RFID智能档案柜实现智能档案管理设计应用方案

一、项目概况

1.1 现阶段档案保管现况

近年来,国内档案资料工作取得了长足的发展,档案资料事业的规模扩大了,总量也逐渐增多,档案的类型日益多样化,数据量迅速膨胀。然而,传统的档案保管方式和技术导致了一些问题的凸显。

(一)档案资料著录流程繁琐低效

传统的档案著录方式下,档案资料入场后需要进行筛选、排列,并进行手工编写相关信息,然后制作抄录档案管理制度,并将文件目录与档案资料一起装封入档案内,这种操作模式耗费大量的工作和时间,导致许多档案资料入场后长期堆积,无法立即进行整理归档,而个人档案著录和档案抄录往往是简单且可重复的工作,手工处理方法使整个流程既复杂又低效。

(二)档案寄存顺序容易打乱

尽管档案资料一般都按类别进行归类储放,但在档案存取过程中,由于手动操作的随机性和人为错误,档案寄存的顺序往往会被打乱,导致档案存放混乱,增加了搜索的难度。

(三)档案查阅耗时长

随着档案资料经营规模和类型的增大,当需要查找某一档案资料时,管理人员首先需要找到存放该类档案的档案柜,然后根据档案的著录信息在档案柜的每个格子中进行搜索,如果档案没有按规定存放在指定位置,就像大海捞针一样,必须逐个检查所有的档案资料。

(四)档案的汇总实际操作不合理

由于档案资料数量众多,且档案材料都封装在档案内,因此在进行档案资料的汇总时,一般只核对档案的总数。然而,每个档案内存放的档案资料类型和数量都可能不同,这种汇总方法无法真实反映档案存储的内容信息,如果想要逐个拆卸档案进行汇总,将是一项庞大的工程项目。

(五)对无效档案的管理方法落后

有效期是档案价值体现的关键标识之一,因此,超过有效期的档案资料是没有任何价值的,必须及时销毁以减少对档案资料库存的占用。然而,由于传统的管理机制下,对档案存储时长的把握存在误差,导致无效档案资料无法及时发现和处理,许多已过有效期的旧档案资料仍与有效档案资料存放在一起,增加了多余档案资料的数量,给档案工作带来了额外的负担和成本。

1.2 计划方案总体目标

近年来,各单位已经进行了档案信息化基本建设,但大多仅限于手机软件的数字化管理,没有实质性提升档案保管的经济效益,在互联网技术和条形码技术迅猛发展的背景下,将RFID技术与数字档案馆建设和档案资料实体管理相结合,实现合理高效、相对现代化的档案馆建设创新模式,RFID技术作为新一代材料追踪和信息识别技术,具有多种优势,为档案保管的自动化和智能化提供了可能。

RFID智能档案柜实现智能档案管理设计应用方案_第1张图片

二、RFID智能柜实现档案智能化管理

智能化信息管理软件采用RFID自动识别技术和计算机系统技术,核心设备为RFID智能柜,通过将RFID标签粘贴在档案上,实现档案的智能化管理。

2.1 RFID智能柜的总体架构

RFID智能柜由RFID读写器、阅读软件、标识及网站服务器及手机客户端组成,其中,RFID读写器RFID标签进行通信,将标签上存储的档案基本信息和申领偿还记录读取出来,阅读软件将读取到的信息传输到后台数据库智能管理系统中,RFID手持终端则用于档案的阅览、偿还、搜索和汇总等操作。

2.2 RFID标签信息项的设定

RFID标签上存储的信息内容包括档案资料类型、档案资料名称、档案编号、档案资料密级、入库时间、保存期限、档案资料内容概述等,这些信息项可以帮助管理人员快速准确地定位和管理档案资料。

2.3 RFID智能柜的功能

当工作人员将档案放入RFID智能柜并关闭柜门后,RFID智能柜会自动进行盘点,并与后台数据进行沟通,记录档案的存取情况,此外,RFID智能柜还提供档案的搜索和汇总功能,大大提高了档案管理的效率和准确性。

RFID智能档案柜实现智能档案管理设计应用方案_第2张图片

三、RFID智能柜在档案室档案保管流程中的应用

3.1 入场

档案资料进入档案室时,将RFID标签粘贴在档案上,并将相关信息存储在RFID标签中,这些信息包括档案资料类型、档案资料名称、档案编号、档案资料密级、入库时间、保存期限、档案资料内容概述等。

3.2 汇总

通过档案资料信息管理系统的查看分系统发出汇总命令,RFID管理后台会迅速搜集档案资料的相关信息和对应的货位数据,并与核心数据库系统中的信息进行核对,如果存在不匹配的信息内容,管理者可以使用随身管理APP进行现场核查和修改系统信息,确保档案资料的准确汇总。

3.3 查看

在进行档案的借出和查看时,使用RFID手持终端,通过扫描档案上的RFID标签来实现档案的出入库记录。

3.4 安全工作

档案室配备安全性管理系统,实时监控档案室的情况并发出异常报警,以防止档案资料的损毁或丢失。

3.5 销毁管理方法

每份档案资料入库时,都会进行精确测量其净重、页数等物理特征,并将这些数据存储在RFID数据智能管理系统中,在档案资料归还时,管理人员会再次检验档案的物理特征,并与档案借出前的数据进行核对,及时发现档案是否损坏或缺失。

3.6 防盗系统管理方法

所有档案资料都处于RFID读写器的监管范围内,当档案资料被拿出时,RFID读写器会捕获档案信息,并与出入库命令进行核对,如果档案资料异常离开货位而没有经过出入库命令的授权,监控系统会触发报警控制模块发出异常报警。

3.7 销毁

档案的使用价值随时间递减,对于失去归档价值的档案资料,需要进行消毁处理,以释放档案保管资源,在档案资料入库时,将保管期限载入RFID标签并存储在核心数据库系统中,当档案资料达到保管期限时,消毁管理系统会自动提醒管理人员进行销毁或重新存放。同时,管理者还可以通过档案销毁管理系统发出无线网络命令,让各个档案夹中的RFID标签反馈保管期限信息,实现对档案有效期限的管理。

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