印章管理详解|契约锁帮助提前预防99%的印章风险

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传统实体印章不仅存在私刻私盖、盗用乱用、易伪造等安全隐患,此外,线下面签的方式也不便于异地、非工作时间用印,分公司用印常常两地来回跑。组织的印章到底怎么“管”才能保障安全和使用效率?

一、 印章管理风险有哪些?
每年因为印章管理问题衍生出来的事件五花八门,但是仔细观察你会发现基本情况不外乎这几种:
1、印章管理员权力过大、缺乏监督,乱用印章
大部分公司采用专人管理印章,有时印章管理员可能还同时担任总经理、财务负责人等要职,一个人管理几十甚至上百枚印章。但是由于线下很难进行监督,印章管理员权力过大,可能会出现私盖印章的风险。
2、印章管理和使用不规范,私盖、盗用印章
很多公司印章管理和使用没有一套标准的执行规范,导致内部印章管理和使用混乱,时常可能出现高级管理人员私自盖章、伪造业务材料;员工利用职务之便盗用印章等风险。
但是在不少实际法院判例中,考虑到公司内部缺乏印章管理制度,常常无法证明私盖、盗用印章等行为,公司只能承担损失。
3、私自伪造印章制作虚假业务文件
实体印章造假成本低,萝卜章以假乱真很难肉眼识别,可能会出现业务员凭借萝卜章伪造业务单据、销售人员私刻公司公章与客户签假合同或者利用假印章伪造标书、虚假投标等情况。
4、印章领用不规范、外带缺乏监督
印章只要找“管理员”协商就能用,甚至可能因为没锁好被拿去乱用,有时还可能出现印章保管员碍于情面,违规出借印章的情况。一旦印章离开监管视线就会处于失控状态,盖了什么文件、由谁保管很难追踪,违规使用风险大。
5、印章信息上报不及时,隐瞒印章状态
实体印章交由人工管理,印章状态全靠管理员报告,信息不仅存在时差还可能出现瞒报风险。有时印章丢了但是管理员并没有及时上报主管领导,而是私自刻了一枚新章,不仅日后盖章效力没保障,丢了的旧章也有可能因为没有及时登报作废被人滥用。
6、废弃章销毁不合规,没及时收回被乱用
废弃章如果处理不及时很可能被乱用,比如利用废弃章在业务凭证上盖章,打着公司的旗号对外出售产品、签订合同,损害公司声誉和消费者利益。
7、公章、合同章保管不当被抢、丢了
印章是公司权力的象征,章没了就办不了事。近年在众多公司的权力争夺战中,频繁出现抢印章事件,把印章锁在保险柜、带在身边已经无法保障印章安全了。
这些常见印章问题为什么总是防不住?根本原因还是“印章制度没落实、管理员权限缺乏监督、操作缺乏审批把控、人为干预因素多、过程没有记录”。

二、 如何预防印章管理中的风险?
印章管控为用户提供电子章、实体章全生命周期管理服务,针对组织印章管理中经常遇到的难题、风险,不断创新优化产品功能,让组织的印章更加安全、可控,使用更加规范。
1、印章管理员权力过大、缺乏监督风险
数字化印章管控平台执行严格的权限管控体系,实现印章管理权、使用权、系统运维权三权分立,同时设有独立的审计角色,可以随时监督管理员权限,确保拥有各类权限的人员各司其职,印章管理员无法使用印章,防止因权力集中、权力大缺乏监督而产生的用印风险。
2、印章数量太多、分散各地难管理风险
帮您构建印章信息库:无论是“电子章”还是“实体章”,都能汇总到统一的印章库中,形成印章档案,公司到底有多少枚印章、都分布在哪、谁在管理、盖了哪些文件,打开手机一查便知。

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3、人情章、空白章、私盖印章风险
帮您构建印章流程授权体系:为了避免印章管理和使用中的人为干预风险,帮您通过流程授权开展“制作-变更-使用-移交-停用-销毁等”操作,确保每项印章操作都经授权、都有记录,让印章全程可控。

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4、公章不能随身带,万一被盗/抢风险
帮您打造移动印章助手:把印章装入手机,随时随地监管。移动印章管控平台,可以帮助组织将电子章、实体章等所有印章全部装入手机,管理者随时随地打开手机就能管理、授权、使用、监督印章,让印章24小时安全可控、知情使用。
5、印章人为监管,风险反应速度慢
为您提供印章风险预置、监测、预警及移交处理服务,让每一项可能出现的印章风险及时得到管控、避免不必要的麻烦。

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6、印章真假难辨,私刻章、伪造文件风险
电子签章融合CA数字证书应用,让每一枚印章都与企业身份绑定,线上即可查验真伪结果,私刻印章、伪造业务文件、篡改盖章文件内容等行为实时鉴别,让用印结果可信。
7、印章数据看不见、统计难问题
帮您智能分析印章数据:实时了解印章情况,及时优化用印。借助可视化报表多维度呈现印章数量、使用频次、分布情况等数据,帮助不断优化印章管理制度、提升用印效果。

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三、 如何实时知晓印章状态?
“今天印章都盖了哪些文件?”“谁使用了印章?”“这份合同的盖章手续合规吗?”“分公司变更印章信息经过授权了吗?”“合同章现在放在哪?谁在管?”…
这些问题是很多公司管理层最关心的印章问题,但也是最难回答的问题。
出差在外、不在公司、不在分公司办公地、不问负责人就不知道印章怎么样了!
印章关系到公司的业务往来和声誉,面对印章管理和使用状态监控,企业管理者总是操碎心。
特别是证券、银行等金融机构以及上市公司,对于印章都有严格的管理和使用规定,如果出现不符合要求的操作,不仅可能面临法律纠纷,还会受到证监会的责令整改通知、面临巨额罚款。
现在,即使印章不在身边,任何权限变更、权限移交、新制印章、使用印章操作都能随时收到通知,走到哪都能实时监控印章,第一时间发现异常变化。
印章管理平台如何帮您全天候监管印章的?
1、打造流程化印章管理体系,保证印章可控
以前,空有印章管理制度,但是实体印章线下管理和使用中各种干预因素多,很难真正按规定执行。时常会出现未经审批就盖章、盖空白章、乱盖章、私自刻章等行为。
帮助组织构建的印章管控和使用体系中,设有严格的权限和流程审批体系,让组织可以根据印章管理制度分配印章管理和使用权限,定制业务用印流程,确保无授权不能接触印章、不能使用印章,让所有印章操作符合制度要求,都在受控范围。
2、自动生成详细记录,操作留痕、随时审计查看
“保留用印记录”是最基本的印章管理要求之一,但是纸质记录单容易被篡改,还有可能出现审批人漏签字等现象,不够规范。
现在,所有与印章有关的操作,都能帮您自动生成日志记录,印章变更情况、使用情况自动汇总,打开手机就能了解。不仅信息记录完整、不可篡改,也更加方便手机调阅,让印章监管更便捷。

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3、印章异常情况自动预警提醒,及时反应并处理
很多和印章有关的风险事件,大多是由于没能及时发现异常并及时干预解决。信息获取不及时、没有提醒,异常情况很难及时被发现。
为了满足管理者随时随地的监管需求,推出印章异常情况预警提醒服务,您可以根据印章管理要求设置预警条件及处理人,如果印章管理和使用中触发了预警,系统自动识别并标注紧急程度进行预警,同时通过短信、邮件、系统消息等方式通知处理人查看详细问题,及时进行处理。

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4、印章动态实时通知,第一时间知晓印章情况
过去,管理层想要了解印章信息常常处于被动状态,必须要问、要自己去查才能了解印章最近的情况,总是存在时间差。
现在,可以为您提供印章动态“实时通知”服务,可以根据您的需求在新制印章、变更印章信息、变更权限、使用印章、查看文件或者触发印章异常预警的时候,第一时间短信通知印章管理员或法人。
只要印章被使用了、信息变更了或者出现异动预警了,管理层都能随时收到短信提醒,实时监控印章动态,不错过重要信息。

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总结
落实印章管理制度、记录印章情况、反馈印章状态、发现印章管理和使用中的异常情况,多位一体全面保障中大型组织印章合规、安全,满足领导24小时的印章监控需求,出差、不在公司、不在分公司办公地也能实时掌握印章动态、用印无忧。

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