如何开会

进入ThoughtWorks以后，我base在武汉，但隶属于Marketing,Marketing的成员又分布在不同的城市，但却负责全国的某一项工作。因此，每个人都需要通过会议和他人协作，会议不仅成为我了解公司、了解TWer在做什么的重要窗口，还是我和团队建立信任感 、展现自己观点的机会。

所以，如何开会，成为一件非常重要的事情。

不成功的会议特点：

①陷入某种争吵；②没有成果；③各种拖延；④沉默的大多数

什么是好的会议？

一、过程流畅

二、参会者都有普遍的、深度的参与感

三、能够达成共识并指导行动

一、如何让会议拥有流畅的过程

任何一场会议都分为三步：会前、会中、会后。分别来看：

会前需要做什么？

1.明确会议的主题、目的；

2.邀请参会人员，确定谁是利益相关者，并协同时间；

3.互通有无，事前准备，减少会议期间不必要的沟通，提高效率。

会中需要做什么？

1.介绍人员、主题、流程；

2.按照流程讨论事项；

3.达成分类结论：①达成一致的；②留有争议的；③下一步要做的

会后需要做什么？

1.完成会议记录；2.会议记录发给相关与会人员；3.跟进行动计划

会议常见的问题：

1.话题跑偏：①觉察；②判断。组织者要觉察到跑偏了，并判断什么时间把话题转回来

2.时间拖延：①预估会议日程的讨论用时，并按照计划提醒。②相对容易得出结论的议题前置，需要更多时间的议题后置

现在回想，刚进入TW后开会的时候，因为很想快速了解很多信息，我经常会问很多问题，引发一些讨论，钟源经常会在适当的时候把话题收回来，也会提醒还有多少时间。那个时候没有意识，现在才发现自己不自觉引发“话题跑偏”和“时间拖延”的情况。

二、组织者如何组织会议

作为会议的组织者，要让参会者都有普遍的、深度的参与感，以实现实质性讨论，使问题有实质进展，并明确下一步行动的计划，可以从几个角度看：

隐形的力量

开会的过程中，有很多隐形的力量，我们要尝试看到背后的东西。看似是在讨论问题，但是很多时候不可忽视的是人。首先，人与事是紧密相关，对事不对人是伪命题，人是无处不在的。关注参会人和这件事的长远或者历史关系，以及与他人的关系，决定他的积极性等等。

其次，不同的人在一起会形成不同的气场，识别气场，见机行事。尤其是观察平级之间的关系，比如A和B，A长期关注这个项目，B刚加入，A话语权就会重，这不是一件好事，作为组织者就要平衡。

好的组织者有三个角色：

1.引导者；2.观察者；3.捕捉者；   

·  作为引导者：

1.需要问一些根本的问题，比如“为什么讨论这个问题”、“为什么不换个方向” 。

2. 控制节奏：先合后开再合，比如在会中先总结讨论的一部分结论，然后再开基于总结讨论。或者适当的休息，让大家上个厕所，倒杯水。都有利于控制节奏。

·  作为观察者：以上帝的视角，客观了解全局的进展

·  作为捕捉着：不仅只看到议程，还要捕捉每个人的状态，比如一个人走神，是短暂还是对这件事有不同意见。

好的组织者促进人与人之间的深度交流互动！

重点：会前功课、会中介绍、会中讨论

会前，作为组织者要想在会议中促进每个人的深度交流和互动，会前尽量全面了解每个参会人，包括每个参会人的历史看法、职位、现有的意见、性格以及和会议议题的交集，尤其是对可能影响会议决策的人的了解，对于会议目标的实现是有价值的。这些信息的抓取，不一定是生硬的采访，但是作为组织者，脑子里要有这样的内容。

会中介绍，对于参会者的赞美非常重要，要让在场的人互相要留下好印象！

会议开始我们首先要做的都是参会者介绍，好的介绍，不但可以让被介绍的人感觉很好，还可以使参与人了解被介绍人与议题相关的背景。

那么什么是一个好的介绍？

首先赞美每一个人，但不是随便的赞美，而是要和此次会议相关背景的介绍。

其次，提到被介绍人相关的技能点和经验值。比如，这位是某某项目的负责人，做的非常…这样的介绍，对新人非常重要，可以提高参会者对新人观点的关注。

会中讨论，作为组织者要为每个人创造发言的机会！

在会议的讨论中，组织者可以通过下面的几种方法提高大家的参与感：

1.引用在场人的观点，让大家有参与感。

2.抛出问题，最好是开放性的问题。比如，大家觉得这件事的阻力是什么？

3.征求意见：a.征询特定人  b.提出开放性的问题，比如我有一个提议，大家看有什么意见。

4.邀请分享：观察不怎么说话的人，主动邀请分享，因为这样可能避免共识缺失，更有利于事情的落实，推动议题进行。

三、参与者如何更好的参与

了解自己的职责

我们难免被邀请参加一些跟自己工作不怎么相关的会议，面对这样的情况，我认为首先是要调整好心态，这里面有两个重点，第一，既然参加了就要对自己的时间负责。第二，作为参与者，都有义务提供贡献。

其次，是行动。认真对待每件事是一个职场人有素养的表现，所以，作为参与者，要提前了解会议的目标和参会人员情况，也要清楚自己作为什么身份参与，代表哪个部门的利益等等。

有效参与：从组织者的角度思考

虽然不是会议的组织者，但是，如果能从组织者的角度去思考问题，有很多好处：对自己，没有浪费自己的时间；对于会议，有利于更积极的贡献；对于职业发展，良好的表现可能有晋升的机会。

但要注意分寸，作为参与者可以从组织者的角度思考，从不同的角度提供崭新的观点，但不要替组织者做决定，不要越权，这样既可以有效投入，又不损害关系。

如何应对焦灼情绪和冲突？（爆发式情绪问题）

当在会议场合发生情绪性的冲突的时候，我们可以这样应对，先剥离情绪，再找出争论的细节，然后澄清争论背后的诉求，提供事实，再进行推进。面对这样的情况，通常仅仅剥离情绪不够，还有重视对方的情绪，用语言去安抚和理解，让对方感到关怀。比如，我理解你的想法，也感受到这个事儿对你很重要，但是......

最后，只要有更主动的心态，相信每个人都能开好一场会！

PS：这篇文章是对最近听过的一个讲座分享的总结，分享给大家，希望对大家有益。