031 老板要的文件找不着？文件名起好就没烦恼
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袁春楠：脱胎换骨的人生整理术
袁春楠
音频正文：
亲爱的小伙伴们，大家好，你现在正在收听的是，袁春楠带来的，让你脱胎换骨的人生整理术。
最近，一位昵称是烟轻的同学留下了这样的感叹：我和老师一样的年龄，不过现在还在国企。前29年过得和老师惊人的相似，不过我又多浪费一个七年，现在还在重复老师29岁前的生活。目前是无房无车没成家。总觉得不离开这个工作，我将不会有其他的东西。经常的焦虑，彷徨，无助……还好，听到了这个音频。希望也能有像老师一样的改变。
我相信当一个人观念改变了，行为一定会随着变化，你一定会逐渐找到人生目标，坚持追求，每一天，改变都会在你身上发生。
如果你已经完成了上一讲中的电脑桌面整理，那么下一步就是要深入的整理电脑内部文件啦。电脑里文件的乱，是大部分人内心最大的痛，电脑文件整理对有些人来讲，听起来还很枯燥无趣。
问个小问题，不知道你有没有遇到这样的情况？你的老板突然站在你的工位前，让你马上提交一份文件，你却发现它怎么都找不到了，老板眼巴巴的等着，你冒着满头大汗，就是找不出来；或者是为了找到那份文件，不得不让在电话另一端的客户等上好几分钟，每一分钟都是度日如年一样。
如果你有过这样的经历，就会体会到，尽管平日里工作流程有条不紊，深受老板和客户的赞许，可就因为这个关键时刻的遭遇，让他们对你倍感失望。我们每一个人工作的核心意义都是为了协助团队或他人，如果有需要的信息总是找不到，这得浪费别人多少时间啊。
如果你点了点头表示认同，看看课程介绍里的一张电脑里的文件夹截图画面吧，如果觉得自己的电脑也是类似，那么这节课就是为你而准备的~
这张图是我在以前工作过的某公司截图下来的，当时，我被安排去整理这台电脑里的资料。我发现整理别人的电脑比起整理自己的电脑来，更是一件让人无比头疼的麻烦事儿，因为这台电脑前后5年，有5个人轮换使用过，每个人都任性的乱存资料，以至于到我手里已经变成支离破碎。。。不堪入目。
打开这台电脑，随便一个硬盘分区下随便一个文件夹里，都是一团触目惊心的景象。各种文件夹、压缩文件、安装文件、快捷方式、视频、音频、word、excel、ppt等等比比皆是，另外还有好些新建文本文档（1），新建文本文档（2）等等，说实话看上去非常杂乱无章，到想吐。而这只是电脑文件里的冰山一角。这种画面看多了，连食欲都没了，简直有减肥的神效！
然而现实情况是，这样的画面正是出现在很多人电脑中的。每天有用的、没用的资料随手一拽，觉得已经算完事了，可以下班回家休闲娱乐去。要知道，每一天你做整理是在积累，每一天搞的更乱也是在积累！等几个月，几年之后，就会出现文件混杂很难再整理出来的情况。不但看着心烦，工作效率也会被拖后腿，小伙伴们，整理要趁早呀。
所有人类的思想和行为，都受到2个因素的控制，那就是1、追求快乐的欲望，2逃避痛苦的动力。这两项因素主导了人类所有的决定和行为。
所以我们先忘掉电脑里文件乱，一点都不想整理的情况，想象一下，当别人问起份资料，你微笑着，从容地在电脑中打开十分有条理的文件系统，取出对应文件，快速给出答案。这一切只需要3分钟之内搞定，这么职业、专业、高效的瞬间，会多么让人印象深刻，令人羡慕呀。这一切你都会享受到，需要做的只是动动鼠标，把文件整理一番。
思想观念先变通了，我们再来总结一下，电脑文件会混乱的原因，往往是因为：
1、不分类：各类快捷方式、程序、图片、视频、文档、文件夹，不管三七二十揉到一起再说，管不了那么多。只关注眼前，不想面对未来。
2、命名无规则：文件名、文件夹一律没固定的命名规则，能给起名叫加个事件关键词就够对得起观众了，大部分文件名都是新建 文档1、2、3，起这样的名字以后，再怎么使劲找文件，也很难找到吧。想想，一公司上千人都叫张三李四，太难分清楚谁是谁了。
3、不删除：大量堆积的资料已经让硬盘频频亮红灯，没有空间，怎么迎接新文件进来呢。2、8原则又出场了，每一个电脑分区至少要留20%空间留白呀。
想要完成电脑文件的救赎吗？方法来了！
电脑文件救赎方法一、删删删
整理电脑文件第一要诀，就是精简数量。人生第一份工作，我做了不到2年。短短时间，我居然积少成多的储存了4个G几千个文件，还天真的认为换了工作以后，也会经常拿出来使用呢，一直死抱着不肯放手。结果，离职6年之后，打开电脑一看，那几千个文件还躺在那儿呢。这些文件我完全没有看过他们一眼，索性做了永久删除。工作中的文件尽量不乱删除是肯定的，但我们要知道，那些真正有价值的文件并不到总量的20%，如果超过2年以上还没有使用过，而且也不是要作为备份文件的，通常都可以删了。春楠一般会每周清理一次电脑碎片资料，用完之后的当天清理删除。
另外，如果平时你使用PPT较多的话，用一个小技巧能大大压缩文件所占的电脑空间，同时保持文件质量。先打开后缀是ppt的文件，只需要另存为成pptx文件，通常可以让文件在原有基础上缩小10%以上。
如果，你想把电脑中一些大号图片进行压缩的话，有三种办法。
1，单张图片需精修可以选用photoshop；
2、windows系统里，下载软件mini photo mini photo，通过它基本上30张照片在一秒钟左右就可以按照你想要的质量比例实现压缩，效率特高，极其推荐；
3，把图片批量传输入微信服务号：我的印象笔记，能自动将2M图片缩小到200k左右。接下来，再通过电脑版印象笔记软件进行照片的提取就完成了。
电脑文件救赎方法二、给硬盘分区
如果你是windows电脑，可以尝试分成4个区域，一个系统盘，一个应用软件盘，一个工作文件盘，一个私人文件盘；不建议大家放太多重要文件在“我的文档”中或者“桌面”上，因为这两个文件夹的位置在C盘，如果遇到系统崩溃，经常文件就找不回来了。
如果是mac电脑，不需要分区也OK。
电脑文件救赎方法三、给文件夹命名
科学地分类文件夹、规范化命名是管理电脑文件的关键所在。最终的目的是要实现便捷搜索、快速提取。建议电脑里的文件夹最多分3层，设置的层过多你会有种深陷文件海的赶脚，很不愿意把文件找出来用。很类似电脑《盗梦空间》里，一层梦套上一层的，整个人都晕菜了。文件夹的结构设计，要做到自己看的懂，而且别人一打开来也看得懂，即使一份工作没有别人参与，也要这么做，因为如果乱放过，两年你自己也可能看不懂放文件的逻辑结构了。
第一层文件夹是：项目
设置规则：用1位数字+4位汉字，通常4位汉字已经可以把一个项目核心精神描述清楚。在文字前面儿设数字，是为了当文件夹一旦新增到5个以上的时候，总按照使用频次、重要程度排个优先次序吧。这种1+4的格式，春楠已经使用了4年多啦，欢迎大家尝试哦。比如说：0临时文件、1手绘作品、2书法作品、3培训资料
特别提示，桌面之所以会放一个临时文件夹，是为了临时把当天收集到的不同主题碎片图片、文档等先有个地方能存放起来，这样就不用铺满电脑桌面显得特别混乱。临时文件夹绝对不是一个储藏箱，而是需要定期整理、使用和淘汰的。
第二层文件夹：年份
例：2016年、2017年
第三层文件夹：月份
例：5月、6月、7月
最后一层才是文件
电脑文件救赎方法四、给文件命名
设置规则推荐：
1、数字+主题+日期，举例：005 W49春楠静思 2016年12月05日.jpg
2、日期+项目+主题，举例：20140510-印象笔记课程大合影-袁春楠.jpg
3、日期+项目+主题+姓名+版本号：2016年12月07日 企业内训 北京移动课程方案 袁春楠 V1.0.doc
其实，我们需要做的只是像贴标签一样把每个文件贴上各类关键词，你贴的越多，将来查找的时候越容易。当然了，规则简单，也要养成把每一个文件都起上对应的名字的好习惯。如果每个文件有明确的命名方式，之后在寻找的时候当然很容易几秒钟内完成搜索。日常使用电子资料的过程中，但凡想图方便，不编辑好文件名就拖拽到桌面或某一个新建文件夹的，之后需要用再找的时候，可就费了劲了。既然知道了后期会浪费的时间更多，不如在接触每一个新文件时把他们编好身份，放在相应的硬盘分区、一级目录、子目录中去吧。
使用window电脑系统的话，最方便的文件搜索方法是ctril+F，用mac电脑系统的话，推荐直接点主页面右上角的放大镜，输入关键词，通常1秒钟就能检索出来。相比之下，春楠个人觉得mac电脑的速度是windows不能比的。
电脑文件救赎方法五、从头做起
建议当你进入一家新单位开始工作的第一天，或者拥有一台新电脑的第一天，就把手头接收到的各类历史数据及新数据都做一番梳理。完成整理文件的工作看似不会给企业或者个人带来直接效益，但能够在工作过程中大大提高你的工作效率，减少不必要的工作疲劳。
电脑文件救赎方法六、每次整理5分钟
如果你已经拖了很久都没有整理过文件，真的需要有点心理准备。整理文件的工作是十分耗费脑力的，除了强迫症相信没什么人真的特别情愿和开心的去做，如果真的动起手来，请确定一定以及肯定的，在一天中精力最充沛的早上或上午时段来推动这项工作，否则很难硬着头皮完成。
如果你整理文件的工作实在是难度太大，但好在还没有火烧眉毛的那么急着完成，有个实用的小方法。就是每天只要求你自己整理5分钟。不要看不上5分钟里能做到的成果哦，一天5分钟，一年就是1800分钟，也就是30小时呢，如果连续让你整理文件3小时估计已经要出人命了，从现在开始，每天从5分钟开始尝试吧。
附上学员Nina的电脑文件作业展示，整理前，她的电脑从文件夹虽然有分类，但是只有简单的一级文件夹，放眼看上去有20个左右，也不分层次和顺序，找资料会特别疲劳。整理后，分一级文件夹6个、二级文件夹7个，清晰可查，变化是相当的大呀。
电脑文件救赎方法七、关于文件备份
春楠并不建议把同样一份文件，复制备份到各个地方。通常春楠会每周一次，把项目历史文件归档到印象笔记中。如果是特别常用的为了安全起见，印象笔记和笔记本电脑都会各存储一份，这种文件占比不超过总体资料的20%，也会定期在印象笔记和电脑2个位置同步更新。
好了，今天的分享就到这里了，作业是，整理你的电脑文件夹和文件，发送整理前后对比照片，交作业的渠道有3个。1、发到微信学员群里、2、发到新浪微博 @春楠整理、3、加春楠的个人微信，发作业到你的微信朋友圈@袁春楠 要求照片清晰明亮，一次发送最少2张，一张整理前，一张整理后，春楠会优选有代表性的学员作业进行点评。
这节课我们一起学习了电脑文件的7个整理方法，从长远角度考虑，为了让未来的你工作更加便利，今天就行动起来，开始整理吧。
感谢你的聆听，我们下一节课再见，88喽。