上面。所以作者也给了一个表格,这个表格只是一个示例,作者他在这列了销售、管理、领导力、运营等等一系列的事业发展的因素。

业务满意度评估表

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它有一个打分项,从1分到10分,1分最低,10分最高。针对每一项,我们给自己现在的状态做一个评估,那么我们就知道比如说我的销售已经做到9分了,那我再花时间做在销售上,我最多也只是把9分提高到10分;而我的管理可能只有3分,我团队没带好,所以很多的事都是我在做。那我虽然能把销售这件事做好,但是我花时间的边际效益会越来越低,这时候如果我花时间把管理从3分提高到7分,那我的效率会极大程度地提高。所以他是用这样的一张评估的表格,让我们来识别到底在哪些方面我们花的时间、所能够获得的回报已经是比较少了,在哪些方面我们可能还有比较大的空间是应该去花时间进行补充的。

工作跟我们日常当中会有所不同,我们日常当中可能就是会去判断这是不是时间毒素,或者我花这时间是不是值当的,如果不值当我就回收。那么在工作上面,可能有很多事情是不管你认为它的价值高还是低,工作职责所限,你是必须去做的,你是必须去完成的,必须花时间。

那这个时候怎么办呢?作者给了一个叫作事业时间净化的工作表。

事业时间净化表

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这个事业时间净化的工作表是这么玩的,第一步跟我们最开始的那个承诺一样,你要给自己一个承诺,就是在事业上和职业上获得什么,什么在事业上和职业上对于你来讲是更重要的。有的人可能认为升职是更重要的,有的人可能认为去做一个更关键的岗位是更重要的,有的人可能认为是快速地去到那个挣钱最多的级别是更重要的,有的可能会有不同的想法。所以一定要给自己设定一个尺子,因为你要用这个尺子去衡量,到底时间花在哪儿值,花在哪儿不值,这个尺子就叫作你的承诺。

那么第二步就是了解你现在是怎么样利用时间的,就要罗列出来你在工作当中花时间的活动,不管这个活动是跟工作相关的还是跟工作没有直接的关系。比如说你要花时间在路上,或者你要花时间去做很多准备工作,这些都要罗列出来。

那么第三步,就是找出时间毒素和确定可以回收的时间。那怎么做呢?问自己几个问题。

第一个问题:我应该继续这么做吗?就这事咱还干不干了,如果是这事咱还得干,那它就未必是一个时间毒素,否则它就是一个时间毒素。

第二个问题:我能改进它吗?就是这事必须得做,但这事又太耗时间、效率很低,那我能改进它吗,我能让它变得更高效吗?

第三个问题:我是否应该推迟做这件事?就这事我还得做,我可能也很难改进它,那咱能不能晚点做。有一些事可能推着推着就没了。

第四个问题:我应该委派、自动化或者外包这件事吗?在职场上有很多事情,其实你是可以找到更合适的人替你去做的,尤其是如果你是一个领导的话,有很多事务性的工作其实是可以交给下属去做的。

所以通过这四个问题,来识别我们每一个活动是不是时间毒素,该不该做,以及确定可以回收的时间和回收的方式。

那么接下来又一样了,我们可以计算在每一个活动当中我们可以收回的时间到底是多少,计算我们收回的总时间是多少,然后把这个总时间再去投入到更有价值的活动当中去。

这里面有一个备注,这个备注就是这个地方只填是或者否。但很多事情它不是简单的是或者否,比如说能不能改进它,可以改进,但是要跟领导去谈,或者要重新分配工作,或者要怎么样。类似这种你就写到备注里面去,去揭示在这个地方如果是“是”的话它意味着什么,或者它怎么去做给自己一个提示、一个提醒。

我还是要再强调一下,我们讲再多工具,分析再多理论,大家可能听起来再有帮助或者是再有启发,如果我们不去做的话两天就忘,三天就真的什么效果都没有了。所以真的强烈建议大家,如果听到这儿你觉得这些工具有所帮助,或者你至少是有意向、有想法,去想一想到底你的“为什么”是啥,就用这些工具,就用这些表格。它确实花不了多长时间,做这些事情绝对不会是时间毒素,它一定是可以让你更好地利用时间的一种方式。

四、为提高时间绩效做准备

接下来,作者又介绍了一些我们可以增强绩效的工具,我挑一些跟大家分享一下。

01 两种时间风格的人

首先,作者提到了两种时间风格。我们每一个人对待时间有不同的风格的,一种叫作时间守护者,一种叫作时间漫步者。时间守护者是特别严苛地遵守时间,他希望每一件事都是计划好的,然后严格地按照这个时间去发生,否则他就会很难受,很纠结,或者很痛苦。而另外一类人是时间漫步者,就是早一点晚一点问题不大,只要差得不是太多就可以。

这玩意是天生的,人就是在对待时间或者是对待确定性上,有这两种不同的风格,你虽然可以通过训练去改变他的行为,但是你没有办法改变他本身的倾向。

所以怎么去处理呢?就是我们要相互理解、相互尊重,要知道我们人与人是不同的。如果你是一个时间守护者而对方是一个时间漫步者,你可能要花更多的精力去管理对方,比如提醒对方不要迟到,这个事很重要,你要不厌其烦地去说,因为他可能从内心里面、从偏好上,不会像你对于时间的节点看得那么严格。而如果你知道自己是一个时间漫步者,而跟你合作的人当中肯定有一部分是时间守护者,你也应当出于尊重对方,去提前安排你的计划,然后更加注意是不是按照该到的时间点去完成相应的工作。但不管是哪一方,都应当保持灵活,同时也知道风格的不同可能会给我们带来合作的风险,要承担这个风险。

02 了解你自己,安排每一天

第二个工具或者原理是在正确的时间做正确的事。什么意思呢?就是人每一天都会大概经历三个阶段:

1.巅峰的时间段,就是你的头脑特别清楚,这个时候特别适合做决策、做分析;

2.平静的时间段,做一些事务性的工作,注意力要求比较低的,就脑子反正也不怎么转,就做这种固定工作还可以,但做不了需要费神的特别有创造性的工作,因为脑子不转;

3.恢复的阶段,这个阶段就是我们的精力水平会慢慢地从低谷恢复到巅峰,这个阶段比较适合做创造性的工作,头脑风暴等等,这些会加速刺激你恢复精力。

那人也分两种,一种叫作早鸟,就是睡得早起得也早;还有一种人就夜猫子,就睡得晚起得也晚。这两种人的比例大概是75%对25%,就75%的人是早鸟,睡得早起得早,25%的人是夜猫子,睡得晚起得晚。我是那25%,我认识的大部分人也是那25%。

还有两类理论上存在的人书里没有说,一种是睡得晚起得早的,这种人不是无奈就是神仙,也不是一般人能学得了的,但是确实是有人他本身不需要这么长的睡眠时间就能够恢复到相应的精力水平。还有一种人就是睡得早起得晚,如果你是这样的人,强烈建议你用刚才的那个标准来衡量一下,看一看睡眠这件事对你来讲是不是一个时间毒素,

所以因人而异,对于夜猫子而言,恢复阶段是在早上,平静阶段是在下午,巅峰阶段是在晚上。而早鸟他的巅峰阶段是在早上,平静阶段是在下午,恢复阶段是在晚上。我们就应该按照这个来规划我们的这个工作,让效率更高。

03 提高时间绩效的工具和技巧

1.艾森豪威尔矩阵

还有一个工具叫作艾森豪威尔矩阵,可能很多人都知道。就所有的事情按照重要度和紧急度分成四个矩阵——重要紧急,重要不紧急,不重要紧急,不重要不紧急。那么相对应地,你要做的事情就是重要且紧急的就去执行,重要不紧急的待定,不重要但是紧急的委派让别人去做,不重要又不紧急的别做了、直接删除。

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艾森豪威尔矩阵

2. 三件事法则

接下来的一个工具,作者介绍的叫作三件事法则。什么叫作三件事法则呢?就是怎么样我们能够把时间优先分配给最重要的事。所以他建议我们在每一天、每一周、每一个月、每一年开始的时候,都给自己定下来最重要的三件事是什么,然后就在前一天晚上、周末,或者是月末,去确定到底第二天、第二周、第二个月你的三大优先事项的时间保障,或者是时间分配。因为这三件事是最重要的,所以你要保障分配给它们的时间是能够让你完成它的,然后剩下的时间你再分配给其他的事。

3. 中断重置策略

进一步能够让我们去增强时间的效率第五个工具,作者介绍的叫作中断重置。我们在做一件事的时候非常讨厌的,或者非常常见的一个情况就是被打断,假如你正在埋头干活,旁边有人跟你说一句话,或者有人给你打电话,有的时候谈的那些事可能还不是立马就放下、就能解决的,还会占据你的思绪,就让自己没有办法保持全然临在的状态。

那这个时候怎么办呢?作者讲到三个步骤,就是识别、修复、重新投入。跟我们最开始讲的全然临在的那三个步骤其实是对应的,就是你要识别出来你已经走神了,你被打断了,然后你要修复,你要回到你原本正在做的那件事上,或者重新规划你要做的事的重要程度,那最后就是重新投入、重新恢复到全然临在的状态。

有一个小的技巧,就是我们大家可以设置若干个间隔一个小时的闹钟,就每一个小时响一次,闹钟响的时候你就固定地干一件事,就是审视自己是不是偏离了计划。就是你计划好今天要干的这些事,你现在在做的这个,或者过去一个小时在做的这个,是不是偏离了这个计划,如果是就马上拉回来,如果不是的话那你就继续。

4. 买时间

最后一个小工具或者小技巧叫作买时间。时间不够怎么办?我们现在其实有很多的方式是可以给自己买回一点时间的,比如说外卖,你省了做饭的时间,你把做饭的时间买了;网约车,你省了自己开车的时间,你省了打车等待的时间;网购,你省了出去购物逛街、比较的时间;还有办事、跑腿等等,这些都是可以让你更多地去回收自己时间的方式。

可能有人会问了,买时间要花成本的,没那么多钱怎么办?总有一些是你现在买得起的,你就先把那些买了,你买不起的等你买得起的时候再说。

我们最后来总结一下,这本书最大的不同,就是告诉我们时间是不能被管理的,能够被管理的是我们自己的行为。我们的价值观决定了我们把时间花在什么上面,但价值观的错位或者是模糊,使得很多时候时间并没有被花在最重要的地方。所以核心的管理时间,或者说净化时间的依据,就是要先清楚地认识到我们为什么要明晰价值观和目的,用这些东西去衡量我们现在时间的花费,去识别时间“毒素”。用这个时间净化工作表的工具,来找到可回收的时间,然后把回收到的时间再去投入到最符合价值观和目的的活动上,从而去最大化我们的时间绩效。

谢谢大家,如果大家觉得有所帮助,有所收获,也可以邀请好友一起来收听,谢谢

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