你是否每天拖着疲惫的身子下班,回想匆匆忙忙的一天,又好像没有完成多少事?你是否总被deadline追着跑,因为拖延耽误了项目进程,甚至在忙乱中忘记该做的事?
今天我就要教大家一个绝招,只要将每天做的事通通记录下来,形成时间日志,就能提高至少25%的效能,彻底解决上述问题!
一、是工作太多,还是杂事太多?
曾经我有一个下属小曼,总是有拖延情况,交代她的事,不是到交付期还没做完,就是彻底给忘了,这让我十分头疼。
可当她娇滴滴地对我说:“老板,你今天给我安排了10件事,我实在做不完啊!”我又会心软,同意她延期交付,心想她确实是工作饱和度太高了。
直到有一次,我正好有时间,当她故伎重演的时候,我较真了,一件件统计她的待办事项所需要的耗时,发现全部加起来,也就只要5个小时。
“理论上是这样的,但实际上确实做不到呀,因为总有点其它事呀,比如工会有些事我要处理,您有时候也有些事情临时让我处理……。”她辩解道。
于是,我发了个大招,让坐她隔壁桌的同事,记录她一天的工作状况,原则是,事无巨细,要全部记录下来。
下班时,我得到了这样一张表格:
9:00到公司,泡茶、聊会儿天:15分钟
9:15 打开邮件,回复:17分钟
9:33 同事过来请教个报销问题:8分钟
9:41 继续看邮件:19分钟
10:00 PPT润色:27分钟
10:27 上厕所&倒水:8分钟
10:35 PPT润色:12分钟
10:47:信用卡逾期处理:18
11:05 吃零食&和同事聊天:15分钟
11:20 看网站:28分钟
11:48 热饭:12分钟
12:00 吃午饭&午休:90分钟
13:30 午休结束,继续PPT润色:23分钟
13:53 和同事聊天:23分钟
14:16 PPT润色:15分钟
14:31 下楼拿快递:19分钟
14:50 PPT润色:26分钟
15:16:处理报销
……
可以看到,小曼的一天穿插着查资料看明星八卦、信用卡逾期短信处理、同事打扰、拿快递等各种杂事。半小时就能完成的PPT润色,她断断续续地做了两个多小时。
她大感意外,我却在意料之中,我对照着列表,替她的工作状态做了分析,主要问题是以下几种:
1.不专心,经常被打断
2.红点焦虑症
3.高能时段浪费,下午困乏时做难事,效率低
4.经常离题做其它事
5.之前做错事,被迫返工
小曼思索了一会儿,对我说:“我一被打断就去做别的事,那是因为我觉得,那事儿也不花多少时间,可这么一看,我一天的时间,都浪费在这些杂事上了。”
二、对时间无感,造成了时间黑洞
平板支撑上的一分钟,简直度秒如年,可我们刷抖音,觉得只刷了半小时,却在不知不觉中刷了好几个小时。
为什么我们感知到的时间,和实际的时间会有这么大差别?
人的感知往往和现实的不同,会收到情绪和环境的干扰。就像下图中的线,实际每根都是平行的,但看起来就歪歪扭扭。
对于时间感知,听觉最高,视觉最低,触觉居中,所以我们会刷剧刷很久而不自知。而对时间的无法感知,就是导致时间大量被浪费,产生时间黑洞的成因。
我们以为很快能完成的事,其实要用很久,而被打断后重新进入状态,平均要用15分钟,两相叠加,使得我们在匆忙中度过一天,又什么都没有完成。
三、记录时间日志,提高25%效能
小曼向我求救,说自己认识到了问题,却不知道该如何解决:“我好像就是自控力不够,该怎么办啊?”
我笑了笑说:“你明天试一下,记录自己做的每件事。”
翌日,小曼提交给了我一张列表,她略带自豪地对我说:“我今天把你交代的事全部做完了,整整有12件呢。”
“哦,你是怎么做到的呢?”
小曼指着表格说:“今天我的杂事减少了80%,每当我被打断,想做别的事时,一想到又要在表格上记一笔,就觉得麻烦,又想到你昨天和我说的话,便索性不去做了。”
我点点头:“这就是记录日志的妙用,让你在分心前有一个再思考的机会。”
只有专注才能高效,而进入专注状态,除了记录时间日志外,还有很多招数,掌握一点就能获益一点,关注我,让我和你一起,用时间收获财富吧。#时间管理