今天是GTD工作法的第五个阶段《执行阶段》：选择最合适的行动
这是关于这套个人事务管理系统的最后一小节。
主要讲关于如何在繁忙的一天根据各种情况选择最重要的执行事项的过程。
可以这么来定义这个过程：
这是一个对行动的决策过程。
凡是涉及到决策，一定会依赖某种框架或者工具来辅助分析。
所以今天我会提供几个切实可行的框架，方便在最后的执行阶段更好的决定自己当下最重要的事情。
具体的框架有如下三个：
- 确定某一时刻具体行动的“四标准法”
- 评估每日工作的“三分类法”
- 总体检视工作的“六层次法”
接下来我们就一个一个来讲解这几个框架。
（1）确定某一时刻具体行动的“四标准法”
首先，当你确定下一步行动的时候，要根据下面的四重标准进行分析：
- 情景
- 有多少时间
- 有多少精力
- 重要性
它们的优先级也是按照这个顺序，也就说你要先根据情景调出相关清单，然后根据时间多少决定要做哪几个事情。
当然这些事情可能需要精力状况不同，有的需要你全神贯注，有的顺手就做了。
最后才是按照这些事情的重要性来决定最终做哪个。
是不是会有点疑问，就是难道最重要的事情不是最优先去做的吗？
这里要区分“最重要的事情”和“当下最重要的事情”是不同的两个概念。
因为现实情况中，我们往往受限于时间、空间的不可控。这个时候应当按照当前所具备的条件来决定要做什么，下面我会一一讲解。
a.情景
关于这一点前面几篇文章里都有提到，在任何时候，你能问出来的第一个问题就是这个：
我现在能做些什么？
要回答这问题，第一个角度就是看你当前所处的情景。
如果你正在商场的一个角落里坐着（别问为什么坐在角落里，可能是不想逛街被女朋友扔在角落的。），这个时候你能做些什么？
手上只有一部手机，除了刷朋友圈之类的，还可以做哪些在这个情景下有意义的事情？是不是可以拿出需要打电话的清单，解决几个需要电话沟通的问题，或者给远方的父母打个电话？
或者你还可以发挥你的创造力，制定一些符合自己思考习惯的情景。比如说我会定两个这样的情景：“傻瓜行动”（不需要思考就能做的事情）和“不到5分钟行动”（简单、快速处理的事情）。
总之，根据当前手边所拥有的工具或者资料，决定当前需要做出的行动，是最优的选择。
b.有多少时间
选择当前行动的第二个要素就是你当前有多少时间。“十分钟后要开会”和“周末休息时有几个小时的空闲时间”这两个情况下，你要做的事情肯定是不一样的。
了解自己当前有多少空闲时间，然后根据这个时间的长短去安排具体要做什么，就像上面第一个情景里举例的，如果你有一个傻瓜行动清单，在极少的时间里，你也可以完成一些必要的工作。
也有一些情况，比如你已经集中精力工作了好几个小时，需要放松一下，这个时候，有一个不需要很多时间就能处理的事情，可以用来做工作当中的调和剂。既可以满足你的休息必须，也可以让自己更有成就感。
c.有多少精力
也许为了提高自己的工作效率，你可以选择自己的情景，或者留出一大段时间来专门完成一个重要的事情。但是你却无法选择你的精力状况。
当满满的一天工作下来，回到家，可能连亲自做饭都变成了一个难以完成的任务。在这种情况下，如果手上有一些之前整理好的简单的琐事可以做，比如修剪一下阳台的花草，把油烟机清洗一下等等。这可以让你的效能感非常强，因为这些事情并不需要你有充沛的精力，但又不是完全无所作为，你仍然完成了很多事情。
这就是为什么前面我们说这么多，要把所有事情都事无巨细的收集整理，最终安排进你的管理系统里的原因。保留一些简单的琐事，在你精力不佳的时候，完成这些必要的琐事，这无疑是最有效率的。
在其他场景下，比如还是长时间工作后，你可以选择给一个老朋友打个电话，祝他生日快乐。也可以把自己需要去隔壁商店购买的清单拿出来，去完成它。休息和琐事，往往可以一举两得。
d.重要性
根据前面三个因素综合下来，你找到了几个当前可以做的事情，那么最后一个要考虑的就是，这些事情哪个对我来说最重要？
这就要说到你最想完成的目标是什么，或者说你最终想要什么。事实上很多琐碎的事情并不需要严格区分重要程度，但它们仍然需要在你的意识里有一个重要与否的概念。这样你在做的时候就会心生笃定，不会因为做了其中一件事情，放弃了其他几个事情而产生哪怕一点点的压力。
记住，你最终选择去做的那个事情，就是最重要的。
关于如何从高维度去审视我们当前在做的事情，后面第三部分我会详细说。
（2）评估每日工作的“三分类法”
要确定事情的先后次序，也就意味着有些事情比别的事情更重要。
但这种重要性是针对什么而言的呢？在其他很多效能管理体系里，这个答案都是针对“目标”而言的。
这套系统也是，只是更聚焦于行动本身的评估。
在任何时间点，你所进行的活动无非下面三种：
- 执行事先安排好的工作。
- 处理突发事件。
- 安排自己的工作。
理想状态下，我们大多数时间，甚至说所有时间，都应该在处理那些事先安排好的工作。
现实情况是，我们大多数人都是在被各种突发事件牵着鼻子走。
经常性的临时会议、人员沟通、意外来电来访、甚至情绪糟糕、精神状态不佳等等，都是一种在我们安排好的事情之外的突发情况。
如果你真实的去记录每天的时间消耗，你会发现，多数情况下，你用来执行事先安排好的事情，所用的时间不会超过三分之一，这是非常普遍的。
除了有些事情身不由己以外，比如说公司领导要求你紧急处理一个意外情况。
如果我们的大部分时间是被突发事件占据的，那么就是我们的整套管理系统出了问题。
也就是说，如果你的个人事务安排得当，就不会有那么多突发事件。
在《高效能人士的7个习惯》这本书里，史蒂芬·柯维在解释事务“重要和紧急”的四象限表格时，也提到过类似的观点。
我们应该尽可能多的去做那些重要而不紧急的事情。而那些既紧急又重要的事情，往往是因为重要不紧急的事情做的太少，所以最后都变成了既重要又紧急的事情了。
在这一点上，要清楚这个过程的前后因果关系。在上面的第三点安排自己的工作，就是说我们还有一类事务就是在安排自己的待办事项。
这种安排其实会充斥我们整个生活的边边角角，也就是我们这套GTD流程的循环。
安排阶段做的越好，投入时间去把事情分析的越透彻，你的相关事务完成后就会越有成效。
否则就只能每天看起来很忙碌，却看不到你究竟做出了什么成果。
这里我强调一句在《精要主义》和GTD这两本书里都出现过的一句话：
如果你不着手建立自己的事务管理系统，那么你就会被别人的管理系统控制。
现在明白了吧，我们要尽可能全面的分析安排好很多事情，然后每天去做那些自己安排好的事情。
而面对那些意外出现的工作，你一定要冷静的判断这件事情值不值得你放下手中的工作，千万不要为了忙碌而忙碌。
在着手开始这些事情的时候，前期安排的不够完美也很正常，这个过程是永无止境的。
你需要不断的优化自己安排事情的能力，然后在执行过程中验证这些安排是否妥当，最终你一定会成为一个个人事务管理的高手。
（3）总体检视工作的“六层次法”
工作生活中可以用来指导我们行动的东西除了各种目标，还有很多别的层面的东西。
为了让自己在面对突发状况，或者做重大决策时，能清楚的知道如何选择。我们就需要全面且深入的了解我们当前所关注的层面和其他层面的关系。比如说使命、愿景、价值观等等。
那么在这套GTD系统的最后一段，我们来检视一下我们所做事情的六个层次：
- 五楼视野：人生意义
- 四楼视野：长期愿景
- 三楼视野：1-3年的目标
- 二楼视野：关注点和责任范围
- 一楼视野：当前的工作
- 地面：目前的行动
上面这六条，每一层都是为上一层服务的。你的长期愿景决定了你想要的人生意义，中长期目标是为了实现你的长期愿景，而你平时所关注的东西就是为了实现你的目标，然后投入当前的工作，去做每一个能使你人生意义实现的事情。
如果在你检视的过程中，发现当前在做的事情无助于你实现你的人生意义，甚至说也不是你这几年要实现的目标所需要做的事情，那么你就应该果断放弃。
比如很多人对当前的行业不满意，或者工作不满意，但是又迟迟做不出跳槽的决定。结果一拖再拖，几年过去，最好的机会都被浪费在犹豫中了，我们的一生里没有那么多“几年”可以浪费。
但是，我又要说但是了。这个自上而下的方法只适合思考和检视我们当前的工作，在实际行动过程当中，我们应该紧盯自己行动，用每一个具体的行动来管理目标。这样说吧：
- 自上而下的思考
- 自下而上的行动
这两种思考方式在很多人的意识里是“对立”的，所以就会有一些现象：有些人埋头苦干，不知道方向在哪。而有些人空想战略，每天思考人生意义，成了思想上的巨人，行动上的矮子。这两种极端都是我们要避免的。
如果我们的行动状态已经陷入失控，还采用自上而下的方法管理，这可能会成为效率最低下的方法。因为由人生意义推导出当前的具体行动，既漫长又充满不确定性。如果你的行动层面出现了危机，这种情况下，你应该做的就是聚焦自己脑子里最重要的行动，先实现基本目标。
这里有点像我们平时谈论创业公司，最重要的事情不是像马云一样空谈使命愿景，而是先让自己的业务挣到钱。就是这个道理。
所以正确的思考方式就是上面所说的：自上而下的去思考，自下而上的去行动。这两个相反的思维方式其实很难共存，但这正是我们需要去挑战的东西。
菲茨杰拉德说：一流智力的检验标准就是，脑子里同时存在两种对立的观点，还能正常行事。
最后希望这套GTD工作方法能帮各位的个人事务管理得到改善，同时也欢迎各位找我交流。