时间管理?不存在的。
本书的副标题是简单易行的时间管理方法,但也许是受《把时间当做朋友》的影响,我更加认同李笑来的观点——我们无法管理时间,我们只能管理自己。再翻完这本薄册子后,我更加认定了这件事,与其说这是一本讲时间管理的书,不如说是任务管理更加贴切。
番茄工作法的核心观点在于通过对计划任务的安排,使人只保持0和1的状态,即要么在休息,要么在工作。至于工作的内容是什么,什么时间点做什么工作,这些2、3、4、5之类的内容,不需要在工作当中思考,而是在一天工作开始前就安排好了。
番茄工作法强调的是“心流”和“全局”的切换关系。心流状态下我们充满创造力,集中、专注、自我意识消失,但是这种状态下会缺乏全局观念,创造力与统筹力难以并存。“1”的状态即为心流状态,我们只需要全情投入,认真做好眼前的事即可。
这个状态通常不会持续很久,我们在一个合适的时间点结束它,并在开启下一个“心流”之前,通过短暂的休息,暂时换上战略眼光,观察全局,放空我们的快速记忆空间(类似于计算机缓存)。之后一声铃响,再次回到心流。
这种形成工作节奏的方法,能够帮助我们即使在重重压力下,也能够更大概率地采取符合逻辑的行动。因此,说它是一种任务管理方法可能更为贴切一点。
那什么是番茄工作法?
简单说,就是列出你当天要做的事,设置25分钟闹钟,然后从第一件事开始,一件一件做。另外,还要配合每日回顾、做每日承诺、控制中断、预估时间等等环节,这些复杂的步骤并不代表番茄工作法很难执行,相反,需要做好的事并不多。
具体来看,在开始番茄工作法之前,我们需要准备一支笔、一枚定时器和三张纸,前两者好理解,而三张纸代表了:
(1)今日待办:填写姓名、今日日期、今天要进行的活动。这张纸每天更换;
(2)活动清单:列出最近要进行的活动,不需要排序,随想随填。这张纸可以用很多天,随时增加新的活动,划掉已经完成的;
(3)记录:记录每天的流程指标,包括中断次数等其他能够反映一天任务完成情况的指标。这张纸可以用很多天,以便比较每天的跟踪记录。
这里还需要补充一个概念,我们称一个完整的25分钟为一个番茄钟,当然这个具体的时长可以由你自行决定,如果你能够保证长时间的高度专注,可以定的稍长一点。
那番茄工作法的具体做法是什么样的呢?
每天早上第一件事,从“活动清单”中找出“今日待办”的事项。我们在活动清单中所列的事项需要事先预估好完成所需要的的番茄钟,将其移入今日待办中时,要列出今天做这件事所需要的番茄钟,例如,读完瑞·达利欧的《原则》,预计需要90个番茄钟,移入今天的待办,今天读这本书需要消耗10个番茄钟,将这10个番茄钟按顺序排列。
需要注意的是,我们在活动清单中添加的事项,要注意筛选,如果没做的事情越堆越多,会使我们逐渐失去信心。另外,今日待办清单中除了从活动清单移入的事项,还需要添加“计划外紧急”一栏,用于记录当天需要完成却不在活动清单中的事。
现在,我们就可以开始按照今日待办的计划工作了,每完成一个番茄钟就划掉一个,休息3—5分钟后开始下一个番茄钟,每完成4个番茄钟,进行15—30的阶段休息。在休息的过程中,起身走走,向窗外看看,接杯水都是可以的,但是不要思考与上一个番茄或下一个番茄钟有关的内容,让精神处于放松状态。
但是在实际操作的过程中,经常会出现被打断的情况,我们称其为——中断,中断分为内部中断和外部中断两种。内部中断可以简单理解为走神或者突然想起来其他忘记做的事情,走神时需要快速把注意力拉回来,如果发现很困难,就停止这个番茄钟,提前进行休息,接着重新开始这个番茄钟。但是要注意提高中止番茄钟的标准,不然会容易沉浸在中断—休息—中断的循环中。如果是突然想起来有事情忘记做了,需要将其快速记录在“计划外紧急”一栏,这有便于我们忘记这件事,为我们腾出快速记忆空间(类似于计算机的缓存)。
外部中断可能是更为常见的一种情况,工作中经常出现临时电话、临时任务、同事的临时交流等等。这个时候需要有意识的保护我们的番茄钟,在番茄钟的过程中可以锁住手机,关闭我们接受到邮件、微信消息、短信等外来干扰的渠道。不要怕错过重要的信息,如果对方急于找到你,会直接电话联系你,通常通过邮件、微信消息等渠道联系你的人并不会十分急于收到回复。被电话中断时,记录好中断的理由——去处理紧急事情还是并不十分紧急的事情,如果并不紧急,记录在“计划外紧急”一栏中继续番茄钟。
每天记录今日待办的完成情况,看看今天安排的番茄钟有没有全部完成,如果连续几天都没有完成,就需要减少每天的番茄钟数量,反之亦然。另外,统计连续几天出现中断的情况,分析中断集中出现的时间段、理由等,尽量在这个时间段安排休息,或是提前安排好经常造成中断事情的番茄钟。
如果你刚开始认为难以完成的话,可以先简单安排两周的时间,每天不必安排过多的番茄钟,只是简单尝试。两周后再重新对番茄钟进行评估,如果确实某些程度提高了你的效率,那再严格按照方法指定番茄钟计划,如若毫无帮助,放弃便好。