《内向者沟通圣经》的实践和应用

珍妮弗*康维勒的《内向者沟通圣经》为内向型性格的人如何在职场中突破自我、发挥优势、脱颖而出提供了一个非常好的指引和实践法则,那就是:4P法。

准备(Preparation)
展示(Presence)
推动(Push)
练习(Practice)

那么,4P法如何在职场中应用?书中针对演讲、领导下属、项目管理、管理上司、掌控会议议程和搭建人脉这六种典型的职场场景作了详细的描述。

场景一、演讲

1.准备(Preparation)

做好材料准备

1)记住你演讲的目的:为了通知、说服、激励?挖掘你想强调的三个演讲重点,不要给听众塞太多重点。并配上大量的例子。

2)给听众讲个故事-更亲切、更真诚、更接地气、更有人情味,更能打动和吸引观众产生共鸣。

怎么讲好故事?讲好故事需要遵照一个有效的模式。你想论证什么观点?在这个场景中发生了什么?将气味、图像和声音加进来,你就可以带领听众与你共同感受这个故事。

故事素材的积累:日常生活、工作中留心观察,随时把回忆和观察到的事情记录下来,随时准备好一个记录的本子。

大部分失败的沟通所缺乏的就是人情味。

3)不要对着幻灯片读内容,要让观众有参与感。

做好自我准备

1)利用内向者喜欢思考的特点,进入正确的思维模式,专注于当下,与听众打成一片是关键。

2)想象一个美好的场景:

演讲开始前,找一个轻松安静的地方,想象一种非凡的体验。首先,放松身体,消除紧张情绪。试着听一听手机或者播放器里的舒缓的音乐。然后想象自己正在会议室里进行演讲。想象听众热情的面孔、他们的微笑、提出的问题,以及你给出的令人信服的回答。你在想象中体验到的愉悦心情会持续一段时间,大脑已经被调整到平和积极的体验状态。

你也可以因人而异找到具体适合自己的缓解紧张情绪的方法,比如缓慢深呼吸、和别人说笑等。

3)保持精力充沛

  走一走或其他运动促进身体的血液循环和能量流动。一顿丰盛的早餐、充分休息、足够的能量补给等。

4)排练

  可以使用录像设备、大声练习等。练习,练习,再练习!

5)提前到达演讲现场

2.展示(Presence)-如何在舞台上做出最好的表现

1)与观众建立联系

爱德曼公关公司高级副总裁玛里琳·莫布利:

看着听众中的某一个人,因为其他人都会留意听你在对那个人说什么……因此当你讲到重要观点时,选择一名听众,与他对视,然后换一个人,接着再换一个人,以此类推。你会给予你对视的听众,以及其他所有在场的听众带来巨大的影响”。

2)让你的声音更富有磁性(感染力、穿透力)

      适当利用停顿,更能抓住听众的注意力,并且可以让观众有时间消化内容。

3)身体语言帮助你塑造形象

推荐营销研究员温蒂·凯尼:选择当天你想成为什么样的人,然后“套上那种人的模型”。

3.推动(Push)-提升你的技能

1)通过加入演讲者协会等认真提升你的技能。

2)多加一点创意,比如考虑把幻灯片上的内容换成图片、表格等?利用幽默点评、奇闻轶事等,抓住听众的注意力。

4.练习(Practice)-抓住一切机会练习演讲

邀请别人来观察你的演讲表现,一定要多问反馈意见。

练习很难,而且很不舒服,但这是提高能力的唯一途径。

关于演讲的4P法则

【小结:反正自己演讲的机会也不是很多,先看着吧,但是幻灯片辅助演讲、准备故事这些辅助演讲的手段,可能要先准备起来。】


场景二、领导下属-如何在组织里做一名成功的领导者

我一直觉得领导下属是一个异常艰难和复杂的课题,一是由于自己领导管理的实践经验有限,二是这确实是对每一家企业和组织来说都是很大的挑战,这也是为什么越来越多的企业/组织越来越重视领导力培养的重要原因。

那么我们作为一个个体,应该从哪些方面来努力,提升自己的领导能力?-还是从4p的角度来阐述。

关于展示,提几个关键点:
1.与另外一个人同在
2.真诚的态度和关心别人最棘手的问题
3.关键在于开启对话的方式:先从一个小话题开始,找到对方深有感触的兴趣点和关注点。注意不要问太多问题,且一定要认真倾听对方的回答。要有耐心。

1.准备(Preparation)

在成为领导者之前,问自己四个问题:

1)我是谁?-了解你自己:我在领导方面的优势和不足是什么?

珍妮弗*康维勒&比尔·康维勒(Bill Kahnweiler)在《打造你的 HR 形象:现代职场必胜法宝》(Shaping Your HR Role: Succeeding in Today’s Organizations)一书中提出的职场成功模式,包含六项重要指标,它们是经验、技能、特征、价值观、好恶和情商

【对比费罗迪《关键人才决策》一书中考察人才的六大维度:智商、经验、性格、情商、潜力、价值观 有异曲同工之妙。】

咨询管理学会顾问鲍勃·博尔顿在《计算机世界》的文章中写道:“一个领导者一定有追随者。如果某个人的专业造诣很高,其他人就会因为他的专业能力而追随他,而不是因为他能够站在讲台上发表演讲。”

清醒的自我认知有助于自己变得更加客观、理性、帮助自己发现盲点、委派任务及管理和指导团队完成任务,并适时寻求帮助。

2)我的团队是谁?-了解你的团队

可以通过MBTI、北森测评等职业性格测试了解你的每个下属的风格、技能组合、动力、风险承受能力和其他喜好,了解团队成员之间的细微差别可以更好地调动团队的积极性和发挥他们的潜力。

3)我可以如何激励团队?-提前准备你的激励方案

了解什么能激励你的员工?获得休息时间?获得真诚的尊重和包容?私交?金钱的奖励?成就感?……

管理顾问和作家马库斯·白金汉:“优秀的经理更清楚如何下象棋,而不是玩棋盘。他们了解每个棋子的走法,然后将这些行动融合到他们的奇袭计划中。”

4)周围的环境和未来趋势是什么?-提前看清大局

既要用到主管我们的分析、结构、预测条理的左脑,也要用到更为非结构化、实验性、创造性、远见性和缺乏条理性的右脑。

用左脑进行管理,用右脑进行领导。两个大脑半球既有差别,又有互补。

2.展示(Presence)-提升你的领导魅力,或让人印象深刻

1)学会委派任务

要懂得且舍得适时转交控制权,把任务委派出去,既解放了你的时间,也锻炼了下属的能力,让下属得到成长同时有助于培养你的领导魅力。

要把合适的任务委派给正确的人,这就需要了解当事人的能力水平,并且指导他完成任务。

2)带着协调倾听

真正的倾听需要更多的注意力,而不是时间。

蒂芬·柯维(Steven Covey):“先了解别人”。

你不是去进行销售或者证明你的论点的,而是去倾听。

深度倾听是优秀领导者特有的特征。

3)读懂对方的表情

微笑:自己主动展现友好形象。

让读懂别人的表情成为自己的一项优势。

参考书籍:
保罗·艾克曼(Paul Ekman):《解读情绪的密码》(Emotions Revealed)
马尔科姆·格拉德威尔(Malcolm Gladwell):《眨眼之间》(Blink)

3.推动(Push)-不断提升你自己的领导能力

1)充满自信地和下属沟通

用清晰直接、开放和坦诚的方式来要求你需要的东西。

通过观察那些在沟通上充满自信的领导者们,让自己自信起来。

2)多与员工交谈

面对面,真诚、认可,且除了项目进度更新,还可以包含:“你妈妈怎么样了”这样的谈话。在每一次谈话中,可以先充分准备这个下属的名字、对工作的反馈意见、具体问题、及你的新想法等。

3)直面冲突

正确地看待冲突(自然的、必要的、正常的)、甚至必要的时候制造团队冲突、建设性地管理冲突。

你面对和处理冲突的情况越多,你就越可能成为行业佼佼者。

4)更多地了解组织

【这个话题很有高度】

扩大你的专业领域,了解更多关于你的组织和行业的信息。

学会在你的团队的工作与组织的愿景之间建立联系。

紧跟潮流,你才能提出关于发展方向的建议,供上级领导者参考开拓。在这个知识经济时代,你要靠自己带来的想法创造价值。

形成高度的组织洞察力。在专业领域下功夫,并且承担组织中其他部门的临时性任务。这些都会帮助加深你对自身和组织之间联系的理解和洞察力,而且你还会获得更多可见性。这样一来,你就能够把更大的愿景传达给你的团队。

什么是对你的公司很重要的?节约成本?增加利润?最重要的利润空间是什么?有什么衡量成功的指标?是更高的注册人数,还是更多的拨款资金?

搞清楚对组织、对客户来说,什么是最关键的。

4.练习(Practice):建立自己的支持体系

管理和领导4P法

你可以聘请教练、招募导师、依赖经验丰富的团队成员,参加课堂培训和在线研讨等获取大量不同的有用观点和支持。

成为管理者是个人发展和职业发展的必需,走出舒适区,不要因为害怕付出或觉得自己性格内向而去逃避。


场景三、项目管理

在本章中,你除了能了解内向者可以如何做好项目管理,也能了解和体会项目管理和领导团队之间有何区别和联系。

项目管理不局限于正式工作环境中,可以是随时随地在非正式场合进行卓有成效的会谈。项目管理的核心是能够影响那些不主动向你汇报的人员,从而取得成果

项目管理是高于领导技能的管理。项目管理技能一般包括培养社交技能、领导技能、技术能力和商业头脑。

项目管理技能

1.准备(Preparation):项目经理必需的三项准备工作

1)对团队成员必要的指导

    鼓励、指导他做好准备工作、分析可能产生的结果、其他成员/客户的需求是什么、对方可能提出什么问题……

项目管理专业人士(PMP)亚历克斯·布朗认为:项目经理必须能够解决复杂的人员矛盾,识别团队成员们各自不同的工作技能和发展需求。

2)提升自己的信誉度

    必要时花时间在项目开始前、时和每位团队成员单独会面,告诉他们每个人参与会对项目产生怎样的影响(参与的好处、重要性、价值),充分了解团队成员的需求和关注点,明白哪些人需要高度(中度、低度)参与,哪些人需要采取怎样的说服方法,他们关注的根本问题是什么?对他们产生影响,同时获得不同部门的支持。

3)清晰传达自己的要求

  清晰地表达明确的期望、任务归属、检查节点、明确地列出角色和职责,告诉大家每项任务的准确完成时间,谁在什么时间之前要完成什么?最终目标是什么?如何衡量成果的实现?……

要注意书面沟通形式的使用,它比口头表达更清晰,能避免和减少误会、减少沟通成本等。

2.展示:项目经理需要在不同的场合和对象中切换沟通风格,在内向和外向的性格之间转换

1)征求团队成员的意见:人们需要感觉到自己的意见很重要。

2)针对信息内容选择恰当的交流方式:邮件、电话、Skype 和视频电话会议还是面对面交流、有选择地“停下来聊几句”……

    团队领导与成员之间内向和外向性格的搭配能产生惊人的成果。

3)团队领导者需要切换开关:用不同的方式管理、激励、分配不同的工作任务给不同性格的团队成员。

比如,对于外向的团队成员:限制报告数量、分配大的社交场合和聊天任务。或试着去欣赏外向者“大声说话”的优点。

性格内向在谈判过程和赢得团队成员与合作伙伴支持方面具有重要价值。

3.推动-内向型项目领导者如何和同事打成一片?

1)分享聚光灯

  称赞及感激你的团队,认可做出贡献的个人。

但要注意不同的成员可能喜欢不同的认可和回报方式:团队庆祝、在员工会议上特别的口头嘉奖、或给他的老板和团队的高级领导者发邮件表达赞扬等。

2)应对改变

项目处于一个商业条件不断变化的环境中,你一定要与团队成员和所有相关人员经常进行清晰的沟通。

主动与老板谈话,更了解公司的现状和未来的方向,以及你的部门将会受到什么影响。

3)欣赏幽默的价值:营造轻松、愉快的工作环境。娱乐感、幽默是组织的黏合剂。

如果一个团队经常爆发笑声,这个团队就会更能容许犯错和承担风险。大笑可以缓解紧张和焦虑,而且大家都知道大笑可以增强人体免疫能力。想一想你曾经待过的气氛紧张的工作环境,再对比一下那些更为轻松有趣的工作环境。

《301 种在工作中找乐子的方法》
《另外 301 种在工作中找乐子的方法》

4.练习(Practice)

平衡软技能和硬技能,加入项目管理协会等。

内向型项目经理4P法改善工作表现的各个步骤:

项目管理4P法

由此可见,项目管理比领导下属需要具备更广泛的能力,比如处理复杂人际关系的能力(对内和对外:协调不同人的矛盾,满足需求和发展,适应不同人员的风格)、商业思维、分配任务能力(把合适的工作安排在正确的人身上)、快速识别不同部门的人的工作能力,和复杂人员打交道的能力,要求更强的沟通能力、影响力(不仅影响团队成员、可能还要影响团队成员的老板支持你的工作)和灵活应变能力等,尤其对社交技能的要求极高。

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