《高效的秘密》- 高效的秘密
01.高效的秘密
今天为你解读的书是《高效的秘密》。通过研究高效能人士的行为习惯，作者在这本书中为我们总结了提高工作效率的具体方法。掌握了这些方法，我们不仅能够让自己保持高效，还能够使我们所在的团队更加高效。
所谓高效，其实就是工作效率高，这意味着你能够在相同或者更短的时间内，完成比其他人更多的任务，并且完成得还都很出色，这种高效率听起来很令人心动。
说到高效与低效的差距，我想大家可能都深有体会。有的时候，我们一天能完成N多项工作任务，偶尔还能迸发出几个非常有创意的好点子。但是每个月总有那么几天，我们的工作效率跌入低谷，一个简单的PPT都要耗上半天。这就是高效与低效之间的巨大差距。
那么，我们如何才能让自己保持高效呢？作为团队的成员或者是领导者，我们又如何提高团队的工作效率呢？别急，今天我们就一起来探索高效的秘密。
这本书的作者查尔斯·都希格，他是耶鲁大学历史系学士、哈佛大学企业管理硕士。他还是《纽约时报》的商业调查记者，曾荣获号称“新闻界诺贝尔奖”的普利策奖。
《高效的秘密》这本书从美国各个领域高效人士和公司的案例出发，为我们总结了保持高效的几大秘诀，像是激发动力、保持专注、设定目标、提高创造力、团队规范等等，这些方法都能够有效地提高自我和团队的工作效率。
好了，以上是这本书以及作者的一些简单介绍。接下来，我们将分两个部分来重点讲讲今天的内容。第一部分是如何让自己保持高效，这一部分我们将学习激发动力、保持专注和提高创造力的有效方法。第二部分，我们将了解如何才能使我们的团队更加高效。
我们先来看看第一部分的内容，如何让自己保持高效。
在学习提高工作效率的具体方法之前，我们先来讨论一下，为什么我们的工作效率偶尔会跌入低谷呢？有的人会说，我做着做着，就觉得这项工作任务太没意思了，没有了动力，工作效率自然也就不高了。还有人会说，在工作的时候，总是有各种各样的事情跳出来分散我的注意力，比如亲朋好友突然打来电话，比如电脑弹窗里的娱乐新闻，我没有办法一直保持专注，所以工作效率很低。
既然我们已经找到了导致我们工作效率低的原因，接下来我们就要对症下药，激发自己的动力，并想办法让自己保持专注。
我们先一起来看看如何激发自己的动力。
说到动力，很多人都觉得它像天气一样捉摸不定，面对一项工作任务的时候，我们有时候觉得自己斗志昂扬，充满干劲；有时候又实在是提不起精神，无论怎么给自己加油打气都没用。但是，动力真的就没有办法被激发或者提高吗？不是。
作者告诉我们，动力它并不是一种稳定的人格特征，不是说这个人充满动力他就能够一直干劲十足，也不是说这个人缺乏动力他就只能这样一直丧下去。动力它其实是一种技能，就像是读书、写字一样，我们可以通过学习和磨练来提高自己的这项技能。科学家发现，如果方法得当，人们的自我激励能力会不断增强，这也就意味着我们的动力是能够被不断激发的。
怎么激发呢？作者在书中强调，要想激励自己，我们必须先让自己拥有掌控力。所谓拥有掌控力，说白了就是我们可以控制自己的行为和外界环境，而不是被它们牵着鼻子走。这里存在一个思维定势，就是如果我们相信自己能够掌控局面，我们就会更加努力，也会对自己提出更高的要求。
想象一下，如果你是公司年会的主策划人，你可以自主决定年会现场的布置风格，是走高大上路线还是接地气路线，还可以决定宴会的形式，是吃西餐还是吃中餐。这个时候你就拥有了一种掌控感，你觉得自己应该为整个年会负责，而这种掌控感和责任感，能够激发我们的动力，你甚至会为了策划年会熬个通宵。相反，如果你只是一个小小的布置人员，你无法决定装饰柱的摆放位置，你只能按照设计图进行操作，你可能很快就会丧失做这件事的动力，觉得它很单调乏味。
这个时候，我想你已经发现了掌控力一个关键词，就是做决定。作者提到，做决定是一种证明自己拥有掌控力的有效方法。哥伦比亚的心理学家在一篇文章中写道，“每一个选择，不管多么微不足道，都能增强我们的掌控力和自我效能”。
试着独立做出决定，这是激发动力的第一步。如果你正在处理一堆枯燥无趣的邮件，那么你可以在邮箱里自主选择一封邮件并做出回复。这种对于回复邮件先后顺序的掌控感，会激发你完成任务的动力。如果你需要和一个不怎么讨人喜欢的同事见面，虽然这件事无法避免，但你可以主动选择见面的地点，挑选一家自己喜欢的餐厅，这会减少你对这次会谈的厌恶感。
除了自主做决定，我们还要赋予自己的工作任务一定的意义和价值，把任务与目标联系起来。比如把它与现实的收入联系起来，或者把它看做自己实现长远目标的必经之路，这样我们就会更有动力去执行它，效率自然也就提高了。
我们来看一个关于美国海军陆战队的故事。美国海军陆战队一直以来都致力于打造一支完美的部队，跟普通士兵和水兵不一样，他们永远是最先到达战场、最后离开的队伍。这样一支“敢死队”，需要的是主动性极强的士兵。但是海军陆战队的司令克鲁拉克发现，近几年招募的新兵身体素质都还不错，但是都不能很好的完成任务，于是克鲁拉克为他们安排了为期三天的“炼狱考验”，帮助他们找回那种热血澎湃的感觉。
训练的强度很大，新兵每天的睡眠时间不足四个小时。在训练的过程中，很多新兵的身体都开始吃不消，走路踉踉跄跄，疲惫到了极点，整个队伍的意志也很低迷。这个时候，教官会要求他们问彼此一个问题：“你为什么来这儿”。有的士兵的答案是为了给家人更好的生活，有的士兵是为了证明自己，通过互相提问“为什么”，他们回想起了自己来到海军陆战队的目的，重燃了内心动力的火苗，最后成功通过了“炼狱考验”。
由此可见，如果我们把一项艰巨的任务和自己的目标联系起来，赋予它更大的意义与价值，这个任务就会变得简单一些，动力也会随之产生。
作者指出，当我们执行一项新任务，或是面对一项自己不喜欢的任务时，我们也可以问问自己“为什么”。我为什么要和这个讨厌的同事一起做市场调查？我为什么要阅读这些没完没了的邮件？
当我们开始问为什么，我们就调动了自己的理智和情感。我们会发现，自己之所以要和那位同事一起做市场调查，是因为她做过好几次类似的市场调查，她擅长这种工作任务。
当我们开始问“为什么”“目标是什么”的时候，那些不起眼的任务就会变得更有意义。我们会意识到，自己之所以要阅读这些邮件，是因为其中可能包含客户的各种意见和建议，而客户的要求对于公司来说是再重要不过的了。这种认知能够激发我们的动力，因为它意味着我们做出了有意义的选择，是对自我价值和前进目标的肯定。
所以，我们不仅要试着独立做决定，还要学会赋予行动更大的意义和价值，多想想我们的最终目标。在遇到那些或讨厌或艰巨的任务的时候，多问问自己“为什么”。当我们把这些工作任务转换成有意义的选择，我们就会明确目标，这个任务对于我们来说就会变得简单起来，提高效率也就不成问题了。
好了，我们已经解决了动力方面的问题，接下来我们再来看看关于注意力的问题。
20世纪80年代末，美国克莱恩咨询公司的一批心理学家开始研究，为什么有的人能够在混乱无序的环境中保持冷静和专注，防止自己的工作效率降低，而有的人却手足无措。更重要的是，他们想要弄清楚如何训练人们的注意力，让人们把注意力集中在更重要的事物上，从而提高工作的效率。
研究人员采访了在新生婴儿重症监护中心工作的护士，这些护士每天都要照看许多还处于恢复期的婴儿，还需要随时留意哪些婴儿出现了问题，因为即使是看似健康的婴儿也很有可能会突发疾病。研究人员发现，有些护士很善于发现婴儿身上突然出现的问题，她们的脑海中通常都会有一张健康婴儿的“图像”，她们会把自己眼前所看到的婴儿与这张“图像”进行对比，一旦发现有任何不相符的情况，她们就会把自己的注意力集中在这个重要的现象上面。
心理学家指出，像这些护士一样善于掌控自己注意力的人，他们都习惯于把自己对于未来的想象描绘成一幅具体的“图像”，而不只是形成一个笼统的概念。心理学家把这种行为称作“构建心理模型”。所谓构建心理模型，其实就是给自己讲述一个关于未来的故事。通过培养这种讲故事的习惯，我们能够更好地控制自己的注意力，让自己保持专注。
我们来看看作者是怎样利用心智模型来提高工作效率的吧。在开始一天的工作之前，作者会想象自己坐到办公桌前，这个时候，自己应该看到什么和做什么？哪些事情会影响自己的工作？要怎样提前扫除这些障碍？比如你觉得微博里的娱乐新闻会让你分心，那就控制自己不要在午饭前打开微博。
当我们的头脑中有了完整的故事之后，即使我们的心智模型和现实生活产生了冲突，我们也很容易就能够决定把自己的注意力放在哪里。当你不自觉地看了一眼微博之后，你的心智模型会告诉你，你还有重要的工作要完成，你会很快地把自己的注意力转移到工作上来。在这样的提醒下，对于做正事就会更专注，减少琐事分散注意力的机会。
好了，我们已经解决了两个导致我们效率不高的关键问题，缺少动力和无法保持专注。其实这两个问题只是针对一般的工作任务的，像是回复邮件，整理工作文件等等，但是对于那些创造性要求较高的工作任务，像是写文章、写方案来说，我们只有想办法提高自己的创造力，才能实现工作效率的提升，否则遇到灵感匮乏的时候，一个方案都要拖上一个月，这个工作效率可想而知是有多低。
此外，我们还需要提高自己的创造力，才能实现工作效率的提升。
说到高创造性的工作，我们首先想到的可能就是作家或者编剧，我们也都很好奇，那些优秀的编剧和作家，为什么就能够拥有源源不断的好灵感、好的创造力呢？其中有很大一部分原因其实是因为他们善于观察生活，善于把自己的真实经历写成故事。正如苹果的创始人乔布斯所说的，最好的设计师往往会比其他人更多地去思考自己的经历。
同样地，迪士尼电影公司的制作团队也要求成员挖掘自己内心的想法，利用自己的情感和经历，给虚构的人物赋予鲜活的生命。我们就拿《冰雪奇缘》这部电影来举个例子。作为迪士尼成立90周年的纪念作品，《冰雪奇缘》可以说是一部非常成功的动画电影，它不仅拥有接近三个亿的票房，还获得了2014年的奥斯卡最佳动画片奖。
但在正式上映之前，它的内部测试版其实是饱受争议的，观众觉得这部电影的剧情没有任何悬念，很容易就能够猜出故事的结局。没办法，编剧只好大幅度修改剧本，而这时距离正式上映只有一年半的时间，除去电影的后期制作和宣传，留给编剧的时间实在是少之又少。
这个时候，如何提高编剧们的创作效率，赶在上映前把剧本改好，就成了摆在制作人面前的一个大难题。制片人鼓励大家把自己的真实经历融入到剧本的创作之中，他引导着编剧们去思考：在现实生活中，我是如何处理自己与兄弟姐妹之间的关系的？如果我是主人公，我会怎样看待自己姐姐的这种行为呢？结果，当编剧们开始挖掘自己的真实经历，并把它和剧情联系到一起，整个故事就有了一种撼动人心的力量。
《冰雪奇缘》的制作人说，“我们之所以止步不前，是因为我们没有把生活中真实的经历作为素材。”作者也强调，我们完全可以把自己的人生经历作为创作的素材。当我们没有灵感的时候，我们就可以去挖掘自己的生活经历，因为生活本身就是一个取之不尽的素材库啊。
另外，在创新的过程中，我们偶尔也会遇到“瓶颈”，截止日期又近在眼前，这个时候我们可能会焦虑得不得了，饭也吃不下，觉也睡不好。作者提到，我们经历的这些痛苦其实都是值得的，因为压力和焦虑往往能够推动我们用全新的视角去审视过去。我们在前面说了，想要提高创造的效率，给自己来点灵感，就需要我们去挖掘自己的生活经历，但并不是每个人都能够保持自己头脑的灵活性，用心地去思考自己的生活经历，并将它们与手头的创作相结合。这个时候，压力和焦虑往往能够推我们一把，帮助我们实现创新性的突破。
迪士尼公司动画部的总裁爱德·卡特莫尔说，“大多数人对于创造性的看法过于狭隘，其实我们每个人都具有创造性，但有时候需要有一种力量推动我们去激发它。”如果有实际的需求推动着我们，如果有压力、恐慌等负面情绪促使我们把旧的经历放到新的场景之中，我们就更有可能在自己的经历中获得新的发现。简单来说，就是压力和焦虑等负面情绪往往也能够激发我们的创造力。
说到这里，我们来小结一下第一部分的内容。首先，我们找到了导致自己工作效率不高的两个关键问题，缺乏动力和无法集中注意力。为了激发自己的动力，我们必须先让自己拥有掌控力。为了保持专注，我们要学会构建心智模型，给自己讲述一个关于未来的故事。最后，对于那些创造性要求较高的工作任务，我们需要挖掘自己的生活经历，提高自己的创新效率。在创新的过程中，压力和焦虑的负面情绪往往能够推动我们的创造力，帮助我们实现创新性的突破。
接下来，我们再来看看第二部分的内容，如何使自己的团队更高效。
有很多人可能都认为，如果团队里面都是一些聪明能干的成员，那么这个团队的工作效率一定很高。但是研究表明，团队的效率和团队的成员构成之间其实并没有什么联系。我们都知道谷歌是全球最大的搜索引擎公司，在谷歌的高效团队中，有些成员是在生活中一起吃饭、健身的好朋友，有些则是下了班就没有交集的普通同事。其中有很多团队都是由不同性格、能力或者背景的成员组成的。谷歌研究了公司内部180个团队，结果发现，由哪些人组成一个团队其实并不重要，即使是两个人员结构完全相同的团队，二者的工作效率也会截然不同。
既然团队的工作效率与团队的成员构成没有太大的关系，那究竟是什么因素决定了一个团队是否高效呢？谷歌的研究团队给出的答案是，团队规范。
这里所说的团队规范，其实就是团队内部约定俗成的一些行为规范，比如有的团队可能习惯在集体会议前闲聊几分钟，有的团队则喜欢直奔主题。有的团队可能会坚持轮流发言，有的团队则允许成员打断别人的发言。在团队里的成员相处一段时间后，每个团队都会形成自己的团队规范。
那么，怎样的团队规范才能提高团队的工作效率呢？建立团队的“心理安全”。心理安全意味着，团队成员不会因为提出自己的看法而感到尴尬，更不会因此遭到排斥或者惩罚。这是一种以相互信任、相互尊重为特征的团队氛围，在这种氛围里，团队的每个成员都认为自己有权利发表意见，也可以大胆地和其他成员分享那些看似“疯狂”的想法。
哈佛大学商学院的艾米·埃德蒙德森教授，曾经调查过一些科技公司的员工，她发现了高效团队遵循的一系列规范。例如，在优秀的团队里，领导者总是鼓励团队成员发表自己的看法；成员们可以自由地提出建议，不用担心受到惩罚。这些团队规范都有一个共同点，就是它们能够为团队成员带来归属感，并鼓励他们抓住机会，这也就是我们所说的“心理安全”。所以，想要团队效率高，就必须建立团队成员的心理安全。
关键问题是，怎样的团队规范才能让成员们感到心理安全呢？作者指出，好的团队规范应该满足两个重要条件。
首先，团队中的每个成员都应该拥有平等发言的权利。这样才能让每个成员都充分展示自己的才华，并且在自由表达的过程中，感受到自己是被这个团队所尊重和接纳的。
作者强调，如果领导者能够打造一种自由讨论的团队氛围，让每个成员都感受到有人在意他的想法，感到放松和友好，这样整个团队的工作效率会更高。为了实现这个效果，领导者可以用“我可能会漏掉些什么，请大家提醒我”这句话作为会议的开场白，或者说“小王，你一直没有说话，这个问题你怎么看？”这样就可以很好地避免领导“一言堂”的情况，让大家觉得自己拥有自由表达的权利。
其次，优秀团队里的成员普遍都具有较高的社交敏感性。他们擅长通过其他团队成员说话的语气、自我评价以及面部表情来了解对方的感受，也就是我们常说的善解人意。虽然说团队成员不一定都要成为好朋友，但是我们都有必要培养自己的社交敏感性，懂得倾听别人的想法，也能够让自己更好地被理解。只有这样才能让所有的团队成员拧成一股绳，在彼此磨合中不断成长。
在建立团队成员心理安全的过程中，团队的领导者要起到良好的“带头作用”：鼓励心情低落的团队成员表达他们的困惑，并鼓励其他成员做出客观的评价；认真倾听，不随意打断别人的发言，并对成员的看法做出适当地肯定和表扬；在别人发言后进行总结，以此表示对团队成员的尊重；主动承认自己的不足，并允许团队成员指出自己的错误等等。领导者只有做到以上这几点，才能给每个人平等的话语权，并培养起团队成员的社交敏感性，最终形成能够让成员们感到心理安全的团队规范，提高团队的效率。
不仅如此，领导还要赋予员工一定的决定权。因为当员工们认为自己可以自主做决定，相信自己的团队成员都在朝着同一个方向努力的时候，他们就会更热情、更高效地工作。
在这一点上，日本丰田汽车公司就做得很好。丰田公司的管理系统一直是丰田的核心竞争力和高效率的源泉，同时也是许多国际企业经营管理的榜样。丰田公司就规定，流水线上的工人一旦发现错误，就可以叫停整个生产线。当员工们拥有了决定权，他们内心的责任感就会油然而生，他们会用尽全力把自己的工作做到最好。
你看，这就是赋予员工决定权的神奇力量，当员工获得了掌控感，就拥有了好好工作的动力，工作效率自然也就提高了。
好了，我们来小结一下第二部分的内容。团队是否高效，与团队的成员构成没有关系，而是由团队规范决定的。高效团队的团队规范应该为成员提供心理安全，即团队成员不会因为提出自己的观点而感到尴尬，更不会受到排斥或者惩罚。为了实现这种心理安全，团队的领导者需要给每个人平等的话语权，并培养团队成员的社交敏感性。不仅如此，领导者还要赋予员工一定的决定权，让员工可以在某些事情上自主做决定。
最后，让我们一起来回顾一下《高效的秘密》这本书的内容。
在如今这个高速发展的社会，高效意味着我们能够最大限度地利用自己的时间和精力，让我们少做无用功。而想要让自己保持高效，我们就需要利用掌控力激发自己的动力，并构建关于未来的心智模型，帮助自己保持专注。对于那些创造性要求较高的工作任务来说，我们需要挖掘自己的生活经历，提高自己的创新效率。在创新的过程中，压力和焦虑的负面情绪往往能够推动我们进行创造。
另外，如果我们想要使自己的团队更高效，就需要建立起能够让大家感到心理安全的团队规范。首先，要给予团队成员平等发言的权利，还要提高团队成员的社交敏感性。不仅如此，领导者还要赋予员工一定的决定权，激发员工的掌控感和责任心，以此来提高员工的工作效率。
好了，《高效的秘密》这本书就分享到这里，感谢你的收听，我们下本书再见。