时间管理中有一个很核心观点：重要的不在于你做了多少事情，而在于你是否把最重要的事情做到极致。有的人一生做了无数事情，却依旧碌碌无为；有的人一辈子只做一件事，即使其他事情都一窍不通，他也比99%的人都成功。
现实生活中，很多人都处于高度忙乱的状态，每天工作，加班，写报告，做家务，带孩子。但是一圈忙碌下来，又没有什么成果。这里就是我们通常讲的：“低价值的努力”,或者“瞎忙”。今天我们来一步一步具体拆解，怎么走出瞎忙的泥潭，高效的管理要事。
时间管理四象限矩阵，顾名思义，它是一个由X轴和Y轴组成的，包括四个象限的矩阵。这里的X轴代表了事情的重要程度，越往右代表着越重要。Y轴代表了事情的紧急程度，越往上代表越紧急。而X轴Y轴组成的四个象限，分别代表了重要紧急的事，重要不紧急的事，紧急不重要的事，不紧急不重要的事，如下图所示：
通过这四个象限，你可以把你每天杂乱无章的事项进行有序的归类，筛选出更重要，更紧急，优先级更高的工作和任务，并把主要的时间精力都集中在这上面。下面，我们就具体来看看这四个象限：
第一象限：重要且紧急
这个象限的任务，既重要又紧急。比如你有一场即将开始的演讲，重大的项目谈判，或者一个即将开始的工作会议。这些事情你既无法回避，也没法拖延。必须优先做，马上做。
第二象限：重要但不紧急
有哪些是重要但是不紧急的事情呢？举个简单的例子，比如你计划坚持每天学外语，比如你的自我提升计划，比如你的副业创业计划。这些事情都不紧急，但它们都是对于你很重要的事情，需要你有计划，并且持续的投入时间去做。
第四象限：紧急但不重要
和第二象限完全相反，这类事情很紧急，但是不重要。比如，今天是商场打折的最后一天，你又正好想在这里买件衣服。这样的事情往往价值都不高，但又需要迫切去完成。我的建议是，针对这样的事，如果可以授权他人去完成是最好的，尽量把时间投资在第一象限和第二象限上。
另外，这个象限的事情具有一定的迷惑性，很容易和第一象限，既紧急也重要的事情混淆。因为它紧急的事实具有欺骗性，让人们误以为它们很重要，从而浪费了我们大量的时间。那么，如果要对这两个象限的事务进行识别和区分，我们就需要建立标准。而标准的核心，就在于这件事是否重要，是否符合我们的价值观，以及能够给我们实现自己的价值观，带来实实在在的进展。回到刚才那个例子，商场最后一天打折，这件事情紧迫的事实会给我们造成一种错觉，这很重要，需要马上去办。其实不然，因为它对实现我们的价值观事没有什么帮助的。
第三象限：不紧急不重要
这个象限的事是和第一象限完全相反的。比如玩游戏，刷视频，各种消遣娱乐，或者各种没有价值的事。这是一个我们需要尽量走出来的象限。这个象限里的事，如果可以不做，那就不做。如果需要做，那就推迟做，或者授权他人去做。因为，投入到个象限里面的时间不会产生价值，而时间，又是我们最稀缺，最顶级的奢侈品。
最后，四句话总结我们应对时间管理四象限任务的策略：
第一象限的事，优先解决马上做；
第二象限的事，投资时间计划做;
第四象限的事，授权他人减少做；
第三象限的事，推迟委托不要做。
如果一件事情迟早要做，而且能够快速完成，那么立刻去执行就是最高效的处理方式。一件事情立刻去解决只需要2分钟，而事后去解决，你需要记录，再计划排程执行，会用到5~6分钟时间。就像俄罗斯方块一样，小事不断堆积，会让你压力山大
它能帮你：及时清空大脑，减少事后追踪，减少负担，告别拖延，缩短待办清单，防止遗漏，降低管理成本
艾维利时间管理法
故事还要从上个世纪说起。当时的美国伯利恒钢铁公司，面临着一系列焦头烂额的问题，公司面临破产的边缘。为了解决问题，公司的总裁舒瓦普专门找到了时间管理专家艾维利进行咨询，询问他应该如何扭转眼前的局面。
舒瓦普和艾维利进行了半个多小时的交流，艾维利了解了总裁面临的基本状况。他拿出了一张白纸，让总裁把他这一天要做的事，全部写下来。作为钢铁公司的负责人，总裁每天可谓是日理万机。他洋洋洒洒写下了几十项工作，把这张白纸写得满满当当。
接下来艾维利告诉总裁，现在，从这些事情当中，找出最重要的六件事情，并按照其重要程度，从1到6标记出来。然后从第一件事开始做，并且只做这件事。直到把这件事做完，再开始下一件事，直到把六件事情都做完。不光今天要这么做，以后每天都要这么做。当你觉得这样的做法能够给你带来高效，你就把它推广到你公司的员工身上。这个方法你想用多久，就用多久，你觉得它值多少钱，之后就给我多少。于是，两个人半个小时的会议结束了。几周之后，艾维利收到了一张价值2.5W美元的支票。而几年之后，伯利恒也从一个濒临破产的小钢铁厂，变成了美国最大的独立钢铁公司。
那么，要把艾维利时间管理法用到我们的生活中，具体应该怎么去执行呢？简答来说，可以分为下面这几步：
01 列出一天的计划清单
开始一天的行动之前，写下你这一天所有可能会做的事，为什么要把所有的事情整理成清单呢？因为你要在最大程度上保证你思考的全面性。举个简单的例子，你可能一天当中有很多事要处理，比如线上课程，学外语，带娃，做家务，写文章，参加活动，和朋友聚会等等。把这些事都写下来，可以记录在笔记本上，也可以用思维导图画出来，或者用excel记录。选择一个最高效，最适合你的方式。
02 选出最重要的六件事，并进行排序
人的每一天，时间精力都是有限的，你不可能去强迫自己完成所有的事。因为第一，这样做没有办法持久；第二，你把宝贵的时间精力平均分配到了所有的事情上面，产生的投资回报率，远不如你把它们投资到最有价值的事情上面。那么，怎么去选择最重要的事呢？举个简单的例子，比如你的工作对外语需求很高，而你目前的水平又达不到工作的期待，你迫切的需要自我提升，那么学外语，可能就是你今天的自由时间中，最重要的一件事。总而言之，你需要从你一天的行动清单中进行取舍，筛选出最重要的六件事情，并按照重要顺序对它们进行排序。
03 按顺序执行
有了行动项，有了行动次序，接下来就是执行。从第一个项目开始，把所有的精力都聚焦在这一件事情上面，不要去分心做别的事。当彻底把这件事情完成之后，再开始第二个项目，周而复始，直到你完成了所有的事。
艾维利时间管理的故事讲完了，我们从里面能学到什么呢？我的理解，艾维利时间管理的核心价值有两点：
永远从最重要的事情做起，因为它能给你带来最大的价值与回报
每次只做一件事情，去聚焦，去保持激光般的专注
其实这两点思想，特别是第一点，和我们之前节目讲到的内容，以及我们做时间管理的价值观是高度吻合的。我们要努力，要奋斗，但不提倡做无效的，低价值的苦干。一个人每天的精力就那么一点，你如果把它平摊在各种各样的事情上，那它有能够产生多少的价值呢？只有把时间的投资和努力精准化，才能滚动时间的复利雪球，撬动人生最大的可能性。
GTD工作法
01
什么是GTD
GTD,是英文单词get things done的首字母，翻译过来，意思就是“搞定”，“把事情做完”。每天在我们大脑里都有成千上万的想法，思路。如果把这些想法，思路比作飞机场里的飞机，那么我们的大脑就是指挥塔。每天有很多飞机等待使用跑道起飞。怎么去安排这些跑道，让有着优先，紧急任务的飞机先起飞，这个就是我们大脑需要思考的，也是我们研究时间管理的一个关键点。关于GTD工作法，它的核心思路即是搜集所有的任务，想法，然后对他们进行分类，计划，整理，最后执行。用一套系统性的思路去管理机场的所有航班，让它们能够按照一个有序的计划去起飞。
GTD工作法最适合的场景是在我们有很多事情需要处理，非常忙乱的时候。一旦忙乱，我们就很难将所有琐碎的事情都记下来并井然有序的去执行。经常发生的情况是我们做了这件事，却忘了另一件。或者在同样的事情上重复做，同一个问题上不停打转，但是从全局上来看，对整体工作的推动却非常有限。GTD的工作方法同样也非常适合重度拖延症患者。拖延症患者之所以拖延，因为他们的心里积压了很多事情，却没有一个明确的计划对它们排序，并且执行。反而是对这些事情产生了心理上的抵触。
02
GTD能如何帮到我们
GTD之所以能够帮我们解决上面的问题，在于这套体系能够在两个方面帮到我们。首先，它可以解放我们的大脑。很多时候我们的效率低下，就是因为我们想得太多，做得太少。我们每天都在想要做什么事，在规划怎么去做这些事。而这些想法，思路占用了我们大脑大量内存，导致我们实际做得很少，也就不会有任何成果。而GTD这套方法，就是用一个系统化的流程，对我们大脑里的这些想法进行梳理，并且把他们搬到大脑外的笔记本上，手机app上，起到解放我们大脑的内存，让我们的大脑能够专注去进行思考的效果。
其次，GTD还可以帮我们提升执行力。像刚才讲到的，通过GTD的方法我们已经把需要做什么事，怎么去做进行了系统的梳理，并且生成了一张执行的清单。一旦有了一个清晰的执行计划，下一步的工作就会非常简单，因为只需要照做，执行即可，效率，执行能力都会大大提升。
03
如何执行GTD
A搜集
GTD首先要求我们做的事，是将我们大脑里所有的想法，待办的行动项进行搜集，写在一张纸上。不管他们是成熟的想法，不成熟的想法，都不要管。先把它们都写下来。这样做的好处是你的大脑不用再时时刻刻想着还有哪些事要做，要在什么时候去做。把大脑从“记忆”这个低级功能的压力解放出来，而去专注于“思考”这个更高级的功能。
B整理
刚才我们提到，搜集到的信息有可能是五花八门的，有成熟的，有不成熟的。有可执行的，有不可执行的。同样，可执行的项目里面又可以重要紧急程度进行划分。所以，在整理这个步骤，我们需要将上一个步骤中搜集到的所有想法，行动项按你的规则进行整理，分类。这里我想引用一个我之前老板告诉我的比喻：如果把这些行动项比作一份一份文件，那么在“整理”这个步骤里，你就需要把这些文件按照你自己制定的规则，放入到指定的文件柜当中，为下一步行动做好准备。
C组织
组织这一个步骤是GTD工作法的一个核心，它也充当起了整个GTD工作法中分析，思考的作用。当我们把所有的信息，行动项搜集，整理好了之后，就需要对这些行动项进行分析，并且组织成为一个完整的行动项计划表。比如我们需要确认，重点需要做的是哪些事？这些事会耗费我们多少时间？我们这一天有多少时间能完成多少事？我们要怎么对这些事进行排序？这些都是我们在“组织‘这一个步骤应该思考的问题。
D回顾
就像我们走路的时候要不停看方向，才能确保不走偏一样。“回顾“这个步骤也是在验证我们制定的行动计划现行有效，我们的努力被用在了对的地方。在回顾的过程中，我们可能会发现你清单中的某项工作重要性，紧急性发生了改变，你需要将它的完成顺序提前，或者是推迟。再比如，某个行动项已经过期了，你需要把它从清单中删除。不管是每天也好，每周或者每月，定期对你的行动项清单进行回顾，能够对你的工作方向起到很好的指导作用。
E执行
前面四步所有的努力，都是为了最后的执行。任何计划做得再好，没有执行，也是空谈。在执行的过程当中，你可能会发现之前制定的流程图有很多不准确的地方。比如一项工作，也许你计划了4个小时，但是实际两个小时就完成了。针对这样的情况，你可以对之前制定的计划进行相应的调整，校准，以更加符合你目前的需求。我的经验是随着你不断去制定计划，去执行，去重复GTD的循环，你的计划能力会越发精准。
时间管理中一个核心的内容是你的时间投资在哪里，你就会在什么领域取得成就。不知道大家有没有了解过一万小时定律，就是说你把时间投资在什么领域，就会在什么领域取得成就。举个例子，比如你从事本专业的工作，经过10000小时锤炼之后你会成为这个领域的专家；如果你是一位竞技体育运动员，经过一万小时的训练你也会成为这项运动的达人。
01
一万小时
那么一万个小时究竟是一个什么概念呢？我们来简单计算一下。如果是你的主业，你一天可以在这个领域投资八个小时，那么你需要花接近5年的时间，才能完成这一万个小时的投资，才能成为这个领域的专家；如果说这是你的副业，你每天可以投资两个小时的时间在这个领域，那么你需要花接近14年的时间，才能完成这一万个小时的投资，才能成为这个领域的精英。
那是不是说只要投资了这一万个小时，你就一定可以在这个领域所向披靡了呢？答案是否定的。如果说任何人只要通过5年的工作，就可以成为这个领域的专家，那我们的世界岂不是要被专家包围了？一万个小时，只是一个人通往成功的必要条件，而非充分条件。以一万个小时的投资，还必须同时满足下面的一些条件：
02
刻意训练
所谓刻意训练，指的是一万小时的积累，不应该是简单的时间上的堆砌，而应该是一个不断突破自己舒适圈，一个在现有的基础上，不断的持续改进的过程，而非原地踏步踏。举个例子，在练习游泳的时候，从不会游到会游，你会形成一套自己的游泳的姿势。这个时候你的进步是很快的，因为你实现了从零到一的突破。但在这之后，如果你的训练只是每次按照同样的方法，节奏去游，那你只是在进行简单的时间堆砌，很难在成绩上取得实质性的进步。而要想把这一万个小时的威力真正发挥出来，你必须确保这一万个小时是一个持续进步的过程。比如你需要去思考，我是不是能在现有的方法上进行提升，比如划水的姿势，蹬腿的姿势，换气的频率，我怎么去做相应的改进？相信游过泳的朋友会知道，这个过程其实是非常痛苦的，因为你已经形成了你自己固定的泳姿，你的肌肉已经形成了记忆，一切都是那么自然而然。这个时候再让你去做改变，甚至你都游不起来了。但如果没有这样的改变，你会很快进入到速度的瓶颈，难以取得真正的成功。
不光是游泳，一万小时的定律应用在各个行业，它的精髓都是一个持续改进的过程：从零到一，从不熟悉到熟悉，从不好到好，最终达到的效果是从量变到质变。换一种理解，一万小时定律讲的其实就是一个不断突破自己舒适圈，并且扩大自己舒适圈的过程。到最后当你发现在现在这个领域都是你的舒适圈，你在一个细节上都可以游刃有余的时候，那你也就成为了这个领域的精英。到了最后，你会发现重要的并非是一万小时这个数字，它可以是5000个小时，也可以是15000个小时，但重要的是你如何通过这个思路去做成一件事情的过程。
03
高度专注
一万小时的投入，虽然让我们有了基本的时间上的保障，但是真正在这件事上能取得什么样的成果，同样也取决于你在这一万个小时的工作效率，如下面的公式：
回到刚才讲的刻意训练。之所以很多人不愿意去进行刻意训练，因为我们的人性就是喜欢简单的重复，而不愿意去开动大脑思考一些额外的东西；因此你会发现，想要在这种可以训练的时候保证高专注度，是一件很困难的事。比如你要练习弹钢琴，你很难专注的去弹上两个小时，同时大脑保持思考，我应该怎么去弹，能弹得更好，指法是怎么样？力度如何？有没有弹错的地方？等等。这个时候，大家可以去借助一些我们前面讲到的时间管理工具，比如255工作法，帮助我们保持一个较高的专注。
04
时间开销记录
最后，在我们的日常生活中，大家也可以把生活中一些大的项目的时间开销进行记录。我从15年开始就一直在记录自己的时间开销，到现在，唯一突破10000个小时的事就只有主业工作一个项目，但持续的记录能让我对自己的时间开销有着更清晰的理解，我的时间都花在哪里？花在这上面的时间值不值？有没有更好的时间投资的地方？通过记录，我可以对时间的利用有着更好的计划与管控。
文章来源公众号【宇宽时间管理】