如何做好来访接待工作

北京市社会组织发展服务中心（简称：中心。运营方：北京协作者。）作为市级社会组织支持平台，是促进全市社会组织学习交流、互动参与的载体，平均每年接待各地各级政府部门领导干部、国际友人、高校及各类社会组织同仁等来访参观与考察交流50余次，中心工作得到了各方来访者的赞赏和肯定，同时，中心的运营经验还被海南省民政厅、湖南省民政厅、江西省民政厅和天津滨海新区民政局等地借鉴，引进到当地社会组织平台的建设工作中。

下面小编就结合中心的来访接待工作向大家分享如何做好此项工作的经验。

一、规范的接待流程

1、前期准备

在来访前，中心工作人员会向申请来访方确定来访人数、主要成员姓名、性别、职务、联系方式等信息，同时确认来访人员此次来访的计划，包括来访目的、来访时间、离开时间等。根据以上信息，中心工作人员会确认能否接待来访。如确认可以接待，则进一步与来访方商讨接待方案，并发送邮件让来访方确认，同时让相关同事做好接待准备。

2、接待当天

来访当天，中心工作人员会带领来访人员参观浏览中心的四大服务功能区域，向他们解说中心的整体职能和服务内容。针对来访人员的不同需求，中心还会安排不同的工作人员负责介绍。例如对平台运营感兴趣或者希望了解社会组织培育孵化工作的来访方，通常会由中心运营管理人员参与接待，以便更好地交流。

来访人员抵达中心参观交流时，中心会采用多种接待形式。根据来访方的期待和时间，以及准备阶段确定的接待方案，总结来访交流流程基本如下：先参观，然后观看宣传片，然后在会议室进行交流座谈。如果时间不充足，确保前两步，并在参观和观看宣传片的过程中适时交流，分享各自在组织发展中遇到的困惑或成功经验，互相学习。

3、来访结束后

中心邀请来访方对来访进行评估，来访人员会针对此次参观交流进行现场反馈，并填写北京市社会组织发展服务中心来访参观交流意见反馈表。通过收集这些反馈，中心可以积累经验，不断优化来访接待服务。

二、负责任的接待团队

中心工作人员需要根据接待方案有计划地筹备接待，及时跟进，以确保准备工作有序推进。来访前认真细致地做好准备工作，与来访人员积极沟通，明确对方来访目的及要求，提前策划好接待方案，认真准备解说词，做好车位预留、物资准备等工作。接待过程中相关工作人员按照接待方案各司其职，及时沟通，保障来访接待顺利开展。接待后需要复盘分析整个过程中存在的问题和有效经验，并将资料整理存档。后续也会视交流情况，将具有推广价值的内容整理成文章，并在中心公众号和网站进行推广。