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【2021.7.6职场系列篇】跨部门协作沟通技巧

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【一】收获新知

当其他部门同事不配合我们工作时，要怎么去协调跟应对这种拖延的情况，以提高沟通效率

一、首先需要我们做的是搞清楚部门间沟通的职责逻辑

1、沟通的确立在组织

在企业应建立部门间必须要有的支持沟通、协调配合工作的职能责任，而这项责任的带动者首在部门负责人。有了这样的工作配合、沟通的义务与责任，就有了部门间工作内容进行配合与沟通的义务与行使权责

2、沟通的进行在部门

在企业建立有配合责任、沟通权利的机制后，对于部门间承接的业务执行与沟通就自然需要工作的执行人去自行沟通。在企业的工作管理的相关规章制度中，我们必须要对工作的流程、脉络中的联系、沟通、配合作出相关的规定，明确责任与义务。如果对方不配合，就可以有制度管理方面的处理与说法了

二、其次在有制度规章来明确对方有配合你工作的责任与义务的同时，如何让同事更配合你的工作，需要在沟通的时候恰当地使用公司制度以及以下相关的沟通技巧

首先是形成沟通执行的机制与平台

在很多企业都是将会议作为主要的沟通场合，而且也更为正式，更具有规则性、强制性
比如，1、公司确定的每周工作质量会，以工作的进度、质量、存在问题进行统一的沟通汇报，现场进行协调、解决，明确责任到部门与个人2、用PDCA循环的工作管理工具，每场会议的组织应按会议管理要求，形成会议结果与纪要，并监督执行。在下一次的会议上进行通报，并作出下个工作循环3、为整合各部门工作，一般辅以绩效管理手段来督促各部门对工作的按计划落实：既要照顾各自的工作目标，也要实现组织整体利益最大化，只有将目标、绩效与薪酬相连，各部门才会更为主动执行沟通协作，配合推进工作

其次，配合执行有制度也要有监督
在配合协调的工作上，除了要因为业务链接关系而要形成须尽的职责外，还需要对沟通协调后的工作进度形成监督检查、整改与激励机制。比如：建议企业形成数据或资料提交机制。对于激励的按期与否形成奖惩机制。至于激励与处罚是积分还是其他什么，则是需要依据其现实需求来拟定，否则可能就真的只有整天追在别人在屁股后面去催去做了

最后，沟通的有效性与个人的沟通能力相关
无论再好的制度与流程，我们都会发现执行起来依然有很多问题。这就是人的特性或者说劣根性。因此，会有很多这样的现象：我为什么一定要配合？我配合，但我慢点行不？我先将自己的工作完成了，再做你的可以不？我没时间做行不行？我都不了解，我为什么要做？我做不来，自然我不做？我不是你们部门的，我为什么要做？
其实有时并不怪他们不配合，只能是我们做得不够好。要知道只是配合的责任，往往就不是主要责任。不是主要责任，就会形成问题不是很严重的意识。

因此，要想让别人配合你的工作，你自己需要做好以下六点内容：

1、将要对方配合的事情搞清楚，可以用5W1H的逻辑来思考：“我希望对方帮我做什么事?他应该怎样做？做成什么样的结果？他会要求我做什么?如果对方不同意我提出来的做法，有没有其它选择方案?如果对方真的没有做，自己会有什么后果?对方又会有什么后果?”
2、将事情的因果逻辑责任搞清楚，在沟通时要有说服力。这时你需要思考：“我为什么需要他配合，他要配合哪些工作？我们双方在这项工作中的责任和义务是什么？是否有规章制度、会议纪要、领导要求指示需要对方的配合？”一次性、把事情的起因、发展、遇到的障碍、需要对方协助解决的问题，用最简单的话，有条理地阐述清楚不要让对方在在帮你的这件事上面，耗费了很大的精力和时间成本
3、要将配合的事情做得人性化，要有利他之心。每个人都会有自己的工作和责任。而如果做你这事既不关对方的事，对他也没有好处，他为什么要做呢？所以我们要在事情中找出对他有利的点，以此来切入沟通。要想找到利他的点，我们要去了解对方的职位、性格、过往，部门情况等等。同时，还要制定出一个对方容易配合跟落实的方案。我们在考虑工作执行方案的时候，一般要考虑对方的工作实际，从对方工作的安排、时间要求、劳心劳力等方面出发，也要考虑到事成之后，是否可以在报告中体现对方的工作成效
4、在沟通中一定要注意痕迹管理，讲究证据链。有些人属于那种自己没做好， 但会倒打一耙的人。因此，我们在沟通时尽量要做到在口头+书面的沟通，注意证据的留存，避免背锅
5、沟通时尽量不麻烦领导。领导是与其他部门进行联络沟通的发起人，也是决策人。但一定要谨记：领导是管理者，是我们的靠山，但决不是我们的助手
6、要明白沟通这件事，还是人熟好办事。人与人之间都是要讲究一个信任的问题，因此我们平时要多跟同事走动走动，特别是跟自己工作有关联的部门人员，而不是有任务了才想到去找别人

【二】新旧迭代

1、跨部门的协作大都是属于企业组织业务的脉络与流程所确定的业务承接关系。而是否配合、怎样配合往往与制度规定与个人之间的良好沟通有关。因此，在企业做好协作机制与沟通平台的基础上，我们一定要做好个人之间的沟通，要有利他之心，才能让对方愿意为你尽力
2、看似简单的跨部门沟通协作却道出来我们团队管理的本质：通过团队去拿结果，管理本来就是管人和理事，也就是说在团队当中有类似“跨部门协作沟通不配合”这样的问题那是因为我们团队的管理效率不高而导致的；所以这个时候团队管理者如何提高管理效率才是工作问题的本质和核心抓手
3、作为团队管理者，我们应从练团队、搭班子、职业素养、工作习惯、定目标、追过程、拿结果、建文化方面逐一向内解决团队内部工作效率提升问题

【三】自我践行

将以上好的沟通技巧方式方法在日常工作中言传身教，传递和教给更多需要这样工作技巧的职场人