6149字,15张图,纯干货讲透自律和时间管理应该如何落地

时间管理中有一个很核心观点:重要的不在于你做了多少事情,而在于你是否把最重要的事情做到极致。有的人一生做了无数事情,却依旧碌碌无为;有的人一辈子只做一件事,即使其他事情都一窍不通,他也比99%的人都成功。

 

现实生活中,很多人都处于高度忙乱的状态,每天工作,加班,写报告,做家务,带孩子。但是一圈忙碌下来,又没有什么成果。这里就是我们通常讲的:“低价值的努力”,或者“瞎忙”。今天我们来一步一步具体拆解,怎么走出瞎忙的泥潭,高效的管理要事

时间管理四象限矩阵,顾名思义,它是一个由X轴和Y轴组成的,包括四个象限的矩阵。这里的X轴代表了事情的重要程度,越往右代表着越重要。Y轴代表了事情的紧急程度,越往上代表越紧急。而X轴Y轴组成的四个象限,分别代表了重要紧急的事,重要不紧急的事,紧急不重要的事,不紧急不重要的事,如下图所示:

 

通过这四个象限,你可以把你每天杂乱无章的事项进行有序的归类,筛选出更重要,更紧急,优先级更高的工作和任务,并把主要的时间精力都集中在这上面。下面,我们就具体来看看这四个象限:

第一象限:重要且紧急

这个象限的任务,既重要又紧急。比如你有一场即将开始的演讲,重大的项目谈判,或者一个即将开始的工作会议。这些事情你既无法回避,也没法拖延。必须优先做,马上做。

 

第二象限:重要但不紧急

有哪些是重要但是不紧急的事情呢?举个简单的例子,比如你计划坚持每天学外语,比如你的自我提升计划,比如你的副业创业计划。这些事情都不紧急,但它们都是对于你很重要的事情,需要你有计划,并且持续的投入时间去做。

 

第四象限:紧急但不重要

和第二象限完全相反,这类事情很紧急,但是不重要。比如,今天是商场打折的最后一天,你又正好想在这里买件衣服。这样的事情往往价值都不高,但又需要迫切去完成。我的建议是,针对这样的事,如果可以授权他人去完成是最好的,尽量把时间投资在第一象限和第二象限上。

 

另外,这个象限的事情具有一定的迷惑性,很容易和第一象限,既紧急也重要的事情混淆。因为它紧急的事实具有欺骗性,让人们误以为它们很重要,从而浪费了我们大量的时间。那么,如果要对这两个象限的事务进行识别和区分,我们就需要建立标准。而标准的核心,就在于这件事是否重要,是否符合我们的价值观,以及能够给我们实现自己的价值观,带来实实在在的进展。回到刚才那个例子,商场最后一天打折,这件事情紧迫的事实会给我们造成一种错觉,这很重要,需要马上去办。其实不然,因为它对实现我们的价值观事没有什么帮助的。

 

第三象限:不紧急不重要

这个象限的事是和第一象限完全相反的。比如玩游戏,刷视频,各种消遣娱乐,或者各种没有价值的事。这是一个我们需要尽量走出来的象限。这个象限里的事,如果可以不做,那就不做。如果需要做,那就推迟做,或者授权他人去做。因为,投入到个象限里面的时间不会产生价值,而时间,又是我们最稀缺,最顶级的奢侈品。

 

最后,四句话总结我们应对时间管理四象限任务的策略:

第一象限的事,优先解决马上做;

第二象限的事,投资时间计划做;

第四象限的事,授权他人减少做;

第三象限的事,推迟委托不要做。

   

如果一件事情迟早要做,而且能够快速完成,那么立刻去执行就是最高效的处理方式。一件事情立刻去解决只需要2分钟,而事后去解决,你需要记录,再计划排程执行,会用到5~6分钟时间。就像俄罗斯方块一样,小事不断堆积,会让你压力山大

它能帮你:及时清空大脑,减少事后追踪,减少负担,告别拖延,缩短待办清单,防止遗漏,降低管理成本

艾维利时间管理法

 

故事还要从上个世纪说起。当时的美国伯利恒钢铁公司,面临着一系列焦头烂额的问题,公司面临破产的边缘。为了解决问题,公司的总裁舒瓦普专门找到了时间管理专家艾维利进行咨询,询问他应该如何扭转眼前的局面。

 

舒瓦普和艾维利进行了半个多小时的交流,艾维利了解了总裁面临的基本状况。他拿出了一张白纸,让总裁把他这一天要做的事,全部写下来。作为钢铁公司的负责人,总裁每天可谓是日理万机。他洋洋洒洒写下了几十项工作,把这张白纸写得满满当当。

 

接下来艾维利告诉总裁,现在,从这些事情当中,找出最重要的六件事情,并按照其重要程度,从1到6标记出来。然后从第一件事开始做,并且只做这件事。直到把这件事做完,再开始下一件事,直到把六件事情都做完。不光今天要这么做,以后每天都要这么做。当你觉得这样的做法能够给你带来高效,你就把它推广到你公司的员工身上。这个方法你想用多久,就用多久,你觉得它值多少钱,之后就给我多少。于是,两个人半个小时的会议结束了。几周之后,艾维利收到了一张价值2.5W美元的支票。而几年之后,伯利恒也从一个濒临破产的小钢铁厂,变成了美国最大的独立钢铁公司。

那么,要把艾维利时间管理法用到我们的生活中,具体应该怎么去执行呢?简答来说,可以分为下面这几步:

01 列出一天的计划清单

开始一天的行动之前,写下你这一天所有可能会做的事,为什么要把所有的事情整理成清单呢?因为你要在最大程度上保证你思考的全面性。举个简单的例子,你可能一天当中有很多事要处理,比如线上课程,学外语,带娃,做家务,写文章,参加活动,和朋友聚会等等。把这些事都写下来,可以记录在笔记本上,也可以用思维导图画出来,或者用excel记录。选择一个最高效,最适合你的方式。

02 选出最重要的六件事,并进行排序

人的每一天,时间精力都是有限的,你不可能去强迫自己完成所有的事。因为第一,这样做没有办法持久;第二,你把宝贵的时间精力平均分配到了所有的事情上面,产生的投资回报率,远不如你把它们投资到最有价值的事情上面。那么,怎么去选择最重要的事呢?举个简单的例子,比如你的工作对外语需求很高,而你目前的水平又达不到工作的期待,你迫切的需要自我提升,那么学外语,可能就是你今天的自由时间中,最重要的一件事。总而言之,你需要从你一天的行动清单中进行取舍,筛选出最重要的六件事情,并按照重要顺序对它们进行排序。

03 按顺序执行

有了行动项,有了行动次序,接下来就是执行。从第一个项目开始,把所有的精力都聚焦在这一件事情上面,不要去分心做别的事。当彻底把这件事情完成之后,再开始第二个项目,周而复始,直到你完成了所有的事。

艾维利时间管理的故事讲完了,我们从里面能学到什么呢?我的理解,艾维利时间管理的核心价值有两点:

永远从最重要的事情做起,因为它能给你带来最大的价值与回报

每次只做一件事情,去聚焦,去保持激光般的专注

 

其实这两点思想,特别是第一点,和我们之前节目讲到的内容,以及我们做时间管理的价值观是高度吻合的。我们要努力,要奋斗,但不提倡做无效的,低价值的苦干。一个人每天的精力就那么一点,你如果把它平摊在各种各样的事情上,那它有能够产生多少的价值呢?只有把时间的投资和努力精准化,才能滚动时间的复利雪球,撬动人生最大的可能性

GTD工作法

 

01

什么是GTD

GTD,是英文单词get things done的首字母,翻译过来,意思就是“搞定”,“把事情做完”。每天在我们大脑里都有成千上万的想法,思路。如果把这些想法,思路比作飞机场里的飞机,那么我们的大脑就是指挥塔。每天有很多飞机等待使用跑道起飞。怎么去安排这些跑道,让有着优先,紧急任务的飞机先起飞,这个就是我们大脑需要思考的,也是我们研究时间管理的一个关键点。关于GTD工作法,它的核心思路即是搜集所有的任务,想法,然后对他们进行分类,计划,整理,最后执行。用一套系统性的思路去管理机场的所有航班,让它们能够按照一个有序的计划去起飞。

 

GTD工作法最适合的场景是在我们有很多事情需要处理,非常忙乱的时候。一旦忙乱,我们就很难将所有琐碎的事情都记下来并井然有序的去执行。经常发生的情况是我们做了这件事,却忘了另一件。或者在同样的事情上重复做,同一个问题上不停打转,但是从全局上来看,对整体工作的推动却非常有限。GTD的工作方法同样也非常适合重度拖延症患者。拖延症患者之所以拖延,因为他们的心里积压了很多事情,却没有一个明确的计划对它们排序,并且执行。反而是对这些事情产生了心理上的抵触。

02

GTD能如何帮到我们

GTD之所以能够帮我们解决上面的问题,在于这套体系能够在两个方面帮到我们。首先,它可以解放我们的大脑。很多时候我们的效率低下,就是因为我们想得太多,做得太少。我们每天都在想要做什么事,在规划怎么去做这些事。而这些想法,思路占用了我们大脑大量内存,导致我们实际做得很少,也就不会有任何成果。而GTD这套方法,就是用一个系统化的流程,对我们大脑里的这些想法进行梳理,并且把他们搬到大脑外的笔记本上,手机app上,起到解放我们大脑的内存,让我们的大脑能够专注去进行思考的效果。

 

其次,GTD还可以帮我们提升执行力。像刚才讲到的,通过GTD的方法我们已经把需要做什么事,怎么去做进行了系统的梳理,并且生成了一张执行的清单。一旦有了一个清晰的执行计划,下一步的工作就会非常简单,因为只需要照做,执行即可,效率,执行能力都会大大提升。

03

如何执行GTD

A搜集

GTD首先要求我们做的事,是将我们大脑里所有的想法,待办的行动项进行搜集,写在一张纸上。不管他们是成熟的想法,不成熟的想法,都不要管。先把它们都写下来。这样做的好处是你的大脑不用再时时刻刻想着还有哪些事要做,要在什么时候去做。把大脑从“记忆”这个低级功能的压力解放出来,而去专注于“思考”这个更高级的功能。

B整理

刚才我们提到,搜集到的信息有可能是五花八门的,有成熟的,有不成熟的。有可执行的,有不可执行的。同样,可执行的项目里面又可以重要紧急程度进行划分。所以,在整理这个步骤,我们需要将上一个步骤中搜集到的所有想法,行动项按你的规则进行整理,分类。这里我想引用一个我之前老板告诉我的比喻:如果把这些行动项比作一份一份文件,那么在“整理”这个步骤里,你就需要把这些文件按照你自己制定的规则,放入到指定的文件柜当中,为下一步行动做好准备。

C组织

组织这一个步骤是GTD工作法的一个核心,它也充当起了整个GTD工作法中分析,思考的作用。当我们把所有的信息,行动项搜集,整理好了之后,就需要对这些行动项进行分析,并且组织成为一个完整的行动项计划表。比如我们需要确认,重点需要做的是哪些事?这些事会耗费我们多少时间?我们这一天有多少时间能完成多少事?我们要怎么对这些事进行排序?这些都是我们在“组织‘这一个步骤应该思考的问题。

D回顾

就像我们走路的时候要不停看方向,才能确保不走偏一样。“回顾“这个步骤也是在验证我们制定的行动计划现行有效,我们的努力被用在了对的地方。在回顾的过程中,我们可能会发现你清单中的某项工作重要性,紧急性发生了改变,你需要将它的完成顺序提前,或者是推迟。再比如,某个行动项已经过期了,你需要把它从清单中删除。不管是每天也好,每周或者每月,定期对你的行动项清单进行回顾,能够对你的工作方向起到很好的指导作用。

E执行

前面四步所有的努力,都是为了最后的执行。任何计划做得再好,没有执行,也是空谈。在执行的过程当中,你可能会发现之前制定的流程图有很多不准确的地方。比如一项工作,也许你计划了4个小时,但是实际两个小时就完成了。针对这样的情况,你可以对之前制定的计划进行相应的调整,校准,以更加符合你目前的需求。我的经验是随着你不断去制定计划,去执行,去重复GTD的循环,你的计划能力会越发精准。

 

时间管理中一个核心的内容是你的时间投资在哪里,你就会在什么领域取得成就。不知道大家有没有了解过一万小时定律,就是说你把时间投资在什么领域,就会在什么领域取得成就。举个例子,比如你从事本专业的工作,经过10000小时锤炼之后你会成为这个领域的专家;如果你是一位竞技体育运动员,经过一万小时的训练你也会成为这项运动的达人。

 

01

一万小时

那么一万个小时究竟是一个什么概念呢?我们来简单计算一下。如果是你的主业,你一天可以在这个领域投资八个小时,那么你需要花接近5年的时间,才能完成这一万个小时的投资,才能成为这个领域的专家;如果说这是你的副业,你每天可以投资两个小时的时间在这个领域,那么你需要花接近14年的时间,才能完成这一万个小时的投资,才能成为这个领域的精英。

 

那是不是说只要投资了这一万个小时,你就一定可以在这个领域所向披靡了呢?答案是否定的。如果说任何人只要通过5年的工作,就可以成为这个领域的专家,那我们的世界岂不是要被专家包围了?一万个小时,只是一个人通往成功的必要条件,而非充分条件。以一万个小时的投资,还必须同时满足下面的一些条件:

 

02

刻意训练

所谓刻意训练,指的是一万小时的积累,不应该是简单的时间上的堆砌,而应该是一个不断突破自己舒适圈,一个在现有的基础上,不断的持续改进的过程,而非原地踏步踏。举个例子,在练习游泳的时候,从不会游到会游,你会形成一套自己的游泳的姿势。这个时候你的进步是很快的,因为你实现了从零到一的突破。但在这之后,如果你的训练只是每次按照同样的方法,节奏去游,那你只是在进行简单的时间堆砌,很难在成绩上取得实质性的进步。而要想把这一万个小时的威力真正发挥出来,你必须确保这一万个小时是一个持续进步的过程。比如你需要去思考,我是不是能在现有的方法上进行提升,比如划水的姿势,蹬腿的姿势,换气的频率,我怎么去做相应的改进?相信游过泳的朋友会知道,这个过程其实是非常痛苦的,因为你已经形成了你自己固定的泳姿,你的肌肉已经形成了记忆,一切都是那么自然而然。这个时候再让你去做改变,甚至你都游不起来了。但如果没有这样的改变,你会很快进入到速度的瓶颈,难以取得真正的成功。

不光是游泳,一万小时的定律应用在各个行业,它的精髓都是一个持续改进的过程:从零到一,从不熟悉到熟悉,从不好到好,最终达到的效果是从量变到质变。换一种理解,一万小时定律讲的其实就是一个不断突破自己舒适圈,并且扩大自己舒适圈的过程。到最后当你发现在现在这个领域都是你的舒适圈,你在一个细节上都可以游刃有余的时候,那你也就成为了这个领域的精英。到了最后,你会发现重要的并非是一万小时这个数字,它可以是5000个小时,也可以是15000个小时,但重要的是你如何通过这个思路去做成一件事情的过程。

 

03

高度专注

一万小时的投入,虽然让我们有了基本的时间上的保障,但是真正在这件事上能取得什么样的成果,同样也取决于你在这一万个小时的工作效率,如下面的公式:

回到刚才讲的刻意训练。之所以很多人不愿意去进行刻意训练,因为我们的人性就是喜欢简单的重复,而不愿意去开动大脑思考一些额外的东西;因此你会发现,想要在这种可以训练的时候保证高专注度,是一件很困难的事。比如你要练习弹钢琴,你很难专注的去弹上两个小时,同时大脑保持思考,我应该怎么去弹,能弹得更好,指法是怎么样?力度如何?有没有弹错的地方?等等。这个时候,大家可以去借助一些我们前面讲到的时间管理工具,比如255工作法,帮助我们保持一个较高的专注。

 

04

时间开销记录

最后,在我们的日常生活中,大家也可以把生活中一些大的项目的时间开销进行记录。我从15年开始就一直在记录自己的时间开销,到现在,唯一突破10000个小时的事就只有主业工作一个项目,但持续的记录能让我对自己的时间开销有着更清晰的理解,我的时间都花在哪里?花在这上面的时间值不值?有没有更好的时间投资的地方?通过记录,我可以对时间的利用有着更好的计划与管控。

文章来源公众号【宇宽时间管理】


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