轻松管理文件档案

纸质文件

要想轻松管理文件档案，就要尽量文档电子化，还要管理好文件服务器。

一、为什么要使用文件服务器

1、便于文件共享

即便是电子文件如果没有有效组织起来，共享、调阅也不方便，找文件必须先找人，因为某类文件只在某个特定工作人员个人的文件柜或电脑内整齐有序的存放。

2、提高文件存储的安全性

个人电脑使用方便，但可靠性相对较低，员工个人电脑一旦出问题某类资料也就全部灭失；若定期归档文件服务器，不仅多了一份文件拷贝，文件服务器的存储器较个人电脑做了增强，可靠性相对提高了不止一个层次。

3、可对文件查阅权限进行管理

二、如何让文件服务器工作起来

文件服务器是古老的计算机功能，但还是有很多朋友即便是购买了昂贵的服务器和档案管理系统也未用得很顺手，其实只要注意以下几点，应该就没问题了。

1、选用简单适用的软硬件

所谓文件服务器最简单的可以就是一台安装了操作系统的电脑，因为操作系统的基本功能就是管理文件。专用的文件服务器由于功能专一且不复杂，CPU速度可以远低于主流服务器，这样可降低功耗、避免性能浪费，提高经济性;而硬盘存储器的功能则得以加强，通常采用多块硬盘组成磁盘阵列，提高存储可靠性和读写速度;操作系统定制简化，平时操作如本地存放文件，管理设置像家用电器一样容易操作，基本免于维护。

方便使用的文件服务器

2、对内制定归档要求

（1）设定归档时间

每个工作岗位的工作结果往往是某种特定文件，如报表、报告，可以按工作成果交付物设定归档时间(一般都是定稿、结案后)。条件允许的话可设定定期自动提醒相关工作人员归档，作为领导或同事发现文件缺失也可提醒相关人员及时归档。

（2）指定文件格式

对归档文件的格式可以进行相应规定，以利于统一、规范，比如指定扫描文件存储格式为PDF，甚至进一步可指定分辨率，适中的分辨率可节约存储空间。

（3）规范文件名和查询索引

建议文件名不必是很长的文字描述，因为这样文件名称容易显得凌乱没有规范，搜索文件时也不靠看文件名，建议有的文件可用编号为文件名，比如合同，但前提是可以方便查询编号对应的信息，比如在ERP系统或电子表格中的合同清单，像合同清单这样的索引型文件的格式和存放位置也应该一并规定。定期文件可以简单文字加日期作为文件名同时以年月为文件夹名，例如“财务报表202004”。

3、对外约定递交物含电子版

对于外部提供服务的单位，比如审价、审计、评估等单位可以事先约定所提交报告除纸质外，必须有PDF扫描件一份，因为在文件未装订前扫描更方便。

4、分配文件操作权限

计算机对文件的基础操作有三种方式：读取、写入、执行，Windows操作系统或Linux操作系统上通过某些组合动作或某些软件还可以将“删除”等功能独立出来，提交到文件服务器的文件不经特别权限应该不可随意删除。将各种用户角色与各类文件的相应操作权限对应就是设置文件服务器的主要工作。

建立有序的文件系统后工作会轻快不少，笔者的企业使用文件服务器一年多，现在查询已归档资料只要随时点几下鼠标即可，而以前往往要让同事查找文件，找到后有时用电子邮件发来，有时甚至打印、复印送来。投入不大(人民币数千元，价格亦如家用电器)，相较以往大部分常规文件的查阅效率显著提高，有条件的读者也可以试试。