本文是我的译作《会记笔记就会写作——德国超高产作家的知识整理魔法》系列内容第 3 篇，也是《How to take smart notes》的中文完全版，首发于个人公众号：何一叨叨 ，目前连载中。
本系列荐读理由1：
你想不想拥有永远也写不完的有趣话题，而且是独特又深刻的话题？咏春大师叶问可以一次打10个，你想不想一口气写10篇文章？或者想不想一年出5本书，而且还能闲庭信步地翘着二郎腿喝卡布奇诺？
荐读理由2：
本书看起来是教你怎么做笔记，实际上是教你：“阅读的时候如何只看一遍就能理解书中内容”；“思考问题的时候如何建立心智模型发展你自己的理论”以及“如何通过建立网状的档案库打造属于自己的知识体系”等宝藏内容。
01
如果你经常做笔记，你可能会不止一次地发现，笔记的错综复杂的确是头疼大的问题。
即使你并不想提出一个创造性的理论，只想记录好生活中的柴米油盐：读过的书、当下的心情、瞬间的灵感，生活的小确幸。
但小数怕长计，过不了多久，还是不得不对付一个越来越复杂、日益庞大的“笔记海”。
特别是，你并不仅仅是要收集这些想法，而是要通过构建这些想法之间的联系，产生洞见、发现新知。
我还了解到，很多人使用10086种工具来记笔记，如各式各样的手写笔记本，各种电子笔记软件：印象笔记，notion、有道云笔记等等。关于什么工具怎么用，他们讨论地热火朝天。大多数人还会采用树状结构来进行笔记分类：把自己的笔记按照一个个笔记本、文件夹来减少内容的复杂度。
但是这都太复杂了，关键是并不能从根本上解决问题。
02
好的笔记方法应该遵循极简原则
没有必要建立一个复杂的分类系统，也没有必要使用10086种工具，更没有必要重新整理你已经写好的笔记，你可以立即开始用我说的方法开始记笔记。
复杂的系统可能会让你提不起劲，或者，精疲力尽！
大部分做笔记的人都会通过给笔记划分不同的主题进行分类，这让这些笔记看起来似乎没那么复杂了，但没过多久，一切就又会变得复杂起来。因为你永远没办法穷尽划分每一个主题，而且相同的内容有时候能同时划分到不同的主题下，这将占据你大量的精力去划分，而不是用这些精力去写作。
而且，按照这样的分法，想要在笔记中探寻出乎意料的联系、以及建立连接就更难了，这就是说你必须在笔记的可用性和实用性之间权衡利弊，做出取舍。
好消息是，我们不必在可用性和实用性之间做出选择。恰恰相反，处理复杂问题的最好方法就是让事情尽可能简单，并遵循一些基本原则。
简单的底层结构可以让笔记内容在需要复杂的地方复杂起来，这里指的是内容层面的深度。好比我们小学数学的加减乘除运算，或者二进制算法，只有0和1两个参数，但这不妨碍我科学家们用二进制研究出各种科技怪物，另外复杂的数学宇宙是由最简单的“元数学”基础上搭建起来的。
我们说的笔记法就是建立在这样一种简单的底层结构基础上实现的。
另一个好消息，是关于你要投入多少时间和精力才能开始的话题。
即使你的阅读、笔记和写作方式会有很大的改变，但几乎不需要准备时间。(除了理解原理和安装一两个免费程序)。
没有必要重新发明轮子，我们只需要参照两个著名的、已经经过验证的观点，本书的核心观点之一是超级简单的卡片盒技巧。我会在下一章节介绍这个系统的原则，以及如何在日常工作中使用。
你不需要重新处理之前做过的笔记，只需要现在开始改变记录方式。
你可以用软件，也可用纸和笔来实现这套方法。无论在易用性还是在效率方面，你会轻松超越那些不那么懂得做笔记的人。
03
好方法除了极简，还需要有与之相匹配的工作流
工作流就是要把简单、可重复的任务，自动、无缝结合在一起的小步骤集合。（cf. Mara, Todd, and Lippke，2010）。
有一个贯穿全局的总体工作流程至关重要。
这也是《GettingThingsDone》（Allen，2001)中的重要结论。你可能听说过番茄工作法，但未必听过“GTD”。
GTD就是Getting Things Done的缩写，是一种很出名的时间管理方法，用本土的说法就是“把事安排好”。
GTD的价值观是解放大脑，专注执行。关键的5个动作是：清单、整理、安排、回看、执行。
GTD的核心是把计划要做的事情列在清单看板上，然后安排统筹哪个先做哪个后做，哪些可以合并在一起做，哪些可以交给他人做，最后盯着看板一一去执行打钩。
这并不一定意味着我们实际上都要完成我们曾经打算做的每一件事，它只是迫使我们做出明确选择，并定期检查我们的任务是否仍然符合大方向。
只有当我们知道从重要到琐碎的每件事都被处理好了，脑海里的“杂念”都清除干净了，我们才能“心如止水”地聚焦眼前的工作。而不被相互竞争的思想分心。
这个原则很简单，但很管用。打扰我们的东西并不来自于环境，而来自我们的内心，GTD 提供的这个框架很好地把这个问题处理掉了。
GTD的大名在高效能人士圈子中可谓如雷贯耳，但可惜，GTD并不能简单地用来写作——尤其是当你需要提出有深度的洞见和观点。
首先，GTD依赖于定义清晰的目标，而洞见本身并不能事先被看到。因为深刻的洞见通常都始于一个模糊的想法，在研究和探索过程中才慢慢被提炼得清晰可见。在此过程中，想法是不断变化的。因此，那些想要写出有洞察力的文章，必须以一种更加开放的方式写作。
其次， GTD 要求项目被分解成更小的、具体的“每一步”。虽说，有洞察力的写作或学术工作也是一步一个脚印地完成的，但这些步骤往往太琐碎，不值得写下来——如查看脚注、重读某一章、写下一段文字，或者步骤跨天跨周甚至跨月跨年了，反正短时内一口气完成不了。你可能会看到1个脚注，然后迅速查询了1下。你读1段文献的时候，需要立刻查查资料确认1下。你可能做了个笔记，回头读了1下，然后又写下大脑刚刚形成的1个句子。在这个层面上对自己进行微观管理是毫无意义的。缩小到整个文章的宏观层面对我们也没有什么帮助，我们的下一步行动可能就是“写完一页再写一页！”类似这样的行动口号，这对写作并无实质帮助。
而且我们很难预料在下一个步骤之后要采取哪一步。写作不是一个线性过程。我们不得不在不同的任务之间来回切换。写一篇文章，很可能需要参考一大堆资料，而这可能会花一个小时甚至一个月的时间。而搜寻资料获取素材都需要视线来跳转的。
以上几点，可能是就为什么虽然 GTD 在高效能人士的圈子中获得很大成功、在自由职业者领域也广受好评，却在学术界不受待见的主要原因。
虽然GTD在写作中不见得合适，但我们可以从Ahrens的GTD方式身上得到一个重要的启示，那就是管理的秘诀在于对大局的整体把控。所有的事情无论大小都需要安排好。否则，我们会一直被琐事缠身。那些不重要的事情拖到最后也变成了紧急的事。
说到写作，从资料搜集开始到最后成文，需要一环扣一环无缝衔接，同时每个环节又要保持足够的独立性，这样我们在任何情况下都能灵活写作。
所有的小步骤都必须以一种方式连接起来，使你能够从一个任务无缝切换到另一个任务，且仍然保持足够的独立性，使我们能够在任何特定的情况下灵活地做需要做的事情。
这是GTD的另一个观点：当你相信你的系统，让大脑认为你可以安排好所有的事情时，你的大脑才会放手，让你专注于手头的任务。
这就是为什么我们需要一个像 GTD 一样全面的笔记系统，这个系统适合写作、学习、思考等开放式环境。
改变工作习惯和改变自己的行为一样，刚开始总是觉得怪怪的，非常不习惯，这很正常，但一旦习惯了聪明地做笔记，它就会变得极其自然，你会惊讶于自己的效率居然能如此之高。
如果你不改变你日常的工作习惯，即使是最好的工具也不会大幅提高你的效率，就像是速度最快的车，如果没有平整的路，也是白搭。
工具不应该成为信仰，单独使用，帮助有限，不能因为你拿着锤子就到处去碰钉子。只有工具适配了工作流程，才能发光发亮。否则工具再好，无法互相配合也没有意义。
只有当所有步骤像齿轮一样一环扣一环，局部带动整体，你才会看到工作流的威力。这也是很多人懂得很多道理却依旧过不好这一生的问题所在。
未完待续（如果你对本系列感兴趣，可以点波订阅，每日更新）
下一篇，我将为你揭秘小白领尼格拉斯.卢曼是如何作用卡片盒的知识管理魔法帮助他成为20世纪德国超级高产的社会学作家的。
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