这么来组织PPT,老板忍不住给你升职加薪

篇头,我不得不承认这是一篇很无聊的文章,为了避免你看不下去,我们先从一段对话开始。


有一天,小张和朋友一起吃饭。


朋友抱怨:“家里没个处得来的兄弟姐妹,挺烦的。”


小张一听,说:“你还想让你妈生一个?”


朋友:“尼玛。”


让我们回头看看两千多年前《论语》里,子夏是怎么回复朋友同样问题的:


“商闻之矣:死生有命,富贵在天。君子敬而无失,与人恭而有礼,四海之内,皆兄弟也。君子何患乎无兄弟也?”


转换成现代语言就是,我听说,生死富贵这种事都早已命中注定,你只要对人有礼,对事认真,全天下都是你兄弟,你怕啥?


厉不厉害?有没有很高端?寥寥几句就有多个层次:

1、  背景;死生有命,富贵在天

2、  对策;敬而无失,与人恭而有礼

3、  结果;四海之内,皆兄弟也

4、  反问;君子何患乎无兄弟也


这样一说,朋友无言以对。而后扭头就走,心想:吐个槽还要被教育,再也不能好好做朋友了。


话说回来,大脑乐于接受被精心整理的信息,就像胃乐于接受顺滑的食物。


经常听到家长教育孩子:“跟你说了你不听,我吃的盐比你吃的饭还多,等你长大就懂了。”没有铺垫没有解释,懂个P呀。


那如何正确地表现自己阅历丰富呢?


来看辛弃疾的《丑奴儿》:

少年不识愁滋味,爱上层楼。爱上层楼。为赋新词强说愁。

而今识尽愁滋味,欲说还休。欲说还休。却道天凉好个秋。


除了语言的优美之外,《丑奴儿》中有一条明确的逻辑线条,即时间上的前后关系。

 

“少年”和“而今”对比所带来的反差,那种,那种,那种欲言又止的感觉。。。让人忍不住想凑上去接受教育。


综上,有条理地表达信息,更容易被接受。


常用逻辑框架,就是公式 

有逻辑地思考,有条理地表达,绝非天生的能力,而是可以学习和总结的。


让一个小学生去计算从1累加到99,他列竖式逐步加也许能够得出正确答案。


报了奥数班,老师教他:首尾的两个数字相加结果总是相等的,1+99和2+98都是得100,只用数出有多少组这样的数就能得到最终答案。


再后来学到等差数列,才知道这样的累加都可以通过一个普遍的求和公式得到。


逐步累加是笨,奥数班是取巧,用公式才是正道。


针对不同目的,在不同的行业中早已形成某些约定俗成的框架。这些框架,就是公式。

用公式有什么好处?

1、节约时间

2、不容易错

3、降低沟通成本


如果你耐心看到了这里,干货来了。老黑在此分享三个呕心沥血总结的汇报类常用框架:


一、既定目标、完成情况、未来计划 

这是一个很简单的,以时间关系为核心的逻辑框架,主要用在任务型的汇报上,用于介绍事项的完成情况。


目标和完成情况以数据为主更有说服力。

既定目标:一年读20本书

完成情况:30本,超额完成目标

未来计划:35本,并做好笔记


假如以后再有人这么问你:

用了这个框架,你就可以用既定目标和完成情况有理有据怼(SHUAI)他(GUO)了:对不起,我继续写。


具体的工作拆分为若干个小目标,汇合起来就是一个明晰的框架:


二、概况、特色、发散 

这个框架的目标是快速让观众了解某个事物,而不至于搞岔,主要用在公司或产品介绍上。


其实一句概况就能消除误会:京东方(BOE)创立于1993年4月,是一家为信息交互和人类健康提供智慧端口产品和专业服务的公司。


在概况之下,框架可以有丰富的变化。每个版块都由总分关系分出主题,根据公司业务和产品特性不同,主题也有不同。


以一家生产实物产品为主的科技公司为例,是这样来组织公司简介PPT的:

1、  概况——公司简介

(1)       公司规模

(2)       组织架构

(3)       企业文化

(4)       合作伙伴

(5)       成果成就

2、  特色——主要产品

(1)       机遇与挑战

(2)       开拓创新

(3)       关键技术

(4)       业绩情况

3、  发散——揭开新篇章

(1)       未来技术方向

(2)       研发重点

(3)       时间计划


这类PPT,两个关键词,一个是快速,一个是优势。


要快速传递信息,就是要对公司的基本情况进行提炼,放在“概况”中,做到面面俱到,但不拖泥带水;


要突出优势,就是要对公司“特色”另立章节,重点描述。


体现在PPT中可以是若干个章节,想重点突出哪个部分,就将其单列一个章节。上例可分解为如下章节:


第一章    公司简介

第二章    机遇与挑战

第三章    开拓创新

第四章    关键技术

第五章    业绩情况

第六章    揭开新篇章


始终记住内核是:概况、特色和发散就行了。



 三、背景、问题、对策、结果 

前两个框架重点都在“描述状态”,如果需要“提出方案”就显得过于单薄。


这就引出需要重点讲解的第三个框架,这个框架更加万能,也更加完整。


当需要提出某种方案时,这个框架最为适合。


国内外很多关于系统性思维的书籍上都将这个框架作为主要内容讲解。侧重点不同,它们的名字也各有不同,不管是叫SCQA模型、结构化表达还是金字塔结构。


其本质是:背景,问题,对策、结果。


以SCQA模型为例,S表示情景(Situation),C表示复杂性(Complication)可理解为冲突,Q表示问题(Question),A表示回答(Answer)。


这里有一场汇报,需要说明为什么公司的策略要进行调整。可以这样来组织结构:

先讲情景:未来经济形势没有想象中乐观

再讲冲突:现在的很多部门工作盲目

引出问题:怎样做好过苦日子的准备?

给出回答:每个部门都要将“多产粮食”列入考核目标。


模型单列“冲突”板块,描述现存的某些事物与大环境发展趋势的不适应性,其实就是发现和界定问题。


背景、问题、对策、结果的侧重性是可以变化的。


变形一、强化对策——商业计划书

在大多数方案汇报中,“对策”是相对更重要的一部分,我们可以对它进行细分和延伸。


以商业计划书为例,某公司提出了问题的创新性解决方案,为了详细介绍亮点,PPT重点内容放在“对策”上,将“对策”划分为多个板块,既要说清楚技术创新,又要说清楚营销策略,还要强调团队。因此这样来组织PPT的章节结构:

1、  现状痛点分析

2、  竞品分析

3、  解决方案或产品

4、  产品或技术介绍

5、  核心商业模式

6、  市场营销策略

7、  项目运营策略

8、  团队核心优势

9、  融资需求

10、结论和展望


尽管分为10个章节,但背景、问题、对策、结果的框架还是没有变化。现状痛点分析即“问题”,竞品分析即“背景”,“对策”部分细化为第3至第9章节,最终给出,当然是一个乐观的“结果”。


变化二、强化结果——工作汇报

商业计划书的目标是最大化地呈现,让别人了解自己的产品,整体上是积极美化表现的。


而在一些向上级的汇报中,需要的是展示多种措施,分析可行性,让参会领导决定某些事项,整体上是客观表现的。


这时的关键不仅是介绍我们做了什么,怎么做的,还要呈现每种做法对应的成本和风险,支撑参会者判断决策。


也就是侧重点除了“对策”之外,还要强调对应的“结果”。


这种情况下,PPT章节可以是这样的:

1、  方案背景

2、  问题及原因

3、  解决方案

4、  预期效果

5、  可能的风险

6、  需领导决策事项


尽管有6个章节,但后3个章节其实都是在论述结果。


总之,背景、问题、对策、结果可以调换顺序,也可以将某个部分深化、细化。但只有这4个部分都暗含了、提到了,才成为一个完成的方案汇报。



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