广交会快到了，关于邀请函的一些问题

广交会又快到了，近很多群里的小伙伴都在讨论邀请函的问题，比如该不该给国外客户办理邀请函，该如何办理？给国外客户办理邀请函需要注意什么事情呢？又或者自己会有什么麻烦呢？我们一起看看网上整理出来的一些资料，或许对邀请函的认识更加清晰一些。

一、我们要知道我们所面临的麻烦是什么

1. 保证邀请函的真实性：发函者应当保证邀请函中所载的内容（如商业条款、价格、期限等）真实有效，并不得隐瞒重要信息哦。

2. 负责履行约定：发函者应当按照邀请函中约定的内容履行约定，不得违反约定，否则将承担经济和法律责任。

3. 保证被邀请人权利：发函者应当保证被邀请人的合法权利，并确保邀请函中的内容不违反法律，不侵犯他人合法权益。

依据《合同法》第九条的规定，发函者还有义务负责邀请函的效力确认，把邀请函约定的内容传达给被邀请人，防止产生不当的约定内容。同时，发函者还有义务负责检查邀请函签署人的身份，以确保邀请函的效力。

简而言之就是：供应商在为客人办理邀请函时，商务部门或贸促会会要求你出具担保函，担保邀请的客人在中国不会做违法犯罪的事情，意味着如果客户持公司邀请函在中国境内发生的任何不好的事情，都需要公司承担责任。邀请函在某种意义上也就是担保的意思。

二、邀请函的办理流程

1，需要向当地公安局出入境管理部门申请邀请函，邀请单位需要出具以下资料：邀请人的身份证明，工作单位证明，邀请内容以及被邀请人的姓名，背景资料，来访目的以及活动计划和行程日期等等，

2，英文邀请函原件，要求邀请单位负责人签字后加盖单位公章.

3，邀请单位出具担保函，担保函中注明：被邀请人在华期间有过任何违法行为有我公司负责“ 法人签字以及加盖公章。

4.在填写邀请函时，需要包括以下内容：被邀请人姓名、性别、出生年月日、护照号码、国籍、职业等基本信息，以及来华目的、行程安排和停留时间等详细信息。

5.在填写完毕后，邀请人需要将邀请函送至当地公安局出入境管理部门进行审核和签字盖章。6.被邀请人在持有有效签证或者居留许可的前提下，可携带邀请函向中国驻外使领馆提交签证申请，并按要求缴纳相应费用。

需要注意的是，不同类型的签证对于邀请函的要求可能会有所不同。因此，在具体办理过程中，建议大家仔细阅读相关规定并咨询当地公安局出入境管理部门或中国驻外使领馆相关工作人员，以确保顺利办理。部分摘抄出处：https://www.x315.cn

三、邀请函该如何书写

Invitation letter

Dear Sir or Madam, We're pelased to invite Mr XXX (Passort Number:K2656568 Expiry Date:XX day XX month XX year) to visit supplier in China from XX day XX month XX year to XX day XX month XX year for business cooperation.

Mr xxx's personal information is as follow:

Name as in Passport: xxx

Job title: CEO/Manager/

Passport #: xxxxx

Date of issue: 护照签发日期

Date of expire: 护照有效期

we here with kindly request the China Embassy and the Government officials to support this application by granting the required on-enter visa. We look forward to welcome Mr XXX in China.

Thank you very much!

Very truly yours;

Name:XXX

Job title: xxx

Company name: xxx Co.,Ltd

知道了大概的流程以及潜在的危险之后，我们就知道该不该同意给客户办理邀请函了。大概的判断可以从以下几个方面入手：

1.和客户的谈判进展程度，比如对产品的订单是否已经足够清晰明了，又或者对客户的自身情况，背景调查做的是否充分，

2.是否之前有合作过，合作的频率怎么样？合作的货值如何？

3.看领导的态度以及公司的实际情况。

有的客户可能之前没有和我们合作过，但是和其他公司做过，有的客户可能和我们合作过，但是合作的订单仅限于个人或者小批发商，有的时候可能你的领导并不想承担很大的责任和冒险，

所以要不要给客户办理邀请函，需要我们依据我们的现实的很多情况进行综合考虑后才能得出结论。

更多外贸干货知识，请关注微信公众号：外贸原力