生活中，不论是学校还是职场，各类大小会议真是层出不穷，在社会各类竞争如此激烈的当下，还有什么比大好时间被各类低效会议霸占更让人伤神的呢？准确说是伤身和焦虑！
我想你一定经历过那种长时间抵消会议之后那种身心俱疲的感觉，那是一种注意力和精力被消磨殆尽的感觉。今天，在经历了一天低效的会议之后，我想坐下来思考下高效会议的秘密。
上一篇已经分享过了Amazon利用备忘录来保证高效会议的例子，但是他不适用于很多情况，因此想探讨下传统会议模式下，可以有哪些改正。
在开始之前，我想先邀请你做一个训练，现在先在脑海里回忆下,你最近的一次会议：它是怎么样进行的？谁主持的？有谁参与了会议发言？持续了多久？会议效果如何？你有什么收获吗…
接下来是更为重要的一步，打开新的备忘录或者笔记本，假设你是会议的组织人，你会如何组织一场更高效的会议？
如果你写下了这个过程，再看后面的文章或许会更加有共鸣，当然，也可能你的思路比我更好。因为，最重点的是你的思考过程。
文章是站在会议策划人/组织者视角。
01
开会前，最重要的是首先明确为什么要开会？其次，要明白参与会议的不同人所扮演的角色。
开会应该是为了解决一个共同问题为出发点，那么非常重要的一点是事先通知会议目的。那些提倡与会人员即使对某个问题提出看法，进行头脑风暴是非常低效的，更合理的方式应该是开会时候针对问题对已经成行的想法各抒己见，按照问题的核心找出最佳解决方案。
而那些布置任务式的会议，是让人难受的，没有人喜欢被动接受，或许有时候确实只需要布置任务，那么最高效的方式应该是以邮件的方式准确传递，在邮件中，清晰的界定清楚责任人、责任范围、截止时间、任务实现途径、目标效果等等。
总之，我们应该是为了解决共同目标，清晰明确问题才召开会议，否则只会是低效而拖沓的。
02
会议需要一个优秀的主持人、引导者或者说组织者。会议组织者的主要任务是负责贯穿会议的主线保证讨论不跑题，及时调节会议的气氛，把握会议的进度，控制参会人员发言的时间长度，保证每位参会人员的参与。
会议主持人很大程度上决定了会议的质量和效率。会议策划人应该在会议开始时，清晰简练的介绍会议任务，问题清晰描述，会议议程以及会议目标等。在会议过程中，主持人应该做好相应的笔记，即时根据讨论的进程推进会议进程，做好承上启下的作用。在会议最后，把握好时间，预留好给自己总结的时间，总结会议成果，并在会议结束之后的最短时间内及时将会议内容以邮件的形式发送给与会相关人员，推进会议成果的进行或者安排好下一次的会议内容。
会议不仅仅是为了形式本身，因此会议结束之后的结果推进才是会议的核心。要格外重视。
特别说一句，如果能够将会议成果根据不同参与人员的权责，单独发送各自版本则是最佳了。总之，这些细节上，可以做的事情可以更多。（当然，很多时候会议主持和会议记录往往不是一个人，各自分工当然效果更佳了！）
因此，会议主持人应该是思维清晰、逻辑分明的。
03
高效会议还需要注意的：
1. 提前安排好会议室，不临时更改会议时间地点，确保设备完好无故障，准备好会议所需材料，这是会议组织者的基本素养；
2. 会议是严肃的，强调时间意识。任何会议召开都应该是严肃，专业的；（这里不包含例外的茶话会之类的）必须确保会议准时开始，按时结束（当然，提前更好，红线是绝不拖延时间）；
3. 认真倾听他人，保证正确他人的前提下才去反驳别人；
4. 会议时间不宜过长，20-30min最佳；
5. 避免“程式化会议”，都21世纪30年代了，还要搞形式主义那一套吗？
6. 会议过程一定是讨论具体的事情，当会议讨论跳脱到宏观层面泛泛而谈的时候，主持人要及时提醒；
7. 避免干扰，在《燃点》纪录片中，会发现当前很多互联网公司在开会时候有很多有趣的现象，桌子上摆满了零食等等，像是座谈会。我认为是不合适的，正如上面提到的，会议是严肃的，效率才是关键，座谈会大可以等高效会议之后尽情享受；
8. 高效会议，人人有责，不仅是对自己的时间负责，更是对团队所有人负责；
9. 会议务必避免外界干扰，包括手机铃声、它人闯入（可以借助智能工具，会议室外面显示屏）等等，还是归结到大家对于会议严肃性的认知，以及以往对于会议的重视程度；
10. 再次提醒，会议结果，以及结果分工一定要及时follow！会议一定是闭环的。另外，会议结果分工应该是细化，可衡量，具体的、可执行的！
11. 关于会议记录，还要提醒的一点是对于某一个项目的会议记录形成一个系统进行管理，比如邮件的规范、可追溯等等。
04
以上是会议组织方的事项，下文简单说下对于参会者，该注意些什么？
1. 提前了解会议内容，做好相应的准备。
2. 会议过程清空自己，全身心加入到会议中来，不专心的参与会议那为何浪费这个时间呢？
3. 对于结果及时推进和执行！
关于高效的会议是一门复杂的系统，需要在实践中不断的思考和改善，每个人参与会议的人都有责任共同推进会议更高效的改进，毕竟工作是自己的，时间也是自己的，珍惜时间，人人有责！
最后，推荐一本书《罗伯特议事规则》，据说当年孙中山先生非常膜拜本书，试图克隆此方法用于同盟会的开会原则。总之，希望能够给你带来更多启发。