白宫官员确认，受疫情影响，原定6月在美国举行的七国集团峰会改为视频会议。除此之外，七国首脑还计划在4月和5月分别举行视频会议，商讨合作抗击新冠疫情。
来看看网友们的评论：
钉钉即将开展国际业务”
“用5G吗，我们给你安装”
“七国首脑准备倒时差见网友了”
“视频会议，又安全，又省钱。车船差旅，琐事繁多”
“建议征用腾讯会议”“我打十块钱的赌，用的视频会议软件是Zoom”
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会议延缓还是继续开是个问题
现在新冠疫情出现了全球性蔓延，目前已有159个国家出现确诊病例，其中有6个国家的病例数超过1万人。
在这样的背景下，G7峰会延缓举行还是继续开？
G7峰会，是由七国集团，即七个最发达的工业化国家（美英德法日加意）的国家元首或政府首脑就共同关心的重大问题进行磋商会晤的机制。
它对维护这些发达国家的利益起了重要作用，同时在客观上有助于探索全球化背景下的大国协作和全球治理机制。
G7峰会一年举办一次，会议地点一般选择在某一个成员国家。
如果峰会选择延缓举行，延缓到什么时候？会不会错过G7共同讨论抗击新冠疫情的机会窗口？会不对下一年的峰会有没有影响？
如果峰会选择继续举行，还是以前的面对面会议吗？有哪些风险需要考虑？有没有新的会议沟通方式可以替代？
答案很清楚：举办方选择采用视频会议的方法继续举办G7峰会。
那问题来了，如何保障G7视频峰会的会议效果？
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会议效果如何保障？
G7峰会改成视频会议，面临的挑战包括：
视频网络和设备。G7峰会不仅是7个国家元首的会晤，还包括一系列的政府首脑的会晤。
这些参会人员分布在不同的国家和城市，如何确保参与人员的视频网络顺利接入？会不会出现网络延迟？会不会出现操作不当？会不会出现设备故障？
甚至，会不会出现网络安全挑战？黑客入侵？信息安全遭遇麻烦？突发网络事件？
可见，保障G7峰会的视频网络和设备的安全运转，将是一个很重要的任务。因此，需要建立专门的组织和项目负责人，负责视频会议保障。
而且，这个组织还需要设立不同的工作组，从不同层面不同维度保障。比如：视频硬件，网络基础设施，视频软件系统，接入平台，安全保障设备，监控系统等等。
当然，网友们关心的是不是用钉钉，腾讯会议，还是Zoom，我们不得而知。
但是，很确定的是，视频网络和设备选择的标准是：能够保障视频会议流畅举行，并且具有极高的安全性和保密性。5G毫无疑问是选择项，至于软件系统，可能会采用军方的高保密系统。
参会人员的时差。G7成员国既有北美国家，也有欧洲国家，还有亚洲国家。时差相差达到12个小时，也就是黑白颠倒。
G7视频峰会肯定会面临一个挑战，在会议期间，有的成员国的参会人员需要晚上，甚至半夜参加视频会议。
这需要会议组织方充分讨论，创新方法，找出平衡的折中方案。
我在外资企业担任项目经理的时候，就出现这个问题，我们在北京，需要和加拿大的同事开会。我们的晚上九点，就是人家的早上九点。
所以，要么我们晚上，要么他们晚上。后来，我们采用轮流的方式，每周一次的项目例会，单数周选择中国的晚上，双数周选择加拿大的晚上。这样对双方相对公平些。
会议参与度。G7峰会有一系列的政府首脑会议，举办方计划在4月和5月分别举行视频会议。
如何保障这些视频会议的参与度也是一大挑战。参会人员会不会受到干扰？参会人员的参与会议的投入如何？参会人员的精力如何保障？如何确保会议的讨论是否深入？
G7峰会已经很多届了，肯定有很多的会议组织经验。比如：参与会议时需要遵守的规定和制度。
在面对面会晤的情况下，这些规定和制度是很好的保障。现在换成视频会议的形式，需要会议组织方认真谨慎思考，增加哪些规定帮助视频会议取得好的效果。同时，改变现有的一些会议规则，以便更好适应视频会议。
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对项目会议的启发
在项目中，项目负责人面临很多的会议。在疫情期间，如何组织好这些项目会议，是项目管理者必须认真思考的严肃话题。
我在上次的文章中，介绍了一个案例，就是如何组织“见不了面的关键项目评审会怎么开？”。
在那个案例中，我们建议了几个好的做法：
选择400语音平台和Webex文档共享平台。
组织会前会。
平台测试和保障。
会前提前评审。
会议安排考虑人的工作节奏。
详细内容，可以阅读这篇文章：疫情下，见不到面的关键项目评审会怎么开？
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作者：陈潺潺，PMP。专注项目管理实战培训11年，核心课程累计授课超过700天。曾担任爱立信/西门子/华为公司资深项目管理者，成功地带领跨国团队完成多个大型复杂国际项目。被爱立信公司授予“卓越管理奖”和“最佳质量奖”。更多精彩内容，关注公众号：项目管理爱好者社群（ID：pmfansgroup）