制度执行的最高境界是自动执行。
实践中,要想真正制定出“可以自动执行的制度”,还须遵循制度设计三项基本原则:“主体归位、利益内嵌”,“自组织、自管理”,“尊重历史、秉承传统”,以下分别加以说明。
1、主体归位,利益内嵌
要让制度自动执行,就得紧扣一个主题:主体归位、利益内嵌。
“主体归位”,是把“要谁做”明确为“要我做”;
“利益内嵌”,是把“要我做”转化为“我要做”。
简单地说,制度中的每一项职责,都要有具体的人来负责;
而职责履行的好坏,要直接关系到责任者的切身利益乃至身家性命。
“主体归位”和“利益内嵌”是互为保障的,主体不明确,“责任者缺位”,利益不内嵌,“庙穷方丈富”。
案例分析:
二战期间,美国空军用的降落伞是交由民营企业生产的,经常在安全性能方面出现问题,经过各方努力,使出浑身解数,产品合格率终于达到了99.9%。当军方要求继续提升品质时,生产厂家们却不以为然,反而辩解说:没有必要再改进了,能够达到这个程度已经接近完美,任何产品都不可能100%合格,除非奇迹出现。
然而,99.9%的合格率,意味着每一千次跳伞,必死一兵。更为糟糕的是,伞兵们谁也不知道自己会不会成为“千分之一的倒霉蛋”,因而在跨出机舱门的那一刻,心存疑虑,两腿发软,士气大受影响。
怎么办?军方没有同厂家“打嘴仗”,而是径自改变产品质量的检查方法:
要求生产厂家定期送货到指定的机场,不许别人送,只有老板或总经理才有资格,然后从厂家交货的降落伞中随机挑选一件,让老板或总经理装备上身,亲自从飞机上跳下,跳下来活了,该批次都合格,死了,也不用争论产品合格不合格了。
这个“蛮横不讲理的规定”实施以后,奇迹出现了:降落伞的不合格率立刻变成了零。
为什么制度一改,生产厂家们就不再讨价还价,而是“乖乖地”做好产品呢?原因很简单:这些企业老总,可以对每一千次跳伞必死一兵的现象漠然视之,但绝不会拿自家性命开玩笑,一旦“主体归位、利益内嵌”,让他们自己先当一回“伞兵”,体验成为“千分之一”的感受,产品质量史上的奇迹就发生了。
“主体归位、利益内嵌”,简单而又朴实,虽然朴实的东西往往为人们所轻视,但越朴实的东西越有力量。
2、自组织,自管理
现代系统科学给我们揭示了一条普遍规律:
自组织的活力要高于他组织,自管理的效率要高于他管理。
人们平常说的管理,其实是指“他管理”——他管我,我管你,上级管下级,一级管一级;“自管理”则指自我管理——自己管自己。
传统的管理思路,无外乎是聘请一些职业管理精英,对员工进行指挥、协调、监督、检查和控制,也即“他管理”。但是,所有对人的管理,其起点一定是被管理对象的自我管理,他自己管得好自己,你管他干什么?他自己管不好自己,你才需要管他嘛,为什么我们不返璞归真,立足自管理,构建自管理,而非要舍本逐末,舍近求远,去绞尽脑汁、想方设法强化他管理呢?
管理的最高境界是无为而治,无为而治的理念核心正是自组织、自管理。
“群众是真正的英雄”,自组织、自管理,正是给员工们留下自由发挥的空间,依靠员工们的自觉自愿,自己激励自己、自己约束自己、自己主动协助同事,各司其职、齐心协力,实现组织的目标。
这是因为:没有什么激励,比自己激励自己更强烈,没有什么约束,比自己约束自己更牢靠,也没有什么协调,比自己协调自己更有效。人不管、制度管,自己管、管自己,管得少、管得好。
太理想、不现实?那让我们看一个现实当中的真实案例。
2006年9月27日,是深圳景轩酒店这家五星级酒店最为黑暗的一天,公司高管们集体玩失踪,卷款“跑路”,拖欠员工工资和押金300多万元,拖欠水电煤气费和供应商货款400多万元,公司账上的流动资金,只剩下0.25元!当此危难关头,165名员工选择了留守,齐心合力、奋起自救,在政府帮扶下,以有条不紊和热情服务留住了客人,经过半年时间的运营,酒店不但没有倒闭,而且逐步复苏。
这个极端的例子说明:“自管理”一旦被激活、被启动,任何的管理奇迹都有可能被创造出来,而且效果一点儿也不亚于“他管理”。
科学高效的管理制度,一定是趋向自组织、自管理的,因为员工内在的积极性和创造性,才是企业活力的真正源泉,而这种积极性和创造性,只能出自员工内心而不是外在的强迫。更何况采用自管理,还会省却许多管理成本,仅就制度执行、监督、协调等等成本而言,自组织、自管理相比于他组织、他管理,成本要小得多,经济得多。
3、尊重历史,秉承传统
管理制度设计不到万不得已,不搞推倒重来,改良胜于革命。
制度的形成,通常有两种途径:
一种是自上而下的、理性的人工建构,是人们基于给定目标,发挥自身的主观能动性,运用科学方法设计出来的正式制度;
另一种是自下而上的、草根的自然生成,人们在组织内部无数次的碰撞中,会自然而然将某些关系模式、工作方式固定下来,就形成了非正式规则,非正式规则大多有意无意地遵从了事物发展规律和文化习俗传统,往往具有极强的现实合理性。
没有明文规定的地方,早已有草根规则在那儿运行。
所以,制度设计,从来不是在一张白纸上画画,而是在既有规则基础上的调整、改造、升级,自然需要对既有规则及其产生的历史背景、改革的现实条件进行深入了解,大量借鉴和吸收既有规则中的合理成分。
这即是管理制度设计需要遵循的一项基本原则——尊重历史、秉承传统。
事实上,每个能活下来并且还能活下去的企业,现有的管理制度体系肯定有其合理之处,建构新制度,不能对过去的东西“一废了之”,特别是对原有规则下形成的企业内部关系格局和企业内部利益格局,一定要予以尊重并谨慎处理,尽可能地做到“既得利益不动”,这样才能尽量减少“革故鼎新”的阻力,确保新的管理制度顺利地实行。
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作者:戴天宇,北大汇丰商学院教授、中国企业管理制度设计学创始人。