项目监控:项目跟踪和控制的工具和步骤

项目管理不仅仅是分配和审查任务,还包括平衡团队成员的工作量、创建预测和避免障碍的工作流程。整个过程涉及许多步骤,因此,项目监控成为了成功业务活动的关键之一,是项目经理确保与团队共同实施的计划顺利进行的方式。

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项目监控为何重要?

缺乏评估或监督是项目失败的常见原因。如果无法预测潜在问题或在问题出现时及时发现,就无法足够快地采取纠正措施,令项目重回正轨。

对项目和团队进行监控有助于按预算、按计划、按进度开展工作。它还能让你深入了解不同团队成员的工作量,并为未来项目和初始规划阶段的成功提供参考。

通过有效的监控,你可以看到哪些方面做得好,哪些方面需要改进,然后做出改变和调整,使项目尽可能顺利地进行下去。

为了发现项目中的问题,你需要能在项目进行过程中监控进度和绩效的项目管理软件。8Manage PM是一款出色的项目管理软件,可提供实时监控项目所需的工具。你只需切换到实时仪表板,就能获得项目的高级视图。它能自动收集时间、成本、工作量等指标的项目数据,并以直观的图表显示出来,让你一目了然跟踪项目所有情况。

项目监控步骤

从项目的规划阶段到执行,制定监控计划以确保一切顺利进行非常重要。项目监控与项目执行应同时进行,以下是确保正确监控项目的八个步骤:

  1. 创建项目范围基线

项目范围定义了项目利益相关者的期望和要求。在整个项目过程中,它都被用来监控项目进度。项目范围基线捕捉了这些期望和要求,可用于衡量计划工作和实际工作,以确保项目执行与项目计划保持一致。

  1. 制定项目进度基线

当主要利益相关者批准了进度表后,就成为了项目进度基线,用来将实际进度与计划进程进行比较。这样,项目经理就可以跟踪项目差异,并采取纠正措施。它还有助于与利益相关者沟通,让他们知道项目是否按计划进行。

  1. 估算项目成本并确定项目预算

项目成本越准确,项目预算就越准确。因此,你需要监控所有项目支出,并使用项目管理软件来跟踪项目成本,及时对任何差异做出响应。你还可以制定预算基线,将实际成本与计划成本进行比较,以此来监控支出。

  1. 使用风险日志

在监控项目时,最重要的事情之一就是风险。在计划阶段,创建风险日志,收集你认为项目中可能出现的风险。然后记录下风险对项目的潜在影响,以及由谁负责识别和降低风险。

你还可以设置优先级,帮助确定哪些风险必须立即处理,哪些风险可以等待。在监控项目的过程中,风险日志将帮助你对可能影响项目的问题保持警惕。

  1. 使用变更日志

检测变更是项目监控的核心。当检测到变更时,需要变更日志来控制它。变更日志是一份按时间顺序列出项目变更的文档。它是对所做变更的总结,使项目经理能够跟踪和交流所有已发生的变更。这也为项目经理提供了另一种沟通工具,让项目利益相关者随时了解情况,以便他们了解所发生的变更并对其进行妥善管理。

  1. 建立质量控制程序

如果产品或服务不符合质量预期,那就是失败。质量控制程序可确保产品或服务经过测试,符合项目规划中设定的标准,还能减少错误。因此,建立质量控制程序是全面项目监控的关键部分。

  1. 使用项目监控工具

专业的项目管理软件有许多功能,为项目经理提供了了解项目的窗口,包括成本、资源还是时间等方面。端到端的项目管理软件8Manage PM支持项目全周期管理,它的实时仪表盘可以提供项目进度和绩效的高级视图。通过8Manage的详细状态报告和其他类型的报告,你可以获得更多信息,还可以使用资源管理功能来跟踪团队的绩效。

  1. 创建项目报告

项目报告描述了项目的当前状态。比如,状态报告捕捉特定时间段内的数据,而组合状态报告则是针对多个项目的,还有更多关于项目差异、工作量等方面的报告。所有报告对于监控项目都很重要,应与利益相关者共享,以便他们了解项目的最新情况。

强大的项目监控软件:8Manage PM

8Manage PM**项目管理软件**提供实时数据,因此你可以看到项目的真实情况。此外,无论项目团队是在办公室、现场还是其他地方,8Manage PM协作平台使每个人都能保持联系。这有助于沟通,并且可以快速识别和解决问题,从而使项目保持在正轨上。

● 项目计划与执行同步更新
● 范围与沟通一起管理
● 分解项目工作,强化责任
● 资源需求和依赖清晰明确
● 问题与风险自动跟踪与上报
● 实时了解项目及项目成员的绩效
● 丰富的易于阅读的可定制报告

无论是用户友好的仪表板,还是详细的图表视图,总有一款工具可以帮助你从头到尾管理项目。

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