在职场上,我们可以看到,绝大部分公司,高管都有自己独立的办公室。
有些公司,如部门经理这样的中层干部,也都有自己独立的办公场地。
那么,领导究竟该不该有独立的办公室呢?
首先,我们来看一看,领导拥有独立办公室的好处:
【一】方便会谈:
在领导的工作时间中,会谈的时间占了一半以上。
面谈的对象都有:
1、外部访客:包括客户、合作方(包括资源方、供应商、服务商等)、求职者、其他访客。
2、内部员工:包括领导直属的团队成员、跨部门领导和员工等。
不论外来访客还是内部员工,在独立的办公室,领导可以随时展开沟通、交流和谈判,可以保证不受环境的干扰,可以确保重要的谈话信息不外泄。
【二】方便工作保密:
领导的工作,大多涉及重要的信息,需要保密的内容有:
1、书面文件:包括项目方案、商业计划、重要商业合同、财务报表……
2、电子文档:包括上述重要书面文件的电子档,此外,还有一些重要工作的过程文件。
独立办公室,由于空间较大且较私密,无关人员不可随意进出,可以有效地起到保密作用。
【三】展现公司格局对外形象:
很多人把领导是否有独立办公室,办公室面积和装修规格等,看作一家公司的对外形象。
领导拥有宽敞明亮、装修豪华的独立办公室,自然能够让来访的客户、合作方感受到公司的实力。
【四】方便树立领导权威:
职场上,很多人会把独立办公室,看作领导权力和地位的象征。
相信所有人都看惯了员工敲门并得到许可后,进入领导办公室,请领导签字的场景。
多么有权力,多么有地位,管理多么规范啊!
【五】方便领导享受特权:
公司给领导安排独立办公室,另一方面是为了给领导享受特殊的优待。
比如:
领导有午休的习惯,独立办公室可以让领导得到更好的休息;
领导有吸烟的习惯,独立办公室可以随意地享受,而不影响其他人;
有些独立办公室(套间),还有独立的卫生间,而普通员工,则需要使用公共洗手间。
正所谓有利就有弊,我们再来看一看,领导拥有独立办公室的弊端:
【一】办公成本增加:
要满足领导独立办公室的需求,就需要更大面积的办公场所。
这无疑增加了公司的场地租金,毕竟,大部分企业是没有属于自己产权的办公场地的。
独立的办公室,还需要独立的制冷、制暖设施,硬件、能耗方面的成本也随之增加。
因此,领导越多,需要的独立办公室越多,办公成本则越高。
【二】为员工开小差提供便利:
随着移动互联行业的迅速发展,游戏、电商、社交媒体等领域给职场人带来的工作干扰越来越多。
领导在独立办公室,关上门,则员工就不被监督和约束,由于各种互联网产品的干扰,开小差的几率便越来越大。
在工作流程不规范、管理松散的企业,这将更进一步导致团队工作效率的降低。
【三】为领导开小差提供便利:
并非所有领导都是自律的,不作为的领导也大有人在。
独立办公室,就像是领导的独立王国,关上门(甚至不用关门),领导就可以为所欲为。
事实上,领导除了需要对团队行使管理和监督职责,同时,也是需要接受团队监督的,独立办公室,无疑让员工丧失了这方面的权利。
【四】为团队与领导之间的沟通设置障碍:
独立办公室,无疑是团队和领导之间及时沟通的一堵障碍。
所谓“无事不登三宝殿”,很少有员工进入领导办公室,与领导沟通工作之外的事情。
不管你承认或不承认,事实上,即使在不得不找领导的情况下,你都不太情愿去敲领导办公室的那扇门。
那么?领导该不该拥有独立办公室呢?
看上去5点好处4个弊端,独立办公室利大于弊呢!
然而,我认为:
领导的办公区,应该从独立办公室搬出去,和团队在一起:
几个月前,我应朋友邀请,到他的创业公司任职,成为公司的事业合伙人。
但是,由于办公条件有限,除总经理办公室和会议室外,没有多余的独立空间,所有的人都只有一个工位。
因此,我和运营团队的小伙伴们坐在了一起。
尽管和过去的办公条件相比,略显寒酸,但是,这却让我和团队均获益良多。
【一】领导和团队相互学习:
由于我习惯了“番茄工作法”,为了不影响小伙伴们的工作,我把番茄钟的声音调到了最小,但仍然还是引起了大家的注意。
于是,我就顺势而为,把“番茄工作法”推广到了整个部门,不到一个月的时间,大家都养成了“一个时间内只专注做一件事”的习惯。
同时,我也向团队的老员工了解了公司、业务、客户的具体情况,在公共办公区,显然比独立办公室熟悉更快速。
此外,在日常的工作中,我还从团队的设计、客服、运营等人员身上,分别学到了设计软件操作、后台搭建、商城产品上下架等方面的快捷方式。
【心得】
领导需要对团队成员进行“言传身教”,在独立办公室,领导只能做到“言传”,而在公共办公区,领导能够更好地对员工进行“身教”。
员工需要学习,领导同样需要不断学习,在公共办公区,领导能够更直接地获取一线的信息,以及员工拥有的具体工作技巧和方法。
领导和团队在一起办公,有利于团队整体工作技能的快速提升。
【二】领导和团队相互监督:
由于和小伙伴们同在一个办公区,为了做好表率,我需要更加自律。
刚到公司的一段时间,我延续了过去弹性工作时间的作息习惯,每天都较晚到公司。
两周后,HR告诉我,我们部门的员工最近迟到现象越发频繁。
于是,我调整了上班时间,和大家一样准时上班,此后,团队迟到的情况得以明显改善。
而我也更加享受这种“和大家在一起”的约束。
后来,据HR反馈,过去部门的一些员工过去习惯性地工作开小差,近期已经不再出现这样的问题了。
【心得】
领导对团队成员的行为具有示范作用,在独立办公室,领导和团队无法形成有效监督,不利于改变不良的工作习惯。
领导和团队在一起办公,能够形成相互监督的机制,让团队更高效。
【三】领导和团队即时沟通:
在信息化的现代社会,沟通渠道和工具更加多样化,而这也给很多人带来了沟通障碍。
过去在独立办公室,我和团队的小伙伴们每天的沟通次数屈指可数。
员工习惯于积累几件事情后,一次性到办公室找我解决,有些事情可能延误不说,在一个集中的时间内,反馈多项工作,让我感到身心疲惫,也常有失误。
到了新公司,和团队在一起办公,客户投诉或咨询、跨部门协调、工作进度反馈……几乎所有的事情,我们都能做到即时沟通,及时解决。
【心得】
领导和团队同在一个办公区,能够省去员工到办公室请示汇报的时间,还能避免问题转述过程可能出现的信息误差和被人为过滤,这样能够让领导处理问题更快速、更直接、更有效。
即时面对面的沟通,能够让团队的一些员工,摆脱对沟通工具的依赖,和对口头沟通的心理障碍。
所有问题现场沟通,客户满意度、跨部门协作满意度,都能够得到显著提升。
【四】领导和团队会议时间减少:
过去在独立办公室,和员工的沟通频率不那么高,为了确保信息通畅、调度有序,我就必须依靠较高频率的会议。
然而,对员工而言,最烦的应该就是开会了吧!
开会,不仅占用员工执行的时间,一些没有结果的会议,也容易消磨员工和领导的心志。
现在,一方面因为遇到的问题可以即时沟通,另一方面,我能够利用大家工作间歇的碎片化时间,和团队进行“非正式”的工作交流。
有时,可以通过公共办公区的白板,帮助小伙伴进行简单的工作梳理。
这样,我和团队的正式会议,就只有每周半小时的例会。
【心得】
领导和团队在同一个办公区,能够将原本的会议时间“化整为零”,将原本的碎片化“垃圾时间”变废为宝。
搬出独立办公区,领导才能够落实“能站着说的,绝不坐着说;能在现场说的,绝不到会议室说。”
会议时间减少,团队满意度提升,工作热情提升。
【五】领导和团队加深了解:
当我还在独立办公室时,想要对员工进行深入的了解,那是有难度的。
员工对领导有着下意识的“防备”心理,领导很难在有限的交流中了解真实的情况。
我想要参与到员工工作之余的闲聊,也是有难度的。
不管是员工还是领导,都不敢保证,一次闲聊会不会不知不觉地演变成一场会议。
但是,搬到了公共办公区,这种情况得到了改变。
办公距离拉近之后,员工在闲暇的时候,不再当我是领导,我们很容易就能够聊到一块儿。
我们也因此更加了解彼此,每次我抛出的一些话题,也总能得到大家积极的回应。
【心得】
领导和员工办公的距离,能够打破层级和年龄的界限,拉近心的距离,这样,能够让彼此更熟悉,关系更融洽,语言更相通,工作更默契。
说到这儿,你还认为领导需要独立办公室吗?
或许你会问,领导工作的保密怎么办?
重要文件随手收好,离开办公位随手锁屏……
保密,就是一种工作习惯,不能过分依赖独立办公室。
那么日常的接待怎么办?
放心,我们还有会议室。
重要的客户来访,还有老板的办公室。
那么,会议怎么办?
会议?我们已经没有会议了呀!
你认为,领导该不该拥有独立办公室呢?
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