壹姐说 : 如何促成高效会议－－管理者的必备能力

本月工作会议结束后，我看到会议记录人员的纪要，甚是尴尬。

会议记录中，有10多条建议是部门负责人提出的。可以看出各部门很用心，也很讲究措辞，委婉地向上下游部门提出了需求及建议。这些建议也仅仅是建议，却没有看到对应部门，或者相关领导给予的反馈意见。若按照这样的纪录进行下发，会议的很多事项将是议而未决。

于是，我令会议记录人员对建议的回应情况进行了会后落实，前后经历了1.5个工作日才把建议事项落实到可追溯、可落地的阶段，会议纪要才得以下发。

我个人认为，一次有效的会议，定是能够发现问题、直面问题、经历讨论、形成解决方案的过程。这样的会议，才是对参会者、对公司（组织）负责。

我大概统计了一下因本次会议投入的时间与精力，总计15小时（3小时会议时间＋12小时会议不明事项的沟通协调时间），这样的会议对每一位参会人员都是一种煎熬，也是公司的一种严重內耗。

会议，到底要不要开，如何开？

在现代企业组织中，举行和参加会议，是工作的重要内容。会议，是推进、协调、安排工作的重要方式，对完成工作目标发挥着重要的作用。做一个会开会的管理者，能够让你不被琐事缠身，而且历练个人洞察能力。

为什么呢？

会议具有三个基本功能。

（1）会议是实施管理的重要手段，管理人员可以通过会议了解情况，掌握信息，研究决策，布置任务；

（2）会议是集体决定重大问题的不可或缺的形式；

（3）会议是统一思想，协调关系的重要方式。

会议能产生三个重要作用。

（1）与会者在进行意见交流之后，会统一思想，形成共同见解和行动准则；

（2）会议能体现与会者的民主权利，提高与会者参与、开展工作的自觉性和责任感；

（3）会议还产生了一种约束力，凡是形成会议决定的问题，个人都应该服从。

为什么会议开起来，总是收不到预期的效果？

要有效发挥会议的基本功能和重要作用是有前提条件的。

（1）会议要有明确的议题。会议议题不明确，与会者就不会有明确的意见，也就不会形成明确的决议，从而也不可能解决什么问题，沟通协调的目标就无从谈起。而且，只有明确了会议的中心议题，才能确定会议的性质、类型、规模、程序、时间、地点、人员，并对会议做好准备。（此项已经再三强调）

（2）会前要有充分的准备。会前要让大家都知道要讨论什么问题，解决什么问题，事先通知参加会议的人员，让他们有较充分的时间考虑议题，准备意见，草拟好各种相关的文件。（会议缺席更是要不得）

（3）会议要紧紧围绕中心。要做到讨论紧紧围绕中心，与会者发言不能离开中心议题，离开了中心议题，就演变成东拉西扯，最终毫无结果。（没有结果的会议都是内耗与缺乏自省）

把握以上相关因素，使会议取得应有的效果，就能发挥会议独特的沟通协调作用。

会议的效率直接体现了组织能力。

对于一个集体而言，建立一种能使员工为实现集体目标而在一起最佳工作并履行职责的正式体制，即组织结构，是实现目标的重要保证。

因此，如何建立组织体系，并规定体系中每个人的活动和相应的责任以及各项活动的关联规则将直接影响集体的行动效率和效果。建立科学、高效、合理分工、职责明确、制度健全的组织体系，是对领导能力的考验与挑战。

对于一个人来说，组织能力是指为了有效地实现目标，灵活地运用各种方法，把各种力量合理地组织和有效地协调起来的能力。包括协调关系的能力和善于用人的能力等等。组织能力是一个人的知识、素质等基础条件的外在综合的表现。

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