更轻松的 HR 流程 = 更快乐的员工 = 提高盈利能力
人力资源 (HR) 部门负责招聘、管理和照顾维持业务运转的人员，可以说是企业的跳动心脏。今天，人力资源的作用比以往任何时候都成倍地提升——成为一个突出的声音，并在员工和企业等受到干扰的时候保持员工的敬业度和积极性。
尽管传统上 HR 的职能倾向于以企业为中心（执行政策、管理工资单、维护合规性），但最近发生的事件凸显了 HR 比以往任何时候都更加以员工为中心的能力。企业认识到，让他们度过艰难时期的不是效率——而是一支快乐、有弹性的员工队伍。
工作环境评分前四分之一的公司的利润通常比处于后四分之一的竞争对手高25% –德勤
那么，您如何建立一支有弹性和快乐的员工队伍呢？对于许多企业而言，首先要为您的人力资源部门赋权。
一、消除纸张
为了使 HR 能够专注于改善员工体验，您的 HR 专业人员不能将大部分时间花在文书工作上。跟踪、归档和管理纸质表格占据了一天中的很大一部分——与此同时手工和纸质流程带来的大量的合规和安全风险。在不断变化的工作环境中，HR 需要能够高效地工作——即使是远程工作。
对于在明尼苏达州、爱荷华州和威斯康星州拥有 640个地点的零售商Kwik Trip 而言，依靠纸质文件和手工流程为 21,000 名员工提供集中共享服务的人力资源部门疲于奔命。人力资源人员努力跟上纸质文件，包括 98 种不同的文件类型。这些文件占用了办公室昂贵的办公空间。
而将这些文件数字化到一个ECM中之后，HR 员工现在可以轻松地从任何地方访问完整的员工信息。
“以前，这些子功能非常孤立。文件可能会在任何人知道之前在某人的办公桌上放置四天。Share Creators Orange让员工在更好的时间范围内更清楚地了解文档，”管理员 Sarah Jilk 说。
同时，简单和标准化的在线表格还简化了员工的请求，例如里程报销和状态更改。这消除了繁琐的纸质表格，并提供了符合当今数字世界中员工期望的无缝体验。
将 HR 流程数字化还可以提高数据安全性。Share Creators Orange解决方案包含令人印象深刻的 200 万份包含敏感员工信息的 HR 文档，但通过内置的基于角色的安全功能，无权限的人无法访问这些文档。
“我对我们信息的安全性有100%的信心，”Jilk说。
任何 HR 专业人士都知道，文件的规范性是满足合规要求和对企业的重罚之间的区别。借助自动化文档保留和文件管理功能，HR 员工不再需要担心手工跟踪每个文档的合规性。
“当我们更新我们的系统后，我们终于能够有效地进行规范化工作”Jilk 说。“现在我们可以创建文件保留规则，帮助我们在终止日期前自动清除文件。”
时间是给员工最大的礼物
对于 MetroHealth——俄亥俄州克利夫兰市的一个综合卫生系统，包括一个拥有 861 个床位的主要医疗中心、一个康复医院、两个长期护理/熟练护理中心、一个门诊手术中心和一个社区医疗中心网络——消除纸张只是第一步。为了真正优化企业的流程，需要一个能够与现有应用程序无缝集成的解决方案。
因此，这家医疗保健提供商求助于选择了ECM，与企业原有的系统进行集成 包括电子病历 (EMR) Epic等。MetroHealth 能够消除手工数据输入、自动编制索引和数据验证，并使需要的用户可以随时随地获得最新信息。这对其人力资源部门来说是无价的。
“ECM让HR 每月腾出80个小时来做除归档以外的事情，因此我们的员工可以在更短的时间内完成更多的工作。只需单击一下按钮，我们就可以节省半天的时间，”Metrohealth 的总监丹尼斯·默里 (Dennis Murray) 说。
退出数据中心业务
对于杂货连锁店 Heinen's 而言，“摆脱纸张的束缚”一直是其增长的关键。
“从 2020 年到 2021 年，公司增长了 20% 到 25%，开设了四家新店。但在人力资源部门从事这项工作的机构数量保持不变，”沃尔特斯说。
由于杂货店为每位员工管理 90 多种类型的数字 HR 文档，Heinen's需要一种更快、更安全的方式来存储、访问和共享员工文件。该企业还知道它不希望通过管理本地服务器来耗尽 IT 资源。
“我们以前托管过解决方案，我们知道我们不想从事数据中心业务。这既昂贵又困难，”沃尔特斯说。“管理服务器本身就是一项工作。如果发生某些事情并且服务器被破坏怎么办？我们想确定地知道，数据是得到妥善保管的。”
Heinen's 选择基于云存储的ECM服务，保证敏感信息、存储的安全。这使员工能够专注于重要的事情，例如提供出色的客户服务。
“拥有 ECM使我们能够更好地为客户服务，”沃尔特斯说。“我们是连锁超商，现在我们可以专注于我们的优势。”
因此，尽管这三个企业截然不同，但通过将 HR 数字化，他们都能够更加专注于一个共同目标：成功。