Excel之甘特图

Excel之 甘特图教程

什么是甘特图？

甘特图：又称为横道图、条状图。其通过条状图来显示项目、进度和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。简单来说，甘特图就是日程管理表。甘特图的横轴代表了时间，纵轴代表任务当前进度和计划的完成时间。甘特图的作用是把我们记录的数据的情况，用图形直观的进行展示出来。通过甘特图，我们可以一目了然的看出每个任务的执行情况，所以，甘特图也常常用来作为个人的时间管理工具。接下来我们来设置一个甘特图，和 1_Lina 一起管理好我们自己的时间。

第一步：准备符合要求的数据

• 记录手头里的任务情况，写下每一个任务的开始时间和它的计划天数。（为了区分出较大的区别，博主将开始日期修改为不同的时间，如果设置成相同的时间，初期甘特图效果不明显，建议大家使用不同的开始日期）

第二步：美化框线

• 点击“视图”菜单→取消勾选“网格线”→点击“任务数据”

• 点击“开始”菜单→点击“边框”→点击“其他边框”

选择其他边框，可以自由选择颜色。先选择中下框线，再选择上框线，选择较粗的其他颜色的线框加以区分。如下图所示：

第三步：绘制堆积条形图

• 点击“插入”菜单→点击“二维柱状图”→点击“条形柱状图”

然后会生成一张空表的表格，移动到合适的位置后如图所示：

• 单击右键→点击“选择数据”，弹出下面图表：

• 添加三个图例：课程名称、开始日期、天数。点击“添加”，出现如下图表：

具体操作如下：

1. 系列名称：选中”开始日期“单元格，系列值选择”开始日期“下面的所有内容，点击确定即可，生成初步条形图
2. 系列名称：选中”课程名称“单元格，系列值选择”课程名称“下面的所有内容，点击确定即可
3. 系列名称：选中”天数“单元格，系列值选择”天数“下面的所有内容，点击确定即可

注意：点击“添加”时，需要点击系列名称的上拉菜单即 “↑” （即“选择区域”）
再进行选择，最后再点击 “enter”键，否则可能由于操作不当出现错误。后面的所有的相同操作都是按照上述步骤执行即可

完成上述操作，一个初步的甘特图的效果就出来了。

但是需要注意到，y 轴表示的是7、6、5、4、3、2、1，而不是表示课程名称，这样并不直观，可以进一步设计。

• 点击图表→右键点击”选择数据“→”水平（分类）轴标签“中选择“编辑”

• 点击“下滑三角形”，选择”课程名称“下面所有内容

• 点击确定（或 enter 键），这样一个水平的堆积图就画好了

第四步：甘特图图形转换绘制

根据上面的操作，得到一张初看效果不错的甘特图，但是从图标中，很难看出每一个考试课程的进程，所以接下来需要做一下外观上的调整：留下灰色部分，即计划天数。具体操作步骤如下：

• 单击任意的蓝色进度条，选中所有的蓝色部分→右键，点击”设置数据系列格式“→点击”填充“，更改为”无填充“，让它呈现一个透明的状态。

另外，不少小伙伴发现，课程名称的排列顺序和填写的课程名称的顺序刚好是相反的，具体操作步骤如下：

• 点击堆积图上面的”课程名称“数据

• 点击”逆序类别“，则它们的顺序就会翻转

还有一个问题是：”课程名称“的左侧有大片空白区域，并且需要使课程名称从 2021年10月16号 开始。具体操作步骤如下：

• 选择图表上方的日期数据，设置其数据：设置”边界–>最小值“，对应的就是2021年9月1号，（需要说明的是：一个日期对应一个数字）。我们需要从 2021年10月16号 开始，就需要填入对应的数字，具体数字没有必要关心，直接写上2021/10/16 即可，Excel 会自动进行转化识别。另外还可以调整显示单元格的间距，调整”单位–>大“，具体大小根据具体情况而定。

第五步：使用误差线展示任务进度

借助误差线的功能，实现展示进度的效果，具体操作如下：

• 选中刚刚隐藏的一个数据区域（即“蓝色部分”），点击图片中的“➕”，并勾选“误差线”，点击误差线的下滑菜单（三角形），点击”更多选项“。

• 将方向中的”正负偏差“修改为”正偏差“，末端样式中”线端“修改为”无线端“；最重要的是设置误差量，点击”自定义“，点击”指定值“，只修改”正错误值“

图表中就会出现细长的线条，这些线条其实就表示我们已经完成了多少任务量。不过误差量在外观上还是一条细长的黑线，用来看进度还是不直观，因此切换到”填充“设置选项：

• 点击”实线“→颜色修改为”红色”→宽度“12磅”（根据具体情况而定）

第六步：绘制当前时间线_1

到这一步，甘特图的效果就已经出来了，剩下就是锦上添花了。例如：我们可以修改它的颜色。另外，我们可以给它添加一个日期走线，用来展示当前日期到哪里了，这样就可以知道有哪些任务是延期的，有哪些任务是马上要开始的。具体操作如下：

• 任意单一一个单元格，然后输入公式 =today( ) 用来获取当前的一个日期

• 选择甘特图，右键点击“选择数据”，新建一个系类，点击“添加”，在系列名称中直接输入“今日”（自定义添加），系列值暂时不做修改，直接点击确定。那么就可以看见一个新增的系列值了（红色方框所包含的内容）。

• 右键点击“更改系列图表类型”，点击“今日”，然后将它的样式修改为散点图

但是图表并未有任何显示，这是因为没有给点设置值。

• 右键选择甘特图的“选择数据”，再点击“今日”→点击“编辑”→点击“X 轴系列值”，点击刚刚生成的一个“今日”日期，然后点击确定就会出现一个时间点。这个时间点代表的其实就是12月9号的一个值，且这个时间点也可以进行设置。

• 设置纵坐标。右键–>设置坐标格式–>“边界”最大值设置为1

第七步：绘制当前时间线_2

今日线也是用误差线做的。

• 点击时间点，点击“➕”，勾选“误差线”。但是这里默认误差线是水平方向（X 轴方向）绘制的，而我们是需要竖直方向（Y 轴方向）上绘制日期线，具体操作如下：

• 点击“格式”菜单→左下角下拉框选中点击“系列“今日” Y 误差线”

• 点击误差线下滑菜单，点击“更多选项”，此时就是垂直方向（Y 轴方向）上了。然后我们给它末端样式设置为“无线端”，勾选“固定值”，并修改为“1”。

• 点击“线条”（蓝色区域），右键设置线条格式、箭头方式等参数

• 设置今日时间的标签，右键选中点，选择“添加数据标签”，默认出现一个“1”，点击并选中“1”，右键点击“设置数据标签格式”

• 选择标签包含的“单元格中的值”，选择当前日期( =today() 函数值 )。需要注意的是，取消勾选“ Y 值”和“显示引导线”，点击确定后，就可以看见当前日期的标签

同时，标签也可以拖动到合适的位置，例如最下方

因为有了时间线，那么就不需要显示时间点，具体操作如下：

• 点击时间点，在弹出的选项框中，设置线条和标记，线条设置成“无线条”，标记设置为“无填充”和“无线条”。

到这里，时间线会跟着每天时间的变化而变化，这样一张完整的甘特图就制作完成了，等上一天的时间后，观察自己的时间线是否发生了偏移，通过是否偏移来检测甘特图的效果。

下面是第二天的结果图：

我们观察到，今日时间线确实移动到2021/12/10号，说明我们的甘特图无误