疫情之下，在家开工
因为新型冠状病毒导致的疫情，大部分企业延迟开工，近2亿人开始了在家办公的状态。
隔离病毒，但人与人之间的联系不会因此而隔离，基于互联网和工具的不断进化，随之而来的是更加先进的办公模式的选择，远程协作已经成为不可避免的方式。
协作方式的约定
但在疫情面前，使用远程协作软件并非是最大的挑战，更重要的是员工管理与高效协作问题。需要注意一个非常容易忽视、但客观存在的重要环节，那便是——工作期间协作方式的约定。
何为协作方式的约定？即成员之间需要协商好彼此之间的协作方式，这不仅是在家办公的需要，更是协作沟通的必备环节。其具体表现为以下几方面：
1、工作时间
在家办工节省了通勤的时间，也具有了更加弹性的工作性质，但站在组织成员间的协作配合角度来说，应该有合理的固定时间加以规定。
因此，即使在家办公，也需要有一个上下班的时间规范，将“到岗”和“离岗”这个过程更加显性，才能体现出团队的密切配合。
2、任务安排
一个相对完善的任务信息包括以下6点要素：
1）任务指向的目的
2）任务描述和文档
3）任务要达成的结果
4）完成时限
5）成员构成，包括单一的明确负责人
6）任务优先级
3、需求响应
1）工作汇报响应
在家办公有一个最明显的阻力就在于同事之间对响应时间变得不确定，消息的等待回复时间也会增加焦虑感。
解决这个问题最重要的就是培养好沟通习惯，即明确好与上级或同事之间的互动响应要求。如：每日早上汇报今日目标，结束后汇报今日工作完成情况与进度。
2）工作需求响应
在工作中一个非常重要的点就在于需要明确需求指令，并交付可验收成果。这个环节在线上办公的过程中容易出现沟通不畅的问题，这时候就需要约定好怎么高效地沟通与协作。
举个例子，设计部门接到策划部关于展会的设计需求时，应该在1小时内回复任务收到，并询问排期、设计需求、主题风格等。
当然，响应不是越快越好，而是根据工作性质给出合理的缓冲时间。
4、检查监督
任何人都很难做到绝对的自律，而自律的本质是来自于“他律”，也就是说我们的自律度很大程度上来自对他人态度的顾及。所以监督检查可以简化为：定时向上级提交工作成果。
隔离疫情，但不隔离交流
在移动互联网时代，实时通讯和活动管理正在成为活动会议组织者的解决方案，在这样的特殊时期，每个举办活动会议的团队都必须学会在线上协作，在保证自身健康的同时，尽量降低疫情对公司的影响。
1、实时通讯 —— 高效交流（多款在线协作软件推荐）
（1）线上开会
◆推荐软件：腾讯会议
◆简介：会议无疑是工作中最重要的部分也是最依赖于面对面沟通的环节，在远程办公的环境下「腾讯会议」灵活高效、稳定流畅的特性可以很好地帮助会议。
◆操作：用微信或QQ登录，并邀请你好友中的同事参加会议，不用一一私聊。
◆福利：「腾讯会议」将从1月24日至疫情放空解除期间，面向所有用户免费开放300人不限时会议功能，助力远程会议。
（2）任务分配
◆推荐软件：Tower
◆简介：主要是以项目管理、任务管理协同为主的一款高效工作管理软件。
◆操作：直接在网页端在线添加任务栏，@与任务相关的同事，即可完成在线协作。和微信关联后，无需下载客户端，可以随时随地收到领导或同事发起的与你有关的任务讨论通知，并且可以直接在微信中查看和回复。
（3）快速记录
◆推荐软件：锤子便签
◆简介：简单、轻便，功能简单到没有事项清单的功能，插入图片与输出分享图片都十分美观。
◆场景：在周围没有电脑参加线上视频会议需记录时；在线下参加活动会议没有纸和笔时；在灵感和想法突然涌现时。
◆操作：打开「锤子便签」快速记录下重要内容，可以一键生成图片，也可以分享。甚至可以在开会时先记录，待回到家后，再进行梳理，并推进会议内容。
（4）在线文档
◆推荐软件：石墨文档
◆简介：石墨作为老牌的在线文档工具，设计比较简洁，功能齐全。石墨文档主要是权限设置功能比较丰富，可以向陌生人分享阅读和编辑权限，也可以设置密码访问，适合不同的需求和场景。
◆场景：适合目前在家办公写作时需要；适合在各地工作交流文档需要等。
◆福利：疫情期间，石墨文档个人版账户将会自动升级为远程办公版，免费使用。
2、活动管理，高度透明
上述介绍了最近在家办工期间以及未来举办会议活动过程中多方协作的软件后，我们需要探讨一下想要举办活动会议时的管理软件，工具如果使用得当，可以增强信息之间的高效传递。
（1）活动会议信息管理
►现状与问题：
一对一报名，过程繁琐，难以统计
人工档案管理，整理与审核流程复杂
►解决方法：
❶ 现代化的报名系统
活动会议组织者只需要在百格活动官网中发布活动，就会自动生成活动小程序和报名链接，参会者通过活动连接，选择对应的票种可直接参与报名。
❷ 手机端随时查阅
不仅可以管理会议信息，还可以将会议资料装进手机。
（2）活动会议日程管理
►现状与问题：
时间长、会场多，如何管理日程场地？
数千条会议日程，如何快速安排？
上千条会议日程安排，如何确保不冲突？
某项议程临时有变，如何快速调整修改？
►解决方法：
❶ 一键安排多个会议日程
百格活动的日程管理功能，可以实现一个小时内完成千条日程编排工作，大幅提高日程安排效率。主办方只需要将单条日程的时长、间隔及茶歇频次设置成固定模板，就可以在安排日程时一键套用模板，快速生成一整天的会议日程。
完成整体编排后，主办方还可以对单个日程进行内容和顺序的自由调整。
❷ 单个日程快速修改调整
通过百格活动安排好的会议日程，可以随时在线进行修改和调整。如需增加、删减或调整某个日程，主办方只需在后台进行添加、删除或拖拽即可完成相应的修改操作。
主办方不用担心整体的议程会被打乱，因为系统会自动调整相应的日程时间和安排，无需逐个重新调整。
此外，后台完成日程修改，前端展示页面也会实时完成修改更新。
（3）参会人员管理
►现状与问题：
人工签到与对应，人数过多导致会场拥挤混乱
效率低、速度慢
►解决方法：
❶ 电子化签到
参会人员可以实现电子化签到，百格活动拥有多种签到方式可供选择。参会者只需要携有报名成功时发放的参会二维码，即可进行签到，一人一码，实现了人员的准确度。
❷ 胸卡实时打印
胸卡作为参会的凭证，具有唯一性。在百格活动后台，结合在线注册报名系统、电子签到系统、胸卡的功能和展现方式也呈现出多元化，并能实现一卡多用。
（4）动会议数据管理
►现状与问题：
需要一一进行核对参会人员与报名人员
数据渠道和种类较多难以筛选
做不同纬度的数据表，进行分析
数据较多时，人工计算容易出现误差
►解决方法：
❶ 数据管理全面
在百格活动管理系统中，可以实时更新9大数据指标，不仅可以帮助主办方进行会后数据分析，还可以及时跟进会议的报名、签到状况，在数据异常时进行调查并实施调整。
❷ 图示管理清晰
用图形的方式来显示数据分布，是一种十分形象且直观的方式。在百格活动后台选择合适的数据图示，不仅可以方便调查者自己处理和分析数据，还可以更好地向他人展示数据。
线上线下齐心，共创未来
疫情期间，可视化的活动流程与界面管理，不仅为员工带来了工作高效与透明，与此同时这也是一个警示，可以促使活动会议组织者深入思考，在5G时代来临，可提前做好电子化、智能化、全流程化的线上活动管理，以应对未来时代的挑战。
“我们之所以赞颂勇气，是因为我们人类总是在明知风险的时候，仍然选择做我们该做的事。”
正如科普视频博主「回形针PaperClip」在「新型冠状肺炎科普」视频中所说：“人类的赞歌是勇气的赞歌，赞美所有还在认真工作的人们！”
愿春暖花开时
每个人都能健康地摘下口罩
来一次心与心、面对面的交流