我正进行的一项改善提案
——高效会议管理
【背景】
东富龙目前的会议非常多，开会时间非常冗长，文山会海，有些会议决策的人不参加，会议想要的结果不能产生；会议纪律如同儿戏，刷屏、聊天、接听电话、会议迟到…..不一而足！会议纪要没有，要不就是会议纪要不规范；会议没有形成决议，决议没有得到有效执行等等。
从2018年3、4月份部分部门统计的结果来看，部分部门一个月的各种例会繁杂、紊乱，会议目的不明确，部门领导疲于奔波在各种会议室之间，实际检查的结果也是如此。
整个集团没有统一的会议管理部门，没有会议督导部门和检查部门，最终，导致形式内部不能高度统一，效率低效，部分干部怨声载道！
【思路】
这些现状是管理者所不能容忍的，但是东富龙一直以来的做事习惯就是：董事长/高层——部门——员工的一套官僚机制（中性，没任何贬义），且没有明确这个工作是哪个部门牵头抓？个人曾经也抱怨过，但是，现状没有任何改变，所以我自己改变了！
群众路线：自己——部门——董事长/高层的一套做法，在不能改变现有组织和领导的情况下，通过自我改变，改变整个团队，影响整个团队到改变高层，这是适合东富龙的现状的做事逻辑，经过实践检验非常有效！
非常幸运的是我们部门负责人，非常支持这项工作，而且放手我去推动整体改变。
【举措】
一、自我学习，强化专业知识。
将市面上所有涉及到会议的电子资料、音频资料、书籍、微课、培训课程利用晚上的时间都学个遍，提升自己的专业水准。
二、经验总结，切合实际改进。
结合自己十多年的工作经验，针对东富龙的实际情况，对曾经的会议内容进行了总结、提炼，最终输出了：
《会议浪费，是最高效的浪费——目前无效会议现状及对策》
《会议有形，管理有术——提升会议效率的几点建议》
《以术近道，打磨工具——罗伯特议事规则和左右脑开会工具简介》
《面对面的爱，是真爱？————与下属1:1的沟通会》
共计四篇专业的会议文章，使自己成为会议管理理论专家，为有助于改善东富龙目前会议现状打下理论基础。
三、部门内部推广，改变部门思维和习惯。
首先在人力资源部内部试点，对会议形式、会议内容、会议纪律、会议氛围、会议效果、会议纪要、会议跟踪、会议反馈等，花了近半年时间进行了规范和实操，取得了比较好的效果，检验了会议理论在东富龙的场景应用问题。
一定程度上改变了部门思维，逐步形成高效会议的习惯，养成了良好的会议纪律，达到了内容和形式的统一，并在正确的道路上一路向前。
四、内部检查、逐步推进。
通过人力资源部HRBP的相互检查，在招聘旺季后逐步转入日常管理工作，并形成相关检查报告，从5月份开始逐步纳入正常报告范围。借助培训科力量在2017年底，针对干部基本技能的提升，之一就是通过结构化的思维方式，对如何开好会议进行了培训；
在4月底，人力资源部组织了专项检查，设计了《会议蹲点检查表》，由人力资源部经理、副经理和主任，对不同部门进行了会议检查，最终形成了会议报告。人力资源部在月度高管会上也做了初步分析和部分建议。
目前，人力资源部正在推动各部门提升会议效率，整顿干部作风的日常检查工作，整体纳入日常HRBP检查工作，并每个月形成报告，反馈至部门。
【关键点】
在高效会议管理的过程中发现以下几个关键点：
一、理论研究，规则先行。首先，与会人员有没有相关知识、理论和熟悉会议规则，这是高效会议的基础；
二、共识背后，人性相关。会议是以时间价值换取商业/团队结论的一种交换，要达成共识就必须了解人性。人性就是自私、贪婪、占有……
三、了解人性、管理升华。达成共识，是最终结果的呈现。要达成共识，是需要平等、尊重、自恋、包容、接纳、欣赏、表扬……只有认清这些正能量的心理，在管理过程中加以运用，才能取得好的效果！
四、反思管理，对标改进。日常部门的氛围是啥？是不是尊重他人？还是一味批评和责骂？如何批评下属和员工？有没有关怀员工？等等。
通过人力资源部推动整体会议效率，改变干部作风，这项工作，目前正在有条不紊地推行，也期望取得良好的效果！
附件：
1、《会议蹲点检查表》
2、《会议浪费，是最高效的浪费——目前无效会议现状及对策》
3、《会议有形，管理有术——提升会议效率的几点建议》
4、《以术近道，打磨工具——罗伯特议事规则和左右脑开会工具简介》
5、《对面的爱，是真爱？————与下属1:1的沟通会》
6、《月度检查报告》
报告人： 高伟
二〇一八年六月十二日星期二