流程效率低?这里有3个流程优化的必看建议!

谈到企业管理,永远离不开流程管理这一个话题,流程究竟是提高内部协作效率的灵丹妙药,还是造成企业内耗的元凶?

今天我们来聊聊关于流程管理几个值得思考的问题:

1.为什么企业需要流程?

简单来说,流程包含了先做什么后做什么的次序规范,也包含了什么时候需要找谁负责的责任规范。

每一件工作都是流程的一部分,是一个流程的节点,它的完成必须满足整个流程的时间要求,时间是整个流程中最重要的标准之一。

有流程可以保证过程和结果的标准,自然比无流程要好很多,同时把复杂的事情变得标准化,可复制性高,需要多人配合的时候流程价值和意义更大。

2.为什么很多人讨厌现有流程?

很多员工其实并不是讨厌流程,而是讨厌繁琐、复杂、低效的流程。

对于很多传统企业来说,都存在以下几个通病:

(1)行业环境变化与现有流程不适应。新的商业环境变化太快,我们还未来得及适应就已经发生了变化,原本建立好的并且行之有效的流程,很可能随着人员变动、业务变化等原因就变得不适用了,改起来也很麻烦。

(2)企业组织结构与现有流程不匹配。流程强调的是效率,而组织强调的是管控,如果一个组织过于强调管控,领导随意的一个决定便能左右流程的正常运行,这将严重影响流程效率的发挥,将导致流程缺氧而死亡。

(3)现有流程设计与实际执行力不相符。流程设计的重心应该是实际执行者,而不是流程编写者。否则,尽管纸上描述得头头是道,执行起来很“官僚”,脱离实际,流程也难以运行。

除了上述提到的几个观点,还有很多因素会加剧人们对现有流程的厌恶之情,但是一味的讨厌也毫无意义,怎样避免从引入流程管理开始逐步走向繁重的流程,这才是值得思考的问题。

3.如何做能把流程做好?

这个问题涉及的范畴太大了,没有办法用三言两语讲清楚,简单给出以下几点小建议供参考:

(1)学会对现有流程做减法

流程管理是一个不断提炼的过程,听上去像是一个不断做加法的过程,但其实流程也需要不断做减法,即持续地对现有流程进行优化,不断地适应企业发展带来的变化。

(2)学会针对不同对象设置不同的流程

对于有一定规模的公司来说,不可能一条流程走到底,流程的多样性非常重要。针对不同类型的时间和项目,采用不同的流程来管理,这样才能对症下药。

(3)学会对同一流程设置多条路径

相信你一定经历过,“事情很急,但是找不到某个人导致流程走不下去”的场景,这是由于一开始就把流程设计成单路径所导致的。因此一定要在关键的环节上提供多种选择来适应紧急情况的发生。

例如遇到重要公文需要紧急审批的场景,按照正常流程需要等公司各个领导进行审批后,流程才能继续往下执行,但往往重要公文具有时效性和紧迫性,经不起太长的等待。

      通过并行流程,同一份文件允许多条流程同时进行审批,且支持自定义并行聚合方式,遇到相对紧急的情况可设置部分关键决策人审批后流程即可往下进行,无需等待全部审批人通过,可节省50%以上的审批时间,工作效率将大大提高。

归根结底,流程管理的目的就是管理好整个流程,适当地利用一些管理工具,使流程的效率和作用得到提高,也未尝不是一个好办法。

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