五本书,提升你的职场书面沟通能力

书面沟通能力是职场必备的软实力。职场的白领们,每天有70%的时间用在书面沟通上,包括写电子邮件,工作报告,商业提案等等。要想平步青云,蒸蒸日上,不仅要会做,更得会写。

而在实际工作中,书面沟通却是很多职场人士的痛点,因为写材料绞尽脑汁、加班熬夜也是家常便饭。面对问题脑子一片空白,不知从何处下手开始写;辛辛苦苦做好的方案,老板却说“看不懂你说的是什么”;明明提供了数据图表,却被责骂没观点、重点不突出;……于是,一边埋怨着老板难伺候,一边又因为自己搞不定这些“文字游戏”而沮丧。

在职场中,一个小问题,如果不主动解决,也许拖着拖着最后会不了了之,但问题会积少成多,积小成大,前进的阻力也会增大;而真正优秀的人,会想办法主动解决它,问题少了,能力提升了。久而久之,两者差距越来越大。遇到困难就选择放弃的人,不仅仅放弃了难题,也放弃了更多的机会,放弃了更好的前途。

所以,如果你发现自己因为书面沟通问题常常“被批评”“被重做”“感到挫败”,那么也是时候行动起来了。

其实,提升书面沟通能力远比面对面沟通能力简单许多。通过文字,书面沟通可以让协作人可以更从容地表达自己的观点,不受时间空间限制,并且,书面沟通能帮助人梳理思路,传达信息的准确率也更高。如果觉得自己性格较内向,口才不够好,不够随机应变,那么一定要抓住你职场中的第二个展现自己的机会——书面沟通。

书面沟通主要分为三个步骤:想清楚,写清楚,让人看得清楚。对应需要提升的能力分别是思考能力、写作能力、商务文本制作能力。现代职场中,我们所见到的书面的东西,包括电子邮件、报告、信件、公告、微信群汇报等形式,都只是最终的呈现,而不是书面沟通的全部。如果没有前两步的逻辑思考能力和文案写作能力作为基础,单靠Word、Excel、PPT堆积文字和图表,不无法具备说服力的。

提升书面沟通能力,可以“见贤思齐”,向身边优秀的同事请教,也可以依靠网络的便捷进行搜索,但最系统、最靠谱的方式还是读书,这也是性价比最高的方式。请教同事,且不说是否存在竞争关系,书面沟通能力提升不是一蹴而就的,总是麻烦别人心里也过意不去;网络虽然发达,但信息碎片化,学到几个技巧但也只是皮毛,且可信度还有待考量。而如果能找到合适的书进行阅读、实践,提升的不仅仅是书面沟通能力,更在独立冷静的自学过程中培养了自信。

在此,我推荐5本近期阅读的相关书籍,分别对思考能力、写作能力、商务文本制作能力有不同的侧重,希望能帮助你提升书面沟通能力。

1.《精准表达 : 让你的方案在最短的时间内打动人心》

“不善表达”并不是你提交方案时张口结舌的原因,“根本不知道自己应该讲些什么”才是无法顺利表达的关键。

合理思考+准确传达=精准表达

这是日本畅销十余年的经典之作,是外企、咨询公司、管理公司的企业培训指定书籍。全书从逻辑思考能力、验证假说能力、会议设计能力、商务文本制作能力四个方向详尽地解说了解决问题的逻辑和技巧,旨在通过“精准表达”让方案在最短时间内打动人心。

本书的最大亮点是用一个贯穿全书的虚构故事做引,从而真实地展现了商务活动的氛围,具有极强的代入感和趣味性,就算是还不熟悉职场工作的新人,也能读得进去、读得懂;另外,每一章讲一段故事,再针对性地提出故事中的问题所在,并在此基础上解说,这样的设计也使得每个章节相对独立,可以选择优先阅读自己最想了解的部分。


2.《麦肯锡教我的写作武器 : 从逻辑思考到文案写作》

将没有意识到的思考方式意识化是提高逻辑表现力的重要方法;语言,是表现思考的素材,但同时也是思考的工具。

这是一本强调用逻辑写作的书。书中分为基础篇和实践篇,系统地介绍了诸多方法,包括区分信息种类的方法、金字塔原理、MECE(不重复不遗漏)、分辨问题类型的高杉法、SCQOR故事展开法等等。说服力强的文案必须是围绕逻辑展开的,而这些现成的方法和步骤会引导你进行更正确、清晰的逻辑思考。

这本书干货满满,信息量很大,如果有1年以上工作经历为基础,则能更好地理解其中方法的奥妙。书中后部分章节的内容会以前面章节的信息为支撑,所以建立顺序阅读,当然也可以读到不清楚内容时,再回到前面寻找答案。


3.《完全写作指南 : 从提笔就怕到什么都能写》

只要思路清晰、流程顺畅、有好的方法和习惯,写作并不是困难的事。

本书从写作的核心——写作思维入手,分析每一种实用写作的思维要点,以读者的角度反观写作的关键。作者将写作流程精心规划为六个步骤:“确定写作目标、深度了解读者、展开头脑风暴、组织结构、打初稿、修改”,这六步不是线性的,而是环形的,我们可以从环上的任何一步开始,可以沿转盘多次重复,直到作品满意为止。

全书总结了两百多个日常写作模板,囊括了工作、学习、个人生活方方面面,拿来就能直接用。这些模板占了全书的90%的篇幅,除了随拿随用的便利之外,作者更是把重要的模板都按照六个步骤进行分析,培养读者按流程写作的思维。不仅授人以鱼,而且授人以渔。

大家可以把这本书当做查询写作模板的工具书用,但建议一定要先详读写作步骤(前两章),这样,以后取用的时候,也明白其中的道理,对自己的能力也有所增益。


4.《一本小小的红色写作书》

写作能力出众的人,大多是掌握了一些固定的重要写作原则,并在写作的过程中反复不多使用。

这是一本小书,排版舒朗、干净,容易读。可别小看这薄薄的小本,它的头衔可不少:美国常春藤名校入学考试必备读物,美国著名考试培训机构Kaplan 20年经典读物,先后斩获“国际图书奖”“总统图书奖”等奖项……

本书从结构、风格、可读性三方面介绍了20条高效写作原则,放之四海皆准。结构板块5条原则帮你建立写作的全局观;风格板块16条原则可用于改稿,突破思维局限;可读性4条原则增强文章阅读体验。

除了通用性之外,书中在描述“使用主动语态”“多用动词少用名词”等原则时还采用了中英文结合解释,非常便于外企工作者或者需要使用英文书面沟通者的理解和使用。

5.《场书面沟通完全指南 : 顶尖咨询师教你的商务文本制作技巧(图解版)》

不用开口说一句话,传达每一个重点。

作者是一名资深咨询师,本书是他多年实战经验总结,帮助读者摆脱商务文本上的失误,在短时间内收获更大的效果。商务文本制作技能的提升需要大量经验累积,但运用正确的技巧,新人们用半年就熟练使用作者三年才掌握的技能。

本书总结了70个商务文本速成法,从“内容-->草稿-->定稿”,掌握Word、Excel、PPT的关键技巧,提升工作效率。良好的商务文本制作能力不仅有助于书面沟通效率,同时也是良好职业素养的体现。学完这本书,你简历中的“熟练使用Office办公软件”才算名副其实。




每一项软实力的提升,都是循序渐进的过程,阅读只能让你“知道”,实践才能让你“学会”。读书之后不付诸行动都等于白读。阅读带给你的是一张路线图,而实践才能让你真正抵达终点。

习惯决定性格,性格决定命运;

书面沟通习惯决定书面沟通性格,书面沟通性格决定职业命运。

行动起来,就是现在。

 

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