如何写好工作周报?

最近听了师北辰老师课程,里面讲到:周报该如何写,下面总结一些其中的技巧。

工作日报、周报、月报要写的好,最基础的原则是要站在领导的角度去思考,而不仅仅是从自己的角度去出发,写这些汇报的时候,要注重如下几个要点:

1、要注重产出而不只是过程

在《给经理人的第一课》里边,安迪格鲁夫最重要的一个观点是:一个经理人的产出是他所管理和影响所及的部署工作的成效总和。北大光华学院陈春花教授曾讲过类似的一句话:你的绩效中70%不是取决于你自己的绩效,而是由你的老板的绩效决定的。所以,注重产出,并且与老板工作方向一致的产出就显得非常的重要。如果你是麦当劳一家门店的服务员,那你的产出就是你一天接待了多少客人,以及这一天的客人消费总额是多少?如果你是这家门店的店长,那你的产出就是这家门店接待的客人总和以及你的总营业额。显然店长的业绩就是这家门店所有人的业绩累加而成。

很多公司内部的工作方法会有一条就是“结果导向”“终局思维”,所谓结果导向背后的含义就是请告诉我你做成了什么?而不是你在努力做什么?请注重这两个侧重点的差异。

这个原则在开会这个原则其实和在开会做汇报的时候非常的类似:直接说结论,而不是工作的过程。 如果你是一名公关,你说你「本周沟通了10位记者,分别和他们聊的选题方向、版面分别是什么什么」,那不如直接写成:「确定了xx周刊记者的封面报道」。这个结果本身足够有震撼力,领导会知道你背后付出了很多的努力,ta也知道你非常敬业和职业,不浪费大家时间,只把最重要结果摆出来。

很多人写周报的时候拉拉杂杂写一大堆过程,和自己的努力付出,但就是避而不谈结果,这其实反映了自己心里没底和不自信:没有拿得出手的成绩。无功劳可谈,只好写苦劳。

没有产出的确令人羞愧,但在记周报的一开始,就养成写结论的习惯,可以倒逼自己有产出意识。

在写周报时,记得一开始先写上你做成的几件事分别有哪些。

2、站在老板的角度思考,以老板能理解的语言来写

彼得德鲁克在自已的两本管理学书籍里面都提到管理老板的理念,他是这么写的:

你要知道,你的老板也是人,他是个与众不同的个体,他有自已习惯的工作方法,作为下属,你应该 知道你的老板需要什么不需要什么。

在写周报之前,你要搞清楚有哪些人会读你的周报。

如果只面向领导,你可以直接写对团队成员的看法,每个人最近好的表现和不好 的表现,以及他们有什么有问题 ,你应该或者你准备如何改进他们;或者你可以向老板请教在团队管理上面,有什么可以分享经验。

如果你要给全团队人看的话,这么写就不合适了,周报里更适合写全团队的工作进展,存在的问题 以及如何去解决它。如果你对某个成员的有改进意见,更适合一对一的去谈,而不适合当着很多人的面去谈他的缺点和不足。

在周报里,你的产出要与公司的大目标保持一致,这样才可以形成一个联盟体一起往下走。

乔布斯的下属彼得卡特墨尔对付乔布斯就非常有一套,在《成为乔布斯》这本书里,曾经记录过他管理乔布斯的一个细节,他说,对付乔布斯很重要的一点,就是你要学会翻译他说的话,比如说,当他说这个东西简直是垃圾的时候,你不要害怕,他其实表达的意思是,你能不能给我讲一讲,你为什么要用这个方案,如果你说得有道理 ,乔布斯会听你的意见,那卡特墨尔这点上就做得非常好,比如有个小故事可以证明。

卡特墨尔在乔布斯收购皮克斯时,他跟乔布斯接触过很多次,他发现乔布斯有两个特点。一是乔布斯非常在意自已的时间的利用,尤其是那时他在管理皮克斯和NEXt两家公司,时间非常紧张。第二是乔布斯注意细节,说好听的是关注细节,就不好听点是什么自已都想插手去管。

那么针对这个发现,卡特墨尔在一开始做了个决定,首先他并没有让皮克斯搬家,离NEXT总部近一些,而是很长时间继续留在他们的小破办公室,他们每周一会开车一个半小时,穿越旧金山的金门大桥主动去给乔布斯汇报工作,这样乔布斯一方面节省了时间,一方面让他一直很清楚皮克斯做了什么,另一方面让乔布斯没有办法插手皮克斯日常非常细节的运营工作,这样他和搭档拉特萨可以自已说了算。因为你也知道,创意行业最怕的就是不懂行的老板瞎指挥。所以卡特墨尔这一招非常妙,而且这也是建立在对乔布斯性格的理解上。

卡特墨尔后来成了公认的管理专家,乔布斯在公司管理上也向卡特墨尔学到了很多。

3、如果可以的话,应该尽可能地坦诚直接公开透明。

一个组织要有活力的话,信息在内部一定要通畅。这也是为什么硅谷比较有活力的公司,在内部都倡导坦诚直接公开透明的沟通。

GOOGLE的文化就非常公开和透明,不管是员工还是CEO,你都可以在GOOGLE文档上浏览他的工作周报。拉里佩奇 OKR也是公开的, 每个人都可以看到拉里佩奇的年度目标,以及衡量他的年度目标是否可以达成的年度指标。

4、周报应该如何撰写,推荐用金字塔原理去写。

什么是金字塔原理,就是把最精化的内容在一开始就说出来,除了在发言中运用,在周报,或者项目总结,以及一些论述性的文章里都可以用到。也就是,一个中心论点可以有三个分论点,而每个分论点都可以有两到三条的论据去论述这些分论点。或者可以基于中心论点的情况下,用2W和1H的来阐述。所谓的2W就是What和Why,1H就是How,也就是为什么,发生了什么以及如何去做。

5、需要注意的其它要点,在周报可以考虑写一段摘要,让读者可以从简洁清晰的摘要中就了解报告的整体内容,而不用非要把报告全部读完。

执行摘要基本上都 是文字的索引,正文中的每个部分都可以在摘要中得到体现。除了文字你还可以结合图表和数据,所谓一图胜千言,有时候图片比文字更加直观,数据也是如此,如果有说服力的数据,你一定要把数据呈现出来。如果能在邮件正文里讲出来,一定尽量放在邮件正文里,这样读者就不需要打开附件就能阅读。

如果主要内容在附件,那就在邮件正文里写上简介,这样可以方便读者可以知道附件的主要内容是什么。如果公司有固定的模板,就用固定的模板写,虽然它可能并不是用金字塔原理组成的。同时你尽可能用简单清,并且用要点式的方法把它提炼出来,尽量用主谓宾结构,也就是主语加动词加宾语,少用形容词,尽量要少使用感 性或负面的词汇。

如果涉及目标,你需要在周报里,阐明你是否已经完成目标,以及你的阶段性进展是什么。

千万不要把周报流于形式,否则它是对你自已的不负责。可能有些公司你们中有些人会比较容易糊弄过去,归根结底,它是写给你自已的。

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