项目管理中如何做好相关方(干系人)管理？

根据PMBOK管理方法论，项目相关方管理被划为项目十大知识领域之一，足以见相关方管理的重要性。每个项目都有有许多相关方，且随着项目管理方法和技术的运用在企业管理中越来越广泛，相关方已经从传统意义上的员工、供应商和股东扩展到涵盖各式群体，包括监管机构、游说团体、环保人士、金融组织、媒体，以及那些自认为是相关方的人员。

每个项目的相关方，会受到项目积极或消极影响，也会对项目施加积极或消极的影响，有些相关方（如决策层、甲方）甚至直接影响到项目交付的成功与否，所以项目经理要能够正确识别并尽可能地合理引导所有相关方参与，减少项目执行过程中的阻碍，获得相关方更多的正面支持，才能提高项目交付的成功性，不然，项目一旦出问题，背锅的一定是第一责任人：项目经理。

 

那么如何做好项目相关方管理呢？

根据PMBOK方法论，我们从以下过程进行：识别相关方——规划相关方参与——管理相关方参与——监督相关方参与。

一、 识别相关方

定期识别项目相关方，分析并记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目的潜在影响，将相关方建立分级关注。当然这个过程并不是一次性的，在项目发生重大变化或每个新阶段开始时都需要重新进行梳理，保证没有重要的相关方遗漏。

在首次展开相关方识别时，商业文件和收益管理计划是项目相关方信息的来源。我们以易趋商业论证模块为例，商业论证确定了项目目标，确定了项目影响的最初清单。比如收益预算中就可能初步看出从项目成果交付中获益的相关方，如图1中，收益来源涉及到软件采购，那么相关方就可能涉及到采购部门和IT部门。

 图1 易趋商业论证-收益预算视图

识别相关方常用的方法如：权力利益方格（见图2），基于相关方的职权级别（权力）、对项目成果的关心程度（利益）、对项目成功的影响能力或改变项目计划或执行的能力，每一方格都可用于对相关方进行分类，这种分类方式十分实用，适用于简单的相关方关系分析。

 图2 权力利益方格

当然还有影响方向分类法、相关方立方体、优先级排序等方法，具体可以根据项目实际情况进行使用。

二、 规划相关方参与

规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法，也就意味着要提供与相关方进行有效互动的计划，当然这也是需要定期进行调整的，一般常用的方法就是建立相关方参与度评估矩阵。如图3。

 图3 相关方参与度评估矩阵示意图

项目经理应该评估每个相关方（尤其是对项目有重大影响的相关方）当前与期望参与水平的差距，进而开展有效沟通进行有效引导。

三、 管理和监督相关方参与

在项目管理中，相关方的管理和监督工作是同步进行的，项目经理在其中要做到的就是全面、及时的沟通，为项目争取到及时准确的支持，降低不必要的风险。.

简单的项目对接比较简单，但越是大型项目或者企业级项目组合/项目集的干系人涉及的就会十分广泛，由内涉及到各业务部门、项目团队内多个成员，再到各级领导和决策层，由外涉及到各条业务线上的相关人员，要同步、沟通的信息杂乱繁多，且容易由于多次传达导致信息理解偏差，所以，在项目管理过程中，选择架构全面、流程规范化的项目管理工具极为重要。接下来我们选取易趋项目管理软件几个具有代表性的干系人管理模块进行示范说明。

1. 内部资源管理

易趋资源管理模块能够集中管理组织内所有成员，形成架构完整的资源池，每个资源又有自身信息数据库支撑，使得项目管理者能够做到知人善用，有效地分配和管理企业内部资源，避免资源浪费。

 图4 易趋团队管理-团队人员视图

内部除了团队成员以外，最重要的还是决策层的沟通，也就是所谓的“向上管理”，易趋里程碑计划针对管理层对项目状况进行重点把控，保障决策层对项目把控的颗粒度“拿捏到位”但又能了解到需要知道的项目进展情况，以便于项目经理申请支持。

2. 外部干系人管理

易趋还设有供应商/采购合同管理模块，客户/销售合同模块，外包人员管理模块，能够实现将企业外部的资源如供应商、客户、外包人员进行管理，将相关干系人纳入项目规范化管理流程之中，实现对供应商的严格把关、对销售状态的跟踪和对外包人员的高效管理。

 图5 易趋平台概览视图

四、流程规范化

干系人管理最重要的一点就是要规范化，流程规范、沟通内容规范，才能尽可能地避免信息传达产生偏差，影响项目进度。所以可以借助专业的项目管理软件可以实现沟通专业化，我们以易趋交付物评审流程为例，系统可以设置全面的评审要素供工作流中的各项干系人作为依据，还可以进行评论、问题提出，上传任务、日志等附件，评审流程科学全面。

五、总结

做好项目相关方管理，也是考验项目管理者能力的重要一项，除了有科学的沟通机制和高效的项目管理工具，项目经理要真正做好干系人管理，还需要不断提升自己的沟通软技能，发挥智慧与魅力，最后推进项目成功。