今天我学到什么:
今天是我们第三天来阅读《番茄工作法图解》这本书,今天我们来处理一下在番茄的过程中中断的问题。
1.两个困境
第一个困境是注意力缺失。
现代人都患有这种病,每一次干扰我们的大脑的工作台都会有信息丢失,所以再把注意力拉回来,是需要付出昂贵的成本的。
番茄工作法解决的一个最根本的问题就是注意力集中的问题。如果不使用番茄工作法,你的注意力会一直来回的漂移。
第二个困境是事情很多,注意力很少。
我总是感觉自己每天都在追赶新的任务,这件事情还没有做完,又过来一个新的任务。如果你总是去完成最紧急的任务的话,就会发现你的生活变成了一种后进先出的状态,你现在遇到的一个最新的事情,反而成为了最先做的事情,那些长期的事情永远都排在末席,永远都无法完成,这就是后进先出。
2.三顶帽子
大部分人是工作状态,是没有办法这么理想的把自己锁在一个山洞里面,聚集中长期任务,是不能够拒绝周围的变化的。
这个时候番茄工作法给了你第三种选择,叫做既接受改变,又专注于自己的当下,并且可以反复的循环。作者的方法叫做“三顶帽子”。他说每天上班我都用三顶帽子,一顶帽子叫休闲帽,一顶帽子叫工作帽,一顶帽子叫战略帽。休闲帽就是一个小丑帽,拿来休息的;工作帽,可以想象,自己一带工作帽,就立刻变成一头狮子,用100%的注意力去狩猎;战略帽,决定优先次序,决定下一个工作周期做什么,让自己感觉好像是一个国王。
3.两类中断
番茄工作法已经帮我们解决了注意力集中的问题,25分钟的时间并不长,可是即便是这25分钟之内我们还是会被打断,这种打断包括很多种形式。所有的打断我们可以分为两类。
第一类叫做内部中断。比如我突然觉得当下做的这个工作不是最重要的,应该去做一个别的。
这是我们对付内部中断的方法,如果你的大脑中产生了其他的想法,把它记录下来,放到今日待办或者活动清单里面,然后你需要在番茄对应的工作任务上打一个撇来记录一下,如果被内部中断了,那就重新开始你的番茄钟。
与之对应的是外部中断。外部中断就是你在番茄钟中,有人来找你问问题,或者请你帮忙,或者给你发了个信息等你回复,这叫外部中断。
不同的中断有不同的处理策略,但是综合来讲,这个策略就六个字叫做“接受,记录,继续”。这六个字真的太经典了,好多人不接受自己注意力漂移这件事,在每一次注意力漂移之后都要进行一番自责,没有必要,接受就好了。
每一次遇到外部中断的时候,这件事情要么出现在今日待办上,今天必须要做,就放到今日待办,这个是计划外紧急事项;如果这个事情不打算当天处理,就把它放到活动清单里面,标注好截止时间。和处理内部中断一样,外部中断也需要做记录,外部中断作者用了一个减号来表示,也就是如果在进行番茄钟的时候被中断了一次,需要在它对应的活动后面打一个减号。
最后的表格应该是这样的,今日待办清单这四个字写在表头上,左侧是一系列需要做的事,右侧是记录的很多番茄钟,这个是用了两个番茄钟,是用了三个蕃茄钟,还是一个番茄钟的记录,然后每个事项上面应该都有一些撇或减号,撇代表内部中断,减号代表外部中断,这样的话一天下来你可以清晰的看到每个事项所用的番茄钟是几个,每个事项被中断了几次,有几次是内部中断,有几次是外部中断。
我们允许在各个番茄钟之间重新评估事情的优先级,可能番茄钟做的是a事件,到番茄钟结束之后,评估了一下,发现b事件可能更重要、更紧急,就做了b事件,这是可以的,但是你绝对不能调整来,调整去,到了一天结束的时候,发现今天完成的大部分活动都不是早上预估的,全部都是计划外的,这种计划也是失败的。
你的今日待办表格下面还有一个部分叫计划外紧急事项,也就是每次遇到一个中断的时候,可能都会产生一个新的任务,新的任务就出现在计划外。如果你当天的今日待办清单上有很多的计划外任务,这说明你在做计划的时候缺乏技术,说明你在做早上计划的时候,漏掉了很多事情,说明你考虑的不全面;如果当天结束之后,你发现大部分任务都没有完成,这也说明你的执行出了问题。