职场人士效率提升指南

如何提高职场人士工作学习效率,最主要的就是要学会如何学习以及如何进行自我管理,秉持严肃、耐心、永不妥协的理念,分享一些不错的思维方法以及自己在践行的有效工具。

提高时间投资效率

ROI,中文叫投资回报率,是企业财务中广泛使用的一个概念,用来衡量企业财务投资回报的大小;相当于说,你给一家公司投资了100万元,你今年赚了多少?你的财务收益是多少?

用这种经济学思维,迁移到个人时间的投入和产出上面,就得到了「时间ROI」。

同样投入1小时的时间精力,将来的回报或收益是非常不同的;自我管理要做的,就是像管理公司一样,管理自己时间精力的投入与回报,提高人生的回报和产出。改变自己,就是要用最小的投入获得最高的改变回报。

第一,做什么事。一个指标,时间毛利率。还记得乔布斯怎么穿衣服的吗?简单的体恤衫,减少选择,将主要的时间和精力放在重要的产品打磨上面,做「对的事情」,远远比「做对事情」更重要。

第二,做事方式。一个指标,时间杠杆率。找专业人士,去购买他们的时间,效率最大化,我们要像他看齐,用「正确的方式」做事情。

第三,做事效率。还记得时间、精力投入的二八法则吗?对80%非创造性的、常规任务,我们提高效率,减少投入;对20%的关键任务,要尽可能加大投入。树立大局观,对于自我管理中「打工者」层面,还是「管理者」层面都至关重要。

在学习上,「学而不思则罔」,「思而不学则殆」。自我管理上,我们也容易掉入下面两个坑。

「光想,不做」,一心想做正确的大事,却没有行动;

「光做,不想」,只是一味追求效率,不思考所做的是不是「对的事情」。

而「时间ROI」模型将「想」和「做」都结合起来,在正确道路上快速奔跑,才能达到你真正想要的目的地。

做重要的三件事,提高做事效率

时间管理,最让人痴迷的部分就是「做计划」。在做计划的时候,我们经常会列下长长的一大串任务清单,当时收获感满满;然后,在一天当中,特别享受每做完一件事情,把一项任务给划掉的感觉。一天结束,回顾一天的时候,看着一项项完成了的任务清单,顿时有一种特别大的感动,觉得别人的人生都是在浑浑噩噩的「混吃等死」,自己的人生和别人不同,是一个高效率的人生!

然而,这就是「高效率人生」的本质吗?高效率就等同于「一天能工作多少时间」,「一天能完成多少任务」吗? 高效率就等同于「多快好省」吗?

这是关于效率的极大误区,可怕的是:我们往往还不自知,还很享受这种盲目的自我感动。

「断舍离」原来是物品收纳领域的一个概念,是指我们在收拾家的时候,要做到「断绝不需要的东西;舍弃多余的事物;脱离对物品的执着」。 简称,断、舍、离。

同样,在做计划的时候,我们不要太贪心,不要想着什么都去做;我们的时间是有限的,我们的资源是有限的,我们不可能心想事成,什么都去做。因此,我们得知道我们不要做什么,我们才知道我们真正要做什么;当我们知道我们不要做什么的时候,我们才知道,什么对我们来说才是真正有价值、有意义、值得我们去投入的事情。

作为一个团队的负责人,必须清晰的知道达成团队目标的关键节点,才能带领团队成员保持正确的方向,而不是让我们所有的奔跑、所有的忙碌是没有方向的,这样才能帮助我们推进真正关键的任务,去完成那个项目最关键的节点。

做计划的时候,我们要贯彻「极简主义」,我们一周想做的事情太多,但是最关键的是往往不超过「三件」,我们只要保证这一周当中整个团队能把这三件事做成了,项目的推进就有了根本的保证。

因此,我们把计划断舍离到最关键的3件事情,也就是「二八法则」中提到的对于项目推进最关键的20%的部分。

打败拖延-熊猴大作战

人人都有拖延症,或轻或重;拖延症是难言之隐,迁延不愈。刚开始一个工作的时候信誓旦旦,信心满满,充满构想;要开始工作的时候,就东搞西搞,安慰自己「反正时间还早」;结果到了快到交活的截止时间,才开始恐慌,哭着把事情做完。之后,痛心疾首地反省「下一次绝对不能这样拖延了!」结果,下一次依然如此恶性循环。

战胜拖延症,不能靠蛮力,而要靠制度!就好像反腐败,不能指望个别人有超出常人的道德操守,而要靠正常人都没机会、有机会也不敢冒险的制度设计。国家反腐如此,家庭婚姻如此,一个人的战拖,也是如此。

为什么每个人都是或轻或重的拖延症患者?因为,人生就像在大海上扬帆航行,去探索未知的新大陆。大多数情况下,大脑中理性的化身,一个理性决策者在掌舵,他着眼未来,制定长远计划。但是,所有理智决策者的身旁,都还站着一个及时行乐的小猴子,它一直活跃得很,不断要抢这个舵的控制权。

所以,每个人的大脑,每天都会发生很多次熊猴大作战。自制力更强大的人,小熊比小猴更强壮,能更多次抵制及时行乐的诱惑,去延迟满足,一步步去实现自己的长远目标;而其他人,尤其是重度拖延症患者,理性小熊的勇武不足,但是顽皮小猴却身手矫健,古灵精怪,每次都能巧妙找到一些借口,利用一些自我欺骗、自我感动的技巧,控制住人生小船的船舵。

这个游戏,就是要通过延迟满足(Delayed Gratification)的刻意训练,加上量化机制和奖惩反馈,让我们大脑中的理智小熊越来越勇武强壮,让顽皮小猴的捣乱和破坏力得到约束。

三个原则:

1)按局计分,刻意练习延迟满足;

2)每次一个目标,按月核算;

3)引入合理有效的奖惩反馈机制;

打造个人SOP体系

大学一毕业就从事工艺工程师,11年到现在也有7年多的经验,在此借助小能熊的SOP方式分享给大家。

在工业时代,亨利·福特发明了流水线,让汽车生产的每个操作步骤都是分工明确的,每个操作流程的质检标准也是确定的,各个流程紧密结合,整个流水线下来,原材料就变成了质量过硬的标准化的汽车,极大提升了体力劳动的效率。

在知识经济时代,大家都是知识工作者。但是,绝大部分的工作,仍然是非创造性的,事务性的常规任务。对于这些基本可以不动脑的常规任务,我们是不是也有自己搭建的「流水线」呢?今天我要介绍给你的,就是我们个人处理常规任务的流水线SOP。

SOP,全称叫「standard operating procedure」,就是「标准工作流程」。

SOP就是我们自己搭建的流水线,操作指导说明书。首先通过工作流程的梳理,把任务拆分成小任务,在对每个任务、步骤的经验总结成文档或者说明书,整个下来就是一个步骤清晰「Step by step」的指导手册。每个步骤需要做什么,要用到什么资料,需要和什么人对接,做的时候需要注意什么,需要做到什么品质,需要给下一个步骤交付什么成果,都有详细说明。这样一来,我们就可以「把脑力劳动干成体力劳动」,做这些常规的非创造性工作的时候,就完全可以不动脑子,按部就班地去做就好了;不仅不会犯错,干得又快又好,而且每次做完之后,可以复盘SOP,改进优化「流水线」的生产流程,让经验可积累,可以不断迭代。

工作中最常用的就是装配工艺指导书SOP,以指导员工按照标准的规范执行,以保证有效控制产品的质量;

Nexus报销系统流程不清楚,每次都需要问人请教,耽误时间,影响效率,花时间制定常规的操作文件,可以解决大部分的报销情况;

SRM也是一样,一个采购系统,新申请员工不熟悉流程,经常向我请教,随手甩出SOP,方便快捷;

给媳妇办理天津市户口迁入,跑了派出所三四趟才搞定,做一份流程文件SOP,可以一次性准备好所有的文件,我都想给贴到派出所门口,以方便后来的人,后来想想还是放弃了;

家庭打扫卫生也做了一份SOP,卧室、厨房-卫生间该如何打扰,如何拖地(拖几遍,用什么水,加什么清洗剂)等等,媳妇给我制定了一系列流程^_^。

其实还有很多「套路」,很多SOP,很多指导书,真的很方便。


提高人生效率,方式方法有很多,个人认为还是找到人生中最重要的why,提升至战略高度,很多问题方向会很清晰,效率也会大幅度提升,升职加薪指日可待,一起加油。

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